Cómo programar pólizas recurrentes en Acumatica ERP
Selecciona el documento modelo, por ejemplo una póliza contable en estado balanceado, y usa la opción Agregar a la Agenda (Add to Schedule). Eso lleva a la pantalla de Transacciones Recurrentes, donde defines fecha de inicio, fecha de vencimiento o la opción Nunca Caduca, y el límite de ejecuciones o Sin Límite.
Es común que las empresas requieran automatizar operaciones que ocurren de manera repetitiva. Un ejemplo de estas operaciones son las depreciaciones de activos, la facturación recurrente de servicios y/o gastos fijos (teléfono, Internet, soporte, software, etc.) . En acumatica existe la función de transacciones recurrentes.
Pre-requisitos
1. Póliza o documento en estado balanceado
Proceso
1. Seleccionar nuestro documento modelo. En este ejemplo, una póliza contable:
2. Buscar la opción “Agregar a la Agenda” o “Add to Schedule”
3. El proceso anterior, nos dirigirá a la pantalla “Transacciones Recurrentes” del módulo. Para este ejemplo, contabilidad. Guarde la transacción.
4. A continuación rellene según desee operar la repetición y guarde.
Característica | Funcionalidad |
Fecha de Inicio | Fecha en la que comenzará la recurrencia de la póliza |
Fecha de Vencimiento | Necesaria si la opción “Nunca Caduca” está apagada y es la fecha de la última póliza a generar. |
Nunca Caduca | Si es marcada, la póliza se creará por siempre. |
Limite de ejecuciones | Necesario si la opción Sin Limite está apagada. Es la cantidad de veces que una póliza se generaría |
Sin limite | Si es marcada, la póliza se genera N veces. |
Tipo de Programa: | Cada cuanto se genera la póliza. |
Por periodo | En que parte del tiempo se genera la póliza. |
Ejemplo
En este ejemplo, configuramos una transacción recurrente que se genera el día 1 de cada mes, se ejecutará por 24 meses a partir del día 07 de abril de 2022 usando una póliza (GL001748) para generar las operaciones subsecuentes.
TIP: En la pestaña Lista de Pólizas puede agregar varias pólizas en estado balanceado. Esto es útil por ejemplo, si varias movimientos financieros ocurren con la misma recurrencia.
5. De manera diaria, un usuario ingresaría a la opción “Generar Documentos Recurrentes”
6. Aparecerán las pólizas listas para ejecutar. Seleccione el modelo de póliza y presione el botón “Correr”
7. Si el proceso es correcto, nos arroja mensaje de que documento ha sido generado
8. Para revisar los documentos generados, visite la pantalla “Transacciones Recurrentes” del módulo correspondiente. En dicha pantalla presione sobre “Documentos Generados”.
El documento es creado en estado “Balanceado” por lo que podrá revisar y ajustar según sea necesario. 
Extra Tip: Recurrencia automática
La pantalla “Generar Documentos Recurrentes” puede ser automatizada para generar la ejecución en automático
Puede seguir esta guía: https://www.clandbus.com/blog/programar-tareas-automaticas-scheduled-processing-acumatica/
Vídeo Proceso
Buenas prácticas
Una póliza recurrente bien configurada ahorra horas al mes. Mal configurada, genera asientos indefinidamente sin que nadie los revise.
- Piensa dos veces antes de marcar Nunca Caduca. Si se marca, la póliza se creará por siempre. Un contrato de servicio que se cancela deja de facturarse en la realidad pero sigue generando asientos en el sistema.
- Prefiere fecha de vencimiento o límite de ejecuciones. Un contrato a doce meses debería tener doce ejecuciones. Así la recurrencia se detiene sola y su renovación es una decisión consciente.
- Verifica que el documento modelo esté balanceado. Es prerrequisito del proceso.
- Revisa las recurrencias activas cada cierre. Un repaso mensual de qué se está generando solo detecta contratos vencidos, montos desactualizados y duplicados antes de que se acumulen.
- Usa esta función para lo verdaderamente repetitivo. Depreciaciones, renta, teléfono, internet, soporte y licencias de software son buenos candidatos. Un gasto que cambia de monto cada mes no lo es.
Preguntas frecuentes
¿Qué operaciones conviene automatizar con pólizas recurrentes?
Las que ocurren de manera repetitiva, como depreciaciones de activos y la facturación recurrente de servicios o gastos fijos: teléfono, internet, soporte, software.
¿Qué requisito debe cumplir el documento modelo?
La póliza o documento debe estar en estado balanceado.
¿Qué significa la opción Nunca Caduca?
Que la póliza se creará indefinidamente. Si está apagada, debes capturar una fecha de vencimiento, que corresponde a la última póliza a generar.
¿Dónde se configura la recurrencia?
En la pantalla Transacciones Recurrentes del módulo correspondiente, a la que llegas con la opción Agregar a la Agenda (Add to Schedule) desde el documento modelo.
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