Cómo relacionar un CFDI recibido con un documento de cuentas por pagar
En la pantalla CFDI’s Recibidos (FE304010) localiza el comprobante, completa proveedor, sucursal, tipo de documento y referencia, y presiona Link To AP. El vínculo aparecerá en Facturas y Ajustes (AP301000). Si tienes muchos documentos con los datos completos, puedes usar la pantalla de procesamiento masivo (FE502010).
Pre requisitos:
Debe existir un CFDI recibido en status nuevo.
El documento de AP debe existir en el módulo correspondiente.
Este proceso relaciona un documento fiscal descargado en la pantalla CFDI’s Recibidos
Diagrama de Proceso
Proceso
1. Localizar CFDI que deseamos hacer el link en pantalla de CFDI’s recibidos. (FE304010)
2. Completar los datos faltantes en cfdi (Proveedor, Sucursal, Tipo de Documento, Referencia)
3. Presionar en Link To AP en la barra de Acciones.
4. El cfdi indicará que ya se encuentra relacionado con un documento de AP
5. En la pantalla de Facturas y Ajustes (AP301000) aparecerá el cfdi que está ligado a ese documento
Proceso Masivo
El último paso del proceso puede invocarse en una pantalla de procesamiento masivo (FE502010) una vez que todos los documentos tengan los datos faltantes (Proveedor, Sucursal, Tipo Documento, Referencia).
En esta ventana solo aparecerán los cfdi’s que tengan los datos completos.
Nota: El cfdi se ligará a partir de la pantalla de CFDI’s Recibidos.
Si actualiza la pantalla de Facturas y Ajustes el dato de CFDI, no se actualizarán las referencias en CFDI Recibido.
Buenas prácticas
Relacionar el CFDI con el documento de AP es lo que convierte una carpeta de XML en información contable útil. Estas prácticas evitan que el vínculo quede a medias.
- Siempre liga desde CFDI’s Recibidos, nunca al revés. Si actualizas el dato de CFDI desde Facturas y Ajustes, las referencias en CFDI Recibido no se actualizan y terminas con información inconsistente entre pantallas.
- Completa los cuatro datos antes de intentar el enlace. Proveedor, sucursal, tipo de documento y referencia son obligatorios. Sin ellos el comprobante ni siquiera aparece en la pantalla de procesamiento masivo.
- Usa el proceso masivo cuando ya hayas normalizado los datos. Completar los datos uno por uno y luego procesar en bloque es más rápido que hacer el enlace individual en cada documento.
- Convierte el enlace en requisito antes de programar el pago. Un documento de AP sin su CFDI relacionado es un problema de deducción esperando a ocurrir. Ligarlo antes del pago cierra ese hueco.
Errores comunes que debes evitar
- Actualizar el CFDI desde la pantalla de Facturas y Ajustes. El enlace debe hacerse desde CFDI’s Recibidos (FE304010). Hacerlo al revés no actualiza las referencias.
- No encontrar el documento en el procesamiento masivo. En esa pantalla solo aparecen los CFDI que ya tienen completos proveedor, sucursal, tipo de documento y referencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos hay para relacionar un CFDI con un documento de AP?
Que exista un CFDI recibido en estatus nuevo y que el documento de cuentas por pagar ya exista en su módulo.
¿Puedo relacionar muchos documentos a la vez?
Sí, en la pantalla de procesamiento masivo (FE502010), siempre que todos tengan capturados proveedor, sucursal, tipo de documento y referencia.
¿Puedo hacer el enlace desde Facturas y Ajustes?
No es recomendable. El CFDI se liga a partir de la pantalla de CFDI’s Recibidos; si actualizas el dato desde Facturas y Ajustes, las referencias en CFDI Recibido no se actualizan.
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