Cómo verificar el estatus de los CFDI recibidos ante el SAT
Desde el módulo de Factura Electrónica de Acumatica, en Procesos, entra a Verificar Status CFDI Recibidos, filtra por rango de fechas y usa Verify para los comprobantes seleccionados o Verify All para todo el rango. El resultado queda en el campo Stamp Status de la pantalla de CFDI Recibidos.
Pre-requisitos
1. Módulo de Factura Electrónica ClandBus con Add-on de Descarga Masiva
2. XML descargados
Diagrama de Proceso
Proceso
Descarga
Descargue sus CFDIs, desde la pantalla Solicitudes de Descarga Masiva, para generar una petición hacia el servicio del SAT.
Validación de Status
1. Ingresamos al módulo de Factura Electrónica
2. Buscamos la sección de Procesos
3. Damos Clic en “Verificar Status CFDI Recibidos
4. En la pantalla, colocamos fecha inicial y final para filtrar los XML Recibidos
5. El sistema nos despliega los XML
6. Tenemos dos opciones:
Opción | Descripción | |
Verify | Verifica el status solo del (los) CFDI (s) seleccionados | |
Verify All | Verifica el status de todos los CFDI(s) en el rango de fechas |
a) Verificar
1. Seleccionamos el CFDI A validar
2. Presionamos el botón “Verify”
3. El sistema realizará conexión con SAT
4. Si pudo validar nos arrojará el resultado
b) Verify All
1. Presionamos el botón “Verify All”
2. El sistema realizará conexión con SAT
Nota: Considere la cantidad de CFDIs a validar. A más CFDIs más tiempo de espera y es probable que no todos finalicen.
En este ejemplo, tardará más de 4 horas, por lo que el servidor de Acumatica lo desconectará
3. Si pudo validar nos arrojará el resultado
Revisión de Consulta
7. Finalizado el proceso de validación, entramos a la pantalla de CFDI Recibidos.
8. En la consulta tendrá un campo llamado “Stamp Status” que mostrará el estado que guarda el CFDI
Nota: En caso de que no tenga el campo, consulte con su agente de soporte para que sea agregado.
Conclusiones
Validar el estado de un CFDI es de suma importancia para las empresas para tener deducciones ante la autoridad fiscal. Si bien existen CFDIs que solicitan la aprobación del receptor, existen cancelaciones sin aprobación. Con la consulta y las funciones de ClandBus usted podrá realizar filtros, marcar semáforos o invocar notificaciones automáticas para avisarle si un CFDI está cancelado.
Buenas prácticas
Un proveedor puede cancelar un CFDI después de que tú ya lo registraste y pagaste. Si no verificas, la deducción se cae en la revisión y ya no hay margen de negociación.
- Verifica antes del cierre contable, no después. Detectar un CFDI cancelado antes de cerrar el mes te deja tiempo para exigirle al proveedor la reposición. Detectarlo en una auditoría ya no.
- Procesa por rangos cortos de fechas. Verify All sobre miles de comprobantes puede tardar horas y el servidor termina cortando la sesión. Rangos semanales o quincenales terminan completos.
- Deja el campo Stamp Status visible en tu consulta. Si la columna no está en la vista, el equipo de cuentas por pagar no ve el resultado de la validación y el proceso pierde sentido.
- Convierte la verificación en paso obligatorio antes de pagar. Validar el comprobante antes de liberar el pago evita el escenario más caro: pagar contra un CFDI que ya no existe.
- Documenta qué hacer cuando un CFDI aparece cancelado. Define quién contacta al proveedor, en cuánto tiempo y qué pasa con el pago programado. Sin ese acuerdo previo, cada caso se resuelve improvisando.
Errores comunes que debes evitar
- Lanzar Verify All sobre un rango de varios meses. La conexión con el SAT es lenta y el servidor de Acumatica corta la sesión antes de terminar. Divide en rangos cortos.
- Suponer que un CFDI timbrado sigue siendo válido. El emisor puede cancelarlo posteriormente. La única forma de saberlo es consultar el estatus vigente ante el SAT.
Preguntas frecuentes
¿Por qué debo verificar el estatus de los CFDI que recibo?
Porque un proveedor puede cancelar un comprobante después de emitirlo. Si dedujiste con un CFDI cancelado, la autoridad puede rechazar la deducción.
¿Cuál es la diferencia entre Verify y Verify All?
Verify consulta únicamente los comprobantes que seleccionaste. Verify All consulta todos los CFDI del rango de fechas capturado.
¿Por qué se corta el proceso cuando valido muchos CFDI?
Cada consulta implica una conexión con el SAT. Con volúmenes altos el proceso puede superar las horas y el servidor cierra la sesión. Conviene trabajar en rangos cortos.
¿Dónde veo el resultado de la validación?
En la pantalla de CFDI Recibidos, en el campo Stamp Status. Si no aparece esa columna, tu agente de soporte puede agregarla a la consulta.
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