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¿Qué es un POS?

Hoy en día los clientes esperan un servicio más inteligente y los mayoristas y minoristas deben estar más preparados para satisfacer las necesidades del mercado exigente, además que elegir el sistema equivocado retrasa las operaciones de la empresa y jamás logrará la experiencia de cliente que se requiere para mantener a sus compradores satisfechos.

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Definición de Sistema POS

Por sus siglas en ingles “Point of Sale” significa punto de venta. Es un conjunto de herramientas hardware y software, que ayudan a controlar el total de ingresos causados por las ventas aumentando la productividad por su ágil manera de realizar registros.

El Hardware se adapta para gestionar los cobros a través de tarjetas de crédito y débito, además que permite dar seguimiento a los inventarios por medio de la lectura de código de barras, interacción con el stock de mercancías, impresión de recibos y gestión de datos estadísticos.

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Funciones del Sistema POS

Cada empresa tiene sus requerimientos o su forma de trabajar, pero a continuación describiremos las funcionalidades optimas que necesita tener un Sistema POS para lograr mejorar los procesos en su empresa:

  • Gestiona búsquedas rápidas de productos

 Encuentra rápidamente productos por accesos rápidos mediante lectura de código de barras o bien presionando un botón para encontrar un artículo vendido comúnmente. Esta opción evita que su cajero pierda tiempo buscando los productos requeridos.

  • Permite múltiples formas de pago o pagos divididos

Además de poder realizar pagos con tarjeta de crédito o débito, las empresas están adaptando la modalidad de ejecutar cobro por móvil que ayudan a dividir pagos por diferentes modalidades como lo son: tarjetas de regalo, un AMEX (American Express) y efectivo.

  • Ejecuta devoluciones y reembolsos

Los compradores exigen cada vez más políticas de rembolso amigables y un punto de venta es una herramienta capaz de cumplirlas. Al permitir dicha función el cliente se ve beneficiado al obtener opciones flexibles sobre los artículos que estén defectuosos o que requieran algún cambio.

  • Realiza registros más rápidos vía móvil

La era digital esta avanzado y por lo tanto los registros móviles permiten ejecutar movimientos al evitar retrasos en los cobros. Esta innovación ayuda a crear tiendas emergentes utilizando una tableta que evita demoras al ejecutar los cobros a clientes.

  • Pantallas orientadas al cliente

Esta función permite que el cliente realice sus transacciones en una pantalla gigante y genere alto nivel de transparencia, además de señalar errores que se generen al momento que se ejecute el pedido.

  • Realiza importaciones de productos a granel

Gestiona cargas masivas de artículos que no son empaquetados ni embalados, evitando el estrés al ejecutar tus ordenes de forma manual. Además, evita errores de información y cuellos de botella al agrupar grandes cantidades de producto.

  • Gestiona variantes de producto

Da seguimiento a tus productos con diferentes clasificaciones de un mismo artículo. Por ejemplo, si cuentas con ventas de ropa y tienes camisetas de diferentes colores, el sistema es capaz de clasificarlas sin problema.

  • Control de stock

Tu empresa gestiona los inventarios de mejor manera para evitar faltantes o exceso de productos. El sistema crea pedidos de compra a sus proveedores previniendo el retrabajo, pérdidas de artículos y escasez de productos.

  • Elimina el retrabajo con conteos rápidos de inventario

Al contar con el POS (Punto de Venta), tu empresa realiza conteos precisos al verificar las existencias y pedidos de forma automática. Esto se realiza utilizando escaneos que eliminan las búsquedas manuales.

  • Da Seguimiento al historial del cliente

Al registrar las transacciones del cliente, de forma automática podemos asociar el valor sobre el pedido que se generó y poder realizar las siguientes acciones:

  • Devolver artículos cuando se perdió el recibo
  • Obtener la información de la compra del cliente para estudiar los gustos de compra
  • Establecer programas comerciales de lealtad
  • Crear promociones adecuadas para cada cliente

Esta modalidad le ayudará a tomar decisiones comerciales y fidelizar tus clientes.

  • Crea Informes ajustados a tus necesidades

Obtén mayor visibilidad de lo que está ocurriendo en tu empresa al contar con tableros e informes que permiten tomar mejores decisiones para prevenir algún problema futuro. Además, te ayuda a comparar periodos previniendo mercados cambiantes para ejecutar estrategias de venta.

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Beneficios de utilizar un POS (Punto de Venta)

Al implementar un punto de venta tu empresa entra en un proceso de mejora continua. A continuación, describo los siguientes beneficios:

  • Mejora el proceso de ventas permitiendo la cobranza de los artículos de manera más rápida y eficaz con ayuda de lectores de códigos de barras.
  • Emite fácilmente facturas electrónicas (CFDI).
  • Personaliza y mejora la marca de tu empresa configurando tus tickets o facturas con información específica del negocio.
  • Mejora la cobranza e incrementa las ventas al permitir diferentes modalidades de pago como: Tarjeta de crédito, débito monedero y vales de despensa.
  • Convierte tus servicios en la experiencia de cliente al permitir el monedero electrónico y otorgar a tu cliente punto y descuentos por comprar en tu negocio.

Diferencias entre el POS Tradicional y la Nube

  • POS Tradicional

Estos dispositivos son generalmente los que vemos en un mostrador. Se conectan para procesar pagos y pedidos que se instalan en un servidor. El servidor es aquel que está ubicado en una computadora posicionado en algún lugar de su empresa, pero esta conexión por lo regular ponen el peligro la información por desastres que puedan ocurrir poniendo en riesgos los datos de la empresa como robo de información, daño por accidentes como caída de agua o siniestros como fuego. No exististe algún respaldo de tu información.

  • En la Nube

Esta modalidad elimina la necesidad de tener un servidor físico. Facilita el traslado de información utilizando flujos automatizados al centro de datos del proveedor del sistema de punto de venta, lo cual evita conexiones de cables y elimina el riesgo de pérdida de información por siniestros, accidentes o atentados. Con la Nube obtienes resguardos de información y tu proveedor es quien se encarga de realizar un protocolo de copia de seguridad. Por otro lado, el contratante no se tiene que preocupar por el mantenimiento del software ya que estará alojado con el proveedor.

Errores al elegir un sistema POS

Cuando se tiene la decisión de adquirir un sistema POS (Punto de Venta), se comenten grandes errores al orientar la decisión en diferentes alternativas que dañan la salud de la empresa y evita el control, crecimiento y eficiencia del negocio.

Las funciones deben ser adecuadas a las características de la empresa. Además, se debe centrar la atención en que el sistema cumpla con las necesidades reales de la empresa y la escalabilidad del punto de venta. A continuación, mencionaré los errores más habituales al adquirir un POS (Punto de Venta).

  • Tomar las decisiones basadas en el precio:

Existen sistemas gratuitos o con funcionalidades limitadas que solo retrasan el funcionamiento del negocio. La mayoría de los puntos de venta de bajo costo tienen como mayor problema la escalabilidad del producto. Adquirir un punto de venta “barato” podría frenar las operaciones, generar pérdida de utilidades, incrementar costos sin mencionar la falta de módulos que incrementan el precio por desarrollos adicionales y poro costos ocultos. Por otra parte, si el proveedor no cuenta con la experiencia necesaria, difícilmente ofrecerá un servicio excepcional.

  • Desconocer el sistema que va a adquirir.

Lo primero que debes hacer es ingresar a internet o a los medios en donde puedas conocer más sobre funcionalidades, beneficios, escalabilidad y el impacto que tendrás al implementar dicho sistema. Un buen proveedor te ayudará a conocer el producto, además de resolver todas tus dudas e implementar las mejores prácticas de negocio.

  • No identificar los problemas reales de tu negocio

Es importante que analices a fondo y enlistes los problemas existentes dentro de tu organización para poder elegir que proveedor y herramienta es la mejor para tus necesidades. Una vez analizados los problemas puedes empezar a cotizar los proveedores mejor orientados a tu crecimiento.

  • Implementar un Software que no se actualice constantemente

Es de vital importancia comenzar con un software que crezca con tu negocio. Para esto debes estar seguro de elegir el que se adapte a nuevos estándares como cambios, ajustes, automatizaciones, desarrollos y personalizaciones sin necesidad de solicitar o adquirir un nuevo soporte con costos adicionales.

Conclusión

Al tener mayor conocimiento de los puntos de venta te recomendamos adquirir la opción correcta en conjunto en conjunto al soporte proactivo del proveedor. Evalúa el impacto económico que te genera implementar esta herramienta y evita pagar costos ocultos que solo generan pérdidas de utilidades.

Para esto proponemos la consultoría de ClandBus y la herramienta Punto de Venta de Acumatica ERP, quienes en conjunto con su empresa construyen la mejor solución adaptada al crecimiento y escalabilidad de su negocio.

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