Procesos de operación: errores y aciertos de las empresas

Cuando se tiene una empresa, se vuelve visible la idea de ordenar, documentar y controlar cada ejecución o actividad, pues no se quiere perder tiempo, ni dinero, ni clientes.

Uno de los problemas que se tienen cuando se comienza a producir es la pérdida de tiempo en diversas partes del proceso de operación o de desperdicios de información.

Donde se puede ver involucrado el uso de herramientas tecnológicas como un ERP o la mejora constante de los recursos humanos.

De acuerdo con la metodología creada por Toyota se generan dificultades en los procesos operativos cuando se interviene en alguno de los siguientes elementos:

• Filosofía, asociada a todo aquello que se planea a largo plazo, permite la toma de decisiones.
• Procesos,  implica identificar el ritmo de flujo de cada paso que realizamos en la empresa con la finalidad de mejorarlo.
• Personas, son el corazón de la empresa y se deben de considerar como seres que ofrecen beneficios para la misma.
• Mejora continua, donde se proponen ideas o sugerencias para la resolución de problemas.

Procesos en las empresas

Los problemas de las empresas suelen estar en la creación o la identificación de procesos que hacen más o menos eficiente a la empresa.

Los procesos suelen tener y presentar diversas dificultades entre las que se destacan:

• Pérdida de tiempo en tanto que se esperan respuestas de otros niveles en el proceso para continuar el trabajo, por ejemplo, la obtención de una firma.
• Sistemas de correcciones, un proceso no definido de manera puntual provoca que en niveles avanzados se detenga el trabajo por algún tipo de error no detectado a tiempo dando inicio a una reinicio del proceso.
• Generación de desperdicios ya sea información, del mismo proceso o de personal.

 Desperdicio de la información

Uno de los elementos que constantemente genera caos en algún proceso es el desperdicio de la información, provoca:

• Redundancia de datos, cuando se generan miles de documentos con información igual que carece de seguimiento pertinente.

Genera que se invierta en personal o en tiempo para encontrar y descifrar todos esos datos duplicados.

• Revisar la información de todo se da de manera manual requiriendo de un proceso para descifrar cada subsistema creado y modificado.

Un elemento para incrementar la eficiencia y la calidad de la empresa es mediante la integración de un ERP.

Solución humana

Existen muchas formas de reestructurar e identificar problemas en el proceso, se debe de considerar:

• Observar procesos, para identificar ¿Qué está generando pérdida de tiempo o de dinero? ¿Cómo se pueden mejorar?

Esto implicará crear un plan de acción que será probado una y otra vez, la idea siempre es la mejora constante.

• Considerar si requerimos tanto documento, a veces creemos que documentar cada movimiento es bueno, permite unificar todo pero cuando se crean tres o cinco documentos para el mismo proceso se cae en confusión y falta de coordinación, debemos poner atención a desarrollar o unificar los documentos que sean pertinentes.

Sin embargo, no sólo se reduce a una documentación apropiada, se debe de llevar una estructura y orden.

Un método utilizado para mejorar la forma en que se trabaja es el método Kanban,

Que busca dar seguimiento a cada uno de los pasos de producción o cualquier elemento

El método consiste en:

1. Realizar una tabla con diferentes columnas, tantas como el proceso de producción o cualquier elemento lo realice.
2. Tener tarjetas por cada actividad a realizar en cada una de las fases.
3. Cuando una actividad comienza se cambia la tarjeta a la columna del proceso en el que se encuentra.

De esta manera todo el equipo tendrá visible las partes del proceso y las actividades en las que se encuentra cada elemento.

ERP: Solución tecnológica

La metodología propuesta por Toyota considera el uso de elementos tecnológicos como mejora de los procesos.

Siempre que estén orientados a mejorar el trabajo de las personas y se encuentren coordinados con ellos.

Es por ello que se ofrece como solución el ERP, ya que permite:

• Unifica la información. Todos los departamentos depositan en un solo lugar la información, haciendo más fácil la administración.
• Acelera la toma de decisiones, al incrementar la velocidad con la que se emiten reportes empresariales.
• Registrar información valiosa: Histórico de producción y ventas.
• Simplificar la operación. Cada persona realiza lo asignado a su rol basado en las mejores prácticas de negocio.
• Unifica sistemas quitando la pérdida de tiempo por ir de computadora a computadora ingresando datos.
• Evita datos sin valor, que sean completamente irrelevantes para la empresa pues propone estructura a los procesos.
• Evita perder el tiempo tanto documentando como creando procesos innecesarios para validar todo lo documentado.
• Promueve cultura de orden y limpieza.

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