Porque no debes retrasar la decisión de tener un ERP

Cuando se está considerando realizar una  inversión en una solución ERP o en la infraestructua tecnológica para el negocio, la mayoria de empresas decide no realizar cambios y seguir operando como lo vienen haciendo hasta el momento. Es lo peor que pueden hacer.  Según estudios de la consultora Abeerden Group en febrero del 2017 estas son las justificaciones que mencionan las empresas para no decidir obtener un nuevo ERP o actualizar una vieja implementación:

1. Somos demasiado pequeños
2. Hemos operado de manera eficaz sin un ERP
3. Seguiremos operando de manera eficaz en el futuro sin un ERP
4. Costo del software y los servicios
5. Esfuerzo interno de implementación

Al revisar estos datos es interesante revisar que la número 1 es porque se consideran pequeños cuando estamos en una época en que más proveedores de ERP generamos soluciones para la pequeña y mediana empresa y lo más importante: existe un punto de crecimiento en toda la organización donde simplemente no podrán operar de manera tan eficiente con lo que actualmente trabajan.  La razón más preocupante desde mi punto de vista es la número 3.

Seguiremos operando de manera eficiente en un futuro sin un ERP

Esta razón es sumamente preocupante pues muestra que la organización no cuenta con una visión de crecimiento en los próximos años y que siguen con la creencia que el negocio permanecerá estático por el resto del tiempo venidero. Como sabemos existen varios factores internos como externos que nos afectan como empresas: la tecnología se hace obsoleta, los cambios legislativos están al día cambiando, la situación climatológica cada vez es más inestable, el crecimiento de la operación, la adición de nuevas tecnologías, creciente número de transacciones por nuevos empleados o más clientes, la seguridad de la información, etc.  Si combinamos al menos dos de los factores internos o externos, y como muestra el estudio realizado por Abeerden Group, las empresas que no implementaron un ERP reportaron los siguientes problemas:

1. Información redundante: varias áreas reformulan y regeneran la misma información perdiendo eficiencia
2. Los procesos de negocio no interactúan uno con otro: cada uno trabaja en su información
3. El rastreo de información es impreciso y lento
4. Dificultad para compartir información con el mundo exterior
5. Información imprecisa

Estos problemas derivan de una visibilidad deficiente. Aplicaciones menos robustas como paquetes contables son incapaces de proveer información precisa en tiempo real para los tomadores de decisiones debido a la incapacidad de poder rastrear todo un proceso de negocio y la redundancia de información.

¿Y que pasa con los que si implementaron un ERP?

Seguramente conoces a alguien que intentó implementar un sistema ERP, pero no obtuvo todo el beneficio esperado. Al no obtener los beneficios, varias empresas decidieron cambiar de sistema, según el estudio las razones por las que decidieron abandonar un ERP y buscar otro son:

1. Tecnología obsoleta en su anterior ERP
2. Falta de funcionalidades clave para el negocio
3. Costo del mantenimiento y soporte
4. Incapacidad de su ERP para integrar los cambios del negocio
5. Falta de recursos para mantener el sistema

Curiosamente a quienes, si les funcionó el ERP, pero tuvieron la opción de migrar lo hicieron por razones similares:

1. Tomar ventaja de nuevas funcionalidades
2. Nuevas versiones ofrecen mayor facilidad de uso
3. Nueva versión es más flexible
4. Rendimiento de la versión anterior es inadecuado
5. El proveedor no da soporte a versiones anteriores
6. Versiones anteriores no son compatibles con nuevas tecnologías

Pero ¿Cuál es el costo real de no actualizar o adquirir un ERP?

Después de analizar la información presentada, pudimos revisar que existen razones que las organizaciones tienen para no adquirir un nuevo sistema y las razones que tuvieron para actualizar las empresas que si cuentan con un ERP; pero más allá de eso, existen evidencias tangibles que demuestran que retrasar la adquisición de un nuevo software ERP o su actualización tiene efectos negativos en una serie de indicadores clave del negocio, revisemos:

1. Aquellas empresas que decidieron utilizar un ERP o estar en la última versión tuvieron un mejor promedio de cobranza (33.3 días) contra los que no lo utilizan (42.9 días). Esta decisión repercute en tu flujo de efectivo que, sin él, como sabes, la empresa puede morir.
2. Entregas completas y en tiempo: las que si utilizan un ERP reportan 91% de eficiencia mientras quienes no utilizan o no se actualizaron 87%
3. Cumplimiento interno de tareas en tiempo: 91% contra 86%
4. Precisión en inventarios: 92% contra 88%
5. Precisión en información financiera: 96% contra 89%
6. Porcentaje de tiempo en que la información se presenta durante toma de decisión: 90% contra 82%
7. Satisfacción del cliente: 93% contra 88%

Las empresas que no utilizan un ERP se pierden todos estos beneficios al no contar con las mejores prácticas de negocios, las innovaciones tecnológicas y por no darle la capacidad a los empleados de obtener información precisa y en tiempo real para tomar decisiones.

¿Cuánto dinero estás dispuesto a perder?

Como pudiste apreciar hay diferencias clave en la efectividad entre una empresa que si cuenta con un moderno sistema de administración ERP y la que no lo hace, razón por la actual, no tomar una decisión es más costoso que el mismo ERP. Los beneficios en el corto plazo no son tan visibles pero los beneficios en el largo plazo lo valen. Ponte a pensar:

1. ¿Cuánto dinero dejas ir al no incrementar la satisfacción de tu cliente y que por tanto tus ventas no crezcan?
2. ¿Has hecho cuentas de cuánto desperdicias en inventarios imprecisos y que con ello aumenten los gastos de mantenimiento, almacenaje y perdidas por robo?
3. ¿Cuánto dinero pierdes al tomar decisiones estratégicas del negocio con información financiera errónea, imprecisa o presentada a destiempo?
4. ¿Cuántas oportunidades dejas ir al vender y tardar en recuperar el dinero, en tener liquidez y un flujo de efectivo sano en el negocio?
5. ¿Qué tanto mejoraría tu empresa si las tareas que se solicitan se cumplieran en tiempo y en forma? Seguramente tendrías mayores utilidades que las que hoy tienes.

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