Cómo programar tareas automáticas en Acumatica ERP (Scheduled Processing)
El Procesamiento Programado (Scheduled Processing) permite ejecutar tareas que consumen mucho tiempo o recursos cuando no hay empleados trabajando, como noches y fines de semana. Se pueden automatizar el procesamiento de documentos, la validación de cuentas, el asentamiento de pólizas y el traslado de impuestos como el IVA, desde cualquier pantalla de procesamiento masivo.
Introducción
Acumatica ERP tiene como parte de su plataforma un concepto conocido como “Scheduled Processing” o “Procesamiento Programado” Con esta funcionalidad, las tareas que toman mucho tiempo o recursos del sistema pueden procesarse cuando no hay empleados laborando, como los fines de semana o en las noches.
Ejemplos de tareas que pueden automatizarse son:
1. El procesamiento de documentos
2. Validación de cuentas
3. El asentamiento de pólizas
4. El traslado de impuestos como IVA
Para poder automatizar cualquiera de las operaciones anteriores, deberá utilizar una ventana de procesamiento masivo de Acumatica. Para fines de este ejemplo, mostraremos como configurar el traslado de IVA.
Ejemplo de Traslado de IVA
1. Debe ubicar su pantalla de procesamiento masivo que desee. Usualmente, las pantallas de proceso masivo se encuentra en la sección de procesos de cada modulo. En nuestro ejemplo, iremos al módulo de impuestos y buscaremos la opción de traslado en la sección procesos.
2. En la pantalla de procesamiento, rellenamos los filtros como deseamos
3. Ahora, presionamos las opciones sobre el icono de reloj y acto seguido presionamos en Agregar
4a. En la ventana emergente colocamos una descripción. También marcamos “No Execution Limit” si será un trabajo constante durante mucho tiempo. En la sección “Executions to Keep in history” se recomienda no guardar más allá de los últimos 10-25 registros.
4b. En la misma pantalla, en la pestaña programar, colocamos cada cuanto se ejecutará. En nuestro ejemplo le indicamos que diario, que la tarea se ejecutará todo el día (entre las cero horas y las 11 p.m.) y que se ejecuta cada hora.
4c. En la sección condiciones, usted podría filtrar bajo que condiciones quiere disparar el trabajo automatizado. Para este ejemplo lo dejaremos vacio.
4d. En la sección “Filter Values” podemos dejar los valores como abajo y guardamos.
5. Una vez guardado se ha generado un nuevo trabajo
6. Para validar que se ejecuta, iremos a la pantalla
En dicha ventana, revisamos que esté activo
Una vez seleccionado, presionamos la opción “Initialize Scheduler”
Conclusión
Con este ejercicio hemos habilitado el traslado de IVA para proveedores, para habilitar el de clientes, se ejecutaría un proceso similar pero en la pantalla correspondiente.
Si todo es correcto, notaremos que el sistema nos indicará la última vez que se ejecutó
Y la pantalla de procesamiento masivo, ahora ya no nos muestra otra información:
Buenas prácticas
Automatizar un proceso pesado libera horas, pero también lo saca de la vista de todos. Estas prácticas evitan que un trabajo programado falle en silencio durante semanas.
- Programa las tareas pesadas fuera del horario laboral. Ese es el propósito de la funcionalidad. Un proceso masivo corriendo a media mañana compite por recursos con quienes están capturando.
- Revisa los resultados de cada ejecución programada. Un trabajo automático que falla no avisa a nadie. Define quién revisa el resultado y con qué frecuencia, o descubrirás el problema en el cierre.
- Guarda los filtros con cuidado antes de programar. El proceso ejecutará exactamente lo que quedó en los filtros. Un rango mal definido procesa documentos que no debía, sin nadie mirando.
- Empieza automatizando un solo proceso. Programar cinco tareas de golpe hace imposible saber cuál causó un descuadre. Automatiza uno, verifica un par de ciclos y sigue con el siguiente.
- Documenta qué está automatizado y quién lo configuró. Con el tiempo nadie recuerda por qué las pólizas se asientan solas los sábados. Ese registro evita que alguien lo desactive o lo duplique.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Scheduled Processing de Acumatica?
Es una funcionalidad de la plataforma que permite procesar tareas que toman mucho tiempo o recursos del sistema cuando no hay empleados laborando, como fines de semana o noches.
¿Qué tareas puedo automatizar?
El procesamiento de documentos, la validación de cuentas, el asentamiento de pólizas y el traslado de impuestos como el IVA.
¿Desde dónde se configura?
Desde una ventana de procesamiento masivo. Estas pantallas normalmente se encuentran en la sección de procesos de cada módulo.
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