Written by: Alberto Bello

September 03, 2026

Updated on September 13, 2026

Alberto Bello

Ingeniero en Desarrollo de Software. Certified Acumatica Developer. Certified Business Consultant. Consultor e Implementador Experto en Acumatica ERP y Acumatica CRM. Desarrollador de módulos para Acumatica. Experto en el diseño de software para Acumatica,  conexión con APIs, creación de flujos en Acumatica y reportes para inteligencia de negocios (BI) para el mercado de pequeñas y medianas empresas.

1. Objetivo del tutorial

Esta guía explica el flujo recomendado para preparar, capturar, distribuir, revisar y liberar presupuestos financieros en Acumatica 26R1. El proceso se realiza principalmente desde el módulo de General Ledger y permite trabajar con presupuestos por año, sucursal y ledger de tipo Budget.

Flujo general:

2. Verificar que exista el año financiero

Antes de comenzar, el año para el cual se capturará el presupuesto debe existir en el calendario financiero.

Ruta sugerida: Finance → General Ledger → Configuration → Master Financial Calendar (GL201000).

Verifica que exista el ejercicio que deseas presupuestar, por ejemplo 2027. Si no existe, genera los periodos financieros correspondientes antes de continuar.

3. Crear o verificar el ledger de presupuesto

Pantalla: Ledgers (GL201500).

Debe existir un ledger destinado a almacenar los importes presupuestales. El punto importante es que su tipo sea Budget.

Si la empresa desea manejar distintos escenarios, puede crear varios ledgers de tipo Budget, por ejemplo: BUDGET (aprobado), BUDGETOPT (optimista) y BUDGETCON (conservador).

4. Configurar la estructura del presupuesto

Pantalla: Budget Configuration (GL205000).

Esta pantalla permite construir un Budget Tree o árbol presupuestal. El árbol organiza las cuentas en grupos y facilita la captura, distribución y revisión del presupuesto.

Ejemplo de estructura:

• Ingresos
•   Ventas
•   Otros ingresos
• Costo de ventas
• Gastos
•   Administración
•   Ventas
•   Nómina
•   Otros gastos

Los nodos sirven para agrupar información. Los niveles finales o artículos de presupuesto son los que se relacionan con combinaciones de cuenta y subcuenta y donde realmente se capturan importes.

Carga rápida: puedes usar Preload Accounts para generar artículos a partir de rangos de cuentas y máscaras de subcuenta.

5. Crear el presupuesto

Pantalla principal: Budgets (GL302010).

Selecciona los datos principales del presupuesto:

Si existe una estructura configurada previamente, Acumatica puede cargarla para el nuevo ejercicio. Esto evita construir el presupuesto desde cero cada año.

6. Capturar los importes presupuestados

Los importes pueden alimentarse de tres formas principales: captura manual, importación desde Excel o generación a partir de información existente.

Captura manual

En la columna Amount captura el presupuesto anual correspondiente a cada artículo.

El importe capturado representa el total anual. Después debe distribuirse entre los periodos financieros.

7. Distribuir el presupuesto entre los periodos

Selecciona una partida y utiliza la acción Distribute. El objetivo es repartir el importe anual entre los periodos del ejercicio.

Distribución uniforme

La opción Evenly distribuye el total en partes iguales. Por ejemplo, un presupuesto anual de $120,000 se convierte en $10,000 mensuales durante 12 meses.

Distribución proporcional

También puedes distribuir de manera proporcional usando como referencia el año anterior o los valores seleccionados para comparación. Esta opción es útil cuando existen patrones estacionales.

Distribución manual

Puedes capturar directamente el importe de cada periodo cuando el comportamiento esperado no sea uniforme.

Validación importante: el total distribuido debe coincidir con el Amount anual antes de liberar el presupuesto.

8. Aplicar la distribución a varias cuentas

Cuando se utiliza un árbol presupuestal, la distribución puede aplicarse a varias partidas de un mismo nodo. Esto permite distribuir de manera consistente grupos completos, como gastos administrativos o gastos de ventas.

Por ejemplo, dentro del nodo Gastos Administrativos puedes aplicar la misma metodología de distribución a renta, telefonía, internet, honorarios y papelería.

9. Generar el presupuesto tomando como base otro año

Para preparar un nuevo presupuesto a partir de otro ejercicio, utiliza la opción Preload Articles en la pantalla Budgets.

Ejemplo: Presupuesto 2027 = Presupuesto 2026 + 10%.

Después de la precarga, revisa los importes y ajusta manualmente las cuentas que requieran un criterio diferente.

10. Importar el presupuesto desde Excel

Cuando Finanzas prepara el presupuesto en Excel, puede cargarse desde la misma pantalla Budgets mediante la opción de carga desde archivo disponible en el grid.

Normalmente se mapean campos como Account, Subaccount y Amount. Después de importar, revisa los importes y ejecuta la distribución por periodos.

Recomendación: antes de importar un archivo grande, prueba primero con unas cuantas líneas para validar el mapeo de columnas y las combinaciones de cuenta/subcuenta.

11. Comparar el presupuesto

La misma pantalla permite comparar el presupuesto actual con otro año, ledger o sucursal mediante los campos Compare to.

Importante: Compare to Branch define la sucursal que se utilizará como referencia para la comparación; no sustituye la sucursal a la que pertenece el presupuesto actual.

12. Guardar y validar el presupuesto

Guarda el presupuesto y revisa que todas las partidas estén completas. Antes de liberar, valida especialmente que el importe anual sea igual al total distribuido entre periodos.

Comprobación clave: Amount = Distributed Amount.

13. Liberar el presupuesto

Pantalla: Release Budgets (GL505510).

Cuando el presupuesto haya sido revisado y aprobado, selecciona las partidas pendientes y utiliza Release o Release All, según corresponda.

La liberación hace que los importes presupuestales queden disponibles formalmente en el ledger Budget para análisis y reportes.

14. Modificar posteriormente un presupuesto

Si durante el ejercicio es necesario modificar un presupuesto, se pueden realizar revisiones. Ajusta el importe requerido, redistribuye correctamente los periodos afectados, guarda y procesa la actualización correspondiente.

Ejemplo: presupuesto original de $1,000,000 + ampliación de $150,000 = presupuesto revisado de $1,150,000.

15. Ejemplo completo

Supongamos que se desea preparar el presupuesto 2027 de gastos administrativos para la sucursal MEXICO.

Después de capturar los importes, utiliza Distribute. Por ejemplo, una renta anual de $600,000 distribuida uniformemente genera $50,000 por mes. Finalmente guarda y libera el presupuesto desde Release Budgets (GL505510).

16. Flujo resumido

1. Verificar el año financiero en GL201000.
2. Verificar o crear el ledger de tipo Budget en GL201500.
3. Configurar el Budget Tree en GL205000, si se utilizará.
4. Abrir Budgets (GL302010).
5. Seleccionar Branch, Ledger y Financial Year.
6. Cargar la estructura presupuestal.
7. Capturar importes manualmente, importar Excel o usar Preload Articles.
8. Distribuir los importes entre los periodos.
9. Revisar comparativos y validar Amount = Distributed Amount.
10. Guardar el presupuesto.
11. Abrir Release Budgets (GL505510).
12. Liberar el presupuesto.

17. Recomendaciones de operación

• Definir desde el inicio si habrá un solo presupuesto aprobado o varios escenarios.
• Mantener una estructura presupuestal consistente entre ejercicios para facilitar comparaciones.
• Usar distribuciones proporcionales cuando existan ventas o gastos estacionales.
• Revisar siempre la igualdad entre importe anual e importe distribuido antes de liberar.

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