Presupuesto en Pymes

Cuando muchos socios de negocio escuchar la palabra “presupuesto” al inicio del año simplemente se encogen y tratan de evitarlo. Al final se realiza uno, pero dicho presupuesto termina en algún lugar oscuro lleno de polvo y no se vuelve a hablar del tema hasta que alguien termina por acordarse (por lo regular el contador). Pero el presupuesto es más importante de lo que tu piensas. Es un documento critico para ayudarte a administrar  a tu empresa y a tu equipo para obtener la rentabilidad que tu deseas.

Todos hemos lidiado con un presupuesto en algún punto de nuestra vida. Cuando algo es importante, como que tu hijo estudie en la universidad, ir de vacaciones a donde quieras, cuando tienes una meta fijada en tu mente; simplemente encuentras el como administrar tu dinero. Revisas que recortas o como aumentas tu dinero. El punto es: todas esas acciones son INTENCIONALES.  

Presupuesto en tu negocio

Realizar o llevar un presupuesto para tu negocio es la misma cosa. Empieza con el final en mente, empieza con tus objetivos. Si en verdad quieres ese 20% de rentabilidad operativa, crea un presupuesto que produzca ese resultado. Y toda esta tarea no tiene porque ser compleja o complicada, simplemente se requiere una guía para ti y tu negocio. Invierte en un programa que te ayude a seguir ese presupuesto. Nosotros te recomendamos Odoo.

Al utilizar un programa ERP como Odoo te permitirá mantener tu presupuesto sano y tu información organizada dándote el poder de fácilmente categorizar todas las transacciones del negocio y construir fabulosos reportes.  Querrás tener a tu contador cerca de ti para asegurarte que toda la información financiera es precisa y bien presentada. Con Odoo, podrás visualizar que activos tienes, cual es el flujo de efectivo, ventas planeadas, compras planeadas y más. Con toda la información, tu plan será más consistente y comunicarás más y mejor información sobre tu negocio.  Por ejemplo, comienza por tu estado de resultados y piensa:

• ¿cuanto cuesta realizar una venta?
• ¿Cuando dinero se gasta en producir un producto?
• ¿Y que tal los gastos en publicidad?
• ¿Cómo van los gastos fijos del negocio?

Cuando comienzas a preguntarte algo mágico pasa. Tendrás una visión informada de la situación de tu empresa. El secreto está en no revisar los números con tanto detalle, pero, si mirando diferencias en porcentajes.

Analizando un ejemplo

Supongamos que realizas 10 ventas en enero. En febrero realizas 12. En marzo realizas 15. Tal vez no te suenen grandes diferencias, pero si miramos por porcentaje notarás una tendencia en tu negocio. Incrementos de 20% aproximadamente. Entonces podrá preguntarse: ¿Qué tengo que hacer para mantener o incrementar ese 20%? ¿Qué otros números se afectan con ese incremento? ¿la empresa puede mantener ese incremento? ¿cuánto cuesta ese incremento? ¿seguimos siendo rentables?

Con todo la información disponible podrás mirar el presupuesto y los estados de resultados anteriores y preguntarte ¿Qué podemos esperar en el futuro? ¿Qué podemos aprender del pasado? Tal vez de esto salgan preguntas o acciones como:

• Prevenir sutiles cambios en el mercado que afecten las ventas
• Realizar cambios en tecnología que mitiguen riesgos
• Ejercer cambios en la operación que incrementen la productividad y los margenes de rentabilidad
• Ajustar los gastos fijos del negocios (incrementos o decrementos)

Con esto creas el ambiente propicio para mejorar tu futuro. Consejo: En algunos sectores de la industria, deberás tomar en cuenta “Temporadas altas” y ajustar el presupuesto acorde a las situaciones.

Una experiencia de campo

Hace poco, un cliente quería analizar en mayor profundidad la base de clientes con las que contaba. Lo que el encontró fue una gran cantidad de “Buenos” clientes que en realidad le estaban costando mucho dinero. Estaba sorprendido que no haya podido ver eso con mayor antelación. Vamos, un cliente es un cliente ¿o no? No siempre. El análisis que se realizó comenzó discutiendo el presupuesto para lograr un incremento en la rentabilidad neta del negocio. Al hacerlo, se realizaron comparativas de las ventas contra el costo de hacerlas. Había clientes que representaban un gran costo. Este análisis le dio una nueva visión. Ahora, con los ajustes realizados tiene mayores margenes, realizó ajustes en su campaña de marketing y se enfoca en conservar a los clientes más rentables.

Y es que realizar un presupuesto no es un arte, es una ciencia. Es cuestión de jugar con los números, probar ideas y siempre manteniendo claros los objetivos que quieres lograr. ¿Es difícil? Si. Toma tiempo entender los números, realizar las investigaciones correspondientes y responder a todas las preguntas pero vale 100% la pena.

Acciones a tomar en tu Pyme

Cuando trabajes con tu equipo en las reuniones del negocio, no pongas sobre la mesa los “buenos deseos” o la “esperanza” de un mejor año. En su lugar, utiliza un presupuesto para mostrarles los cambios que se harán. El presupuesto será la guía de cada área del negocio. Presentado el presupuesto haz preguntas:

• ¿Qué nos está frenando para llegar el margen de utilidad?
• ¿Qué podemos hacer para llegar a esos margenes?
• ¿Cómo incrementamos la productividad?
• ¿Nuestros clientes son realmente rentables?
• ¿Estamos atrayendo a los prospectos correctos?
• ¿Cómo controlamos los gastos fijos?
• ¿Qué otros gastos tenemos?
• ¿En que sistema revisaremos toda la información?

Tomará un poco de tiempo y practica para que tu y tu equipo se acostumbren y se vuelvan más ágiles para analizar los números. Un sistema como Odoo podrá ayudarte a hacerlo más sencillo y valdrá la pena cada esfuerzo y dinero invertido.

¿Cómo va tu presupuesto?