¿Qué tan complejo es implementar un ERP a tu operación?
Retos al implementar un ERP
Costo inicial elevado
La implementación de un sistema ERP puede ser costosa, especialmente para pequeñas empresas. Los costos incluyen no solo la adquisición del software, sino también el tiempo y los recursos dedicados a su implementación y personalización.Resistencia al cambio
La adopción de un ERP implica cambios significativos en los procesos internos de una organización. Es común encontrar resistencia por parte de los empleados, quienes pueden sentirse incómodos al tener que aprender un nuevo sistema o adaptarse a nuevas formas de trabajo.Personalización y escalabilidad
Si bien los ERP son muy flexibles, personalizarlos para satisfacer las necesidades específicas de una empresa puede ser complejo. Además, a medida que las empresas crecen, el ERP debe poder adaptarse y escalar según sus nuevas necesidades, lo que puede requerir ajustes técnicos adicionales.¿Qué proceso lleva la implementación de un ERP?
la implantación de un sistema en el ciclo de vida de cada implantación de ERP consta de ocho etapas estándar, todas ellas fundamentales para el éxito del proyecto. ¿Qué tan complejo es implementar un ERP a tu operación? El plazo para completar estas etapas también difiere de una empresa a otra y dependerá de sus decisiones personales sobre la rapidez con la que desea avanzar. Desarrollar un plan de gestión de proyectos La gestión de proyectos consiste en comparar los progresos realizados con el plan original y actualizarlo. Forme un equipo de proyecto sólido: la función del equipo de implantación es guiar el proyecto de principio a fin. Por lo tanto, el equipo de implantación del ERP debe estar formado por personas de toda la organización que se verán más afectadas por la nueva tecnología: los usuarios. Las personas que más se beneficiarán de la transición serán las más motivadas para garantizar el éxito del proyecto. Establezca requisitos y KPI claros: para evaluar el éxito de su implantación, tendrá que establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Deben ser claros, cuantificables e impactantes. KPI adicionales, resuma estos puntos para su equipo de proyecto y la organización. Entonces, usted -y ellos- podrán calibrar el éxito de la implantación basándose en métricas reales. Colaborar y comunicar – como se mencionó anteriormente, la comunicación es esencial para el éxito de cualquier proyecto de implantación de ERP. Debe comunicarse con todas las partes interesadas a lo largo del proceso, incluidos empleados, clientes y proveedores. Sea flexible: las cosas no siempre salen según lo previsto, por lo que es importante ser flexible durante el proceso de implantación del ERP. Prepárese para hacer los cambios que sean necesarios para garantizar que el proyecto siga por buen camino. Elija un sistema ERP moderno: esto garantizará que el sistema pueda satisfacer las necesidades de su empresa a medida que crece y cambia. Supervise el rendimiento del sistema ERP después de la implantación: esto le ayudará a identificar cualquier problema y a realizar los ajustes necesarios.¿Qué tan complejo es implementar un ERP a tu operación según los tipos de ERP?
ERP on-premise
Es el modelo tradicional para implementar software de ERP, es el que permite el mayor nivel de control pero que aumenta la complejidad de implementación de un ERP ya que el software normalmente se instala in situ en el centro de datos de una empresa. Si bien el control total es sin duda un beneficio, también trae aparejadas las responsabilidades de la instalación y el mantenimiento continuo.
ERP en la nube
Con el ERP en la nube el software está en un servidor remoto de terceros, lo cual reduce la complejidad de instalación y gestión de infraestructura. Con un ERP en la nube, se accede a través de internet como un servicio por suscripción (SaaS), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa.
ERP de dos niveles
Las empresas que atraviesan cambios operativos importantes —como fusiones, expansiones o adquisiciones— suelen optar por un modelo hibrido. Por ejemplo, el ERP de nivel 1 puede ser un servidor on-premise en la sede central de la organización principal, y el ERP de nivel 2 puede ser un sistema subsidiario basado en la nube que gestiona funciones locales o especializadas. Una estrategia de dos niveles les permite a las empresas iniciar un paso controlado hacia la nube, migrando funciones o unidades de negocio específicas sin disrumpir las operaciones pero incrementa la complejidad a un alto nivel.
¿Cómo saber si tu empresa esta lista para implementar ERP?
Muchas organizaciones, especialmente las más pequeñas, suelen comenzar a utilizar herramientas simples e independientes para gestionar sus procesos de negocio, como QuickBooks u hojas de cálculo de Excel. Adoptar un sistema de ERP puede parecer innecesario, una complicación extra. Sin embargo, cuando un negocio de cualquier tamaño madura y se expande, estas herramientas de gestión pueden volverse ineficientes e insostenibles, pues frenan la escalabilidad y obstaculizan la optimización.
Estas son algunas señales comunes de que una empresa ha superado sus herramientas de gestión y está lista para un sistema de ERP moderno:
- Demasiado tiempo dedicado a tareas cotidianas: Si administrar las actividades cotidianas como el cierre de contabilidad tarda cada vez más, puede ser por culpa de tener demasiadas aplicaciones aisladas. El software de ERP integra soluciones y datos dentro de un único sistema con una interfaz común, haciendo que sea más fácil para las unidades de negocio comunicarse y trabajar de manera eficaz.
- Dificultad para acceder a datos de negocio críticos: ¿Puede responder fácilmente preguntas importantes sobre su negocio, como el monto de ingresos por línea de producto o la cantidad de devoluciones? Si no puede hacerlo, los sistemas separados y la falta de acceso a métricas y KPI pueden ser la causa de la demora.
- Procesos de negocio fuera de su control: ¿Hay áreas donde sus procesos se le escapan? Quizá le resulte más difícil gestionar el inventario, satisfacer a los clientes, o mantener controlados los costos. De ser así, es posible que sus procesos de negocio necesiten una reestructuración para adaptarse al crecimiento o a las prioridades cambiantes.
- Falta de procesos estandarizados y presencia de datos duplicados: Si diferentes departamentos utilizan sus propias aplicaciones y procesos para hacer las cosas, es probable que estén duplicando trabajo en la captura de información. Cuando la información no puede fluir entre los sistemas, los reportes llevan más tiempo y hay mayor cantidad de errores, lo cual dificulta la toma de decisiones.
- Demasiadas oportunidades perdidas: Si las unidades de negocio dedican todo su tiempo a mantener el negocio en funcionamiento, entonces no hay margen para buscar potenciales oportunidades o innovaciones. Muchos sistemas de ERP incluyen tecnologías modernas como machine learning y predicción de datos, lo cual facilita la identificación y capitalización de nuevos emprendimientos rentables.
¿Si es tan complicado porque implementar un ERP? Ventajas al obtener un ERP
AL OBTENER UN ERP EN LA NUBE TE EVITAS DE HACER ACTIVIDADES COMO:
- Contratar personal con conocimientos especializados en software
- Generar rutinas de respaldo de información
- Crear rutinas de mantenimiento del software y de los servidores
- Ejecutar rutinas de mantenimiento de los servidores
- Pagar cuantiosas sumas por energía eléctrica
- Delegas la seguridad del software al proveedor
- Tienes un grupo de especialistas cuidando tu información
- En caso de desastre, tus datos automáticamente se recuperan
- No detienes la operación del negocio
- Puedes obtener reportes con tu smartphone desde cualquier lugar en el planeta
- No necesitas estar en la computadora de la oficina. Utiliza cualquier dispositivo con internet.
- Permiten que múltiples usuarios estén colaborando al mismo tiempo
- Puedes tomar decisiones rápidamente, con acceso a la información en tiempo real.
- Compra de materia prima a mejores costos
- Venta de nuevos productos o servicios
- Administrar el inventario para maximizar las ganancias
- Mejor vigilancia del flujo de efectivo
- Agilizar la toma de decisiones mediante reportes financieros en tiempo real.
Conclusión:
La implantación de un ERP es un proceso costoso y que implica muchos retos para lograr el éxito. ¿Qué tan complejo es implementar un ERP? La implementación es sencilla si la empresa esta dispuesta a gestionar estos retos y esta dispuesta a ser acompañada en el proceso con la ayuda de expertos como ClandBus. En ClandBus nos especializamos en realizar implementaciones complejas por lo que el proceso de implementación obtendrá mayores beneficios. Antes de extender un ERP, debe estar preparado para los retos que le esperan, pero reconocer que los numerosos beneficios que ofrece la solución ERP adecuada, como una mayor eficacia, le resultará en empleados más contentos y clientes más satisfechos.Si está evaluando un ERP para su empresa, esto se resuelve de raíz con un ERP. Vea cómo funciona el ERP Acumatica que implementamos en México.
Profesional y emprendedor de las tecnologías de la información con experiencia en software de gestión empresarial (ERP), de administración de portafolios de proyectos (PPM), computación en la nube, administración de la relación con el cliente (CRM), inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas.
