Cómo priorizar el pago a proveedores en Acumatica ERP
El módulo agrega una columna Prioridad en Facturas y Ajustes (AP3010PL) con seis valores: Bajo, Medio, Alto, Urgente, Factoraje e Importación. En la pantalla Aprobar Facturas para Pago (AP502000) se agregan filtros por prioridad y el campo Monto Aprobado, que le indica a tesorería cuánto está autorizado a pagar.
Introducción
ClandBus ha creado un módulo para clientes con el objetivo que un usuario pueda clasificar la urgencia con la que una factura debe ser pagada. El funcionamiento es el siguiente:
1. En la pantalla AP3010PL – Facturas y Ajustes se agrega la columna “Prioridad”
2. Los valores disponibles de prioridad son
Prioridad | Interpretación esperada |
Bajo | Valor por Omisión de todo nuevo documento. Cuenta a pagar a tiempo, su impago no repercute en la operación |
Medio | Cuenta a pagar a tiempo, pero su impago podría generar un problema en la operación |
Alto | Cuenta a pagar con posible retraso, pero su impago genera un problema en la operación. |
Urgente | Cuenta a pagar con posible retraso, su impago genera un problema grave en la operación |
Factoraje | Cuenta a pagar que será o es canalizada con empresa de factoraje. Sugerencia: Si cuenta con módulo de factoraje ClandBus revise dicha guía. |
Importación | Cuenta a pagar especial que será o es canalizada con empresa de agencia aduanal. Tratamiento especial por poner en peligro una posible importación de mercancías. |
3. En la pantalla AP502000 – Aprobar Facturas para Pago se agregan filtros de prioridad y campo “Monto Aprobado”
Nota: Cada filtro solo presenta los documentos que tenga ese estado.
El campo Monto Autorizado sirve como guía para que el área de tesorería sepa el monto aprobado a pagar autorizado.
Instrucciones de uso
Nota: La creación de una factura puede generarse desde una orden de compra o directamente desde el módulo. Para este ejemplo partiremos del supuesto que usted ya tiene su factura.
1. Ingrese a la pantalla AP3010PL – Facturas y Ajustes
2. Seleccione la factura a la que desea cambiar su prioridad
3. Presione sobre el campo Prioridad y escoja el valor deseado.
Recuerde priorizar correctamente.
4. Guarde su documento. El documento guardará el nuevo valor.
Si usted es autorizador de Pagos
1. Ingrese a la AP502000 – Aprobar Facturas para Pago
2. Rellene los filtros apropiados para mostrar los documentos que desea
Campo | Función |
Fecha de Selección | Fecha a Partir de la cual filtrará documentos. Será la base para los campos fecha de pago dentro de, due date within y descuento vence dentro de. |
Clase de Proveedor | Seleccione un valor si desea filtrar todos los documentos de un grupo especial de proveedores. Deje en blanco si quiere ver todos. |
Proveedor | Seleccione un valor si desea filtrar los documentos de un |
Moneda | Seleccione un valor si desea filtrar los documentos de una moneda en específico. Deje en blanco si quiere ver todos |
Mostrar Aprobado para Pago | Seleccione si desea filtrar los documentos previamente autorizados para pago. |
Mostrar No Aprobado para Pago | Seleccione si desea filtrar los documentos que no han sido autorizados para pago. |
Fecha de Pago dentro de | Cantidad de días a partir de la fecha de selección en que debe ocurrir el pago |
Due Date Within | Cantidad de días a partir de la fecha de selección en que vence la cuenta por pagar |
Descuento Vence dentro de | Cantidad de días a partir de la fecha de selección en que vence un descuento |
Video Resumen
Buenas prácticas
Priorizar pagos solo funciona si todos entienden igual las etiquetas. El criterio importa más que la herramienta.
- Define por escrito qué significa cada nivel. La diferencia entre Alto y Urgente es si el impago genera un problema o un problema grave en la operación. Sin ese criterio compartido, todo termina marcado como urgente.
- Deja Bajo como valor por omisión y súbelo con justificación. Todo documento nuevo entra en Bajo. Que subir la prioridad requiera una razón evita la inflación de urgencias.
- Usa Importación con criterio de riesgo, no de monto. Una cuenta canalizada con agencia aduanal puede poner en peligro la liberación de mercancía. El costo del retraso no se mide en el importe de la factura.
- Alinea la prioridad Factoraje con tu módulo de factoraje. Si operas factoraje, marcar la factura con esa prioridad y darle el tratamiento del módulo correspondiente evita que se pague dos veces por caminos distintos.
- Trata el Monto Aprobado como el límite real de tesorería. Ese campo existe para que quien dispersa sepa cuánto está autorizado. Si se ignora, la aprobación deja de tener sentido.
Preguntas frecuentes
¿Qué niveles de prioridad existen?
Bajo (valor por omisión), Medio, Alto, Urgente, Factoraje e Importación.
¿Cuál es la diferencia entre Alto y Urgente?
Alto es una cuenta que se puede pagar con posible retraso pero cuyo impago genera un problema en la operación. Urgente es cuando ese impago genera un problema grave.
¿Para qué sirve el campo Monto Aprobado?
Funciona como guía para que el área de tesorería conozca el monto autorizado a pagar.
¿Qué significan las prioridades Factoraje e Importación?
Factoraje identifica cuentas que serán canalizadas con una empresa de factoraje. Importación marca cuentas canalizadas con agencia aduanal, que requieren tratamiento especial por poner en riesgo una importación de mercancías.
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