Guía Técnica completa para gestionar el flujo de efectivo con Acumatica ERP
La gestión de flujo de efectivo en Acumatica ERP suele ser una tarea subestimada y sin embargo, es vital para conservar la salud financiera de nuestra empresa.
Cuando las decisiones de una empresa se toman limitándose únicamente al análisis contable de resultados, se incurre en el error y el riesgo de actuar sobre números irreales, es decir, considerar como hechos cuentas por cobrar no cobradas o gastos no pagados. Conoce a profundidad la diferencia entre el flujo de efectivo y las utilidades.
Peor aún, cuando en la empresa se toman decisiones sin una planeación o disciplina rigurosa en el control de flujo de efectivo, basándose únicamente en el pragmatismo, se apuesta y pone en riesgo la supervivencia de la organización.
¿Cómo se explica entonces, que empresas de distintos tamaños, sin planeación alguna, no solo sobreviven, sino que crecen (aparentemente)?
Esto solo se puede explicar por la presencia de uno o la mezcla de varios factores que no necesariamente hacen a una empresa competitiva, entre ellos; márgenes altísimos, poca competencia, suerte, etc.
Sin embargo, tarde o temprano la suerte se acaba, vienen pandemias, recesiones económicas, decisiones políticas o cualquier otro factor fuera de nuestro alcance que en cuestión de días pueden llegar a derribar a una organización aparentemente saludable.
Es por eso qué tu empresa debe adoptar desde ya, los hábitos y la disciplina que le permitirán plantar cara a un futuro cada vez más dinámico.
Para gestionar correctamente el flujo de efectivo en Acumatica ERP, te presentamos a continuación el paso a paso de cómo implementarlas en tu organización.
Módulo de flujo de efectivo en Acumatica ERP.
El módulo de flujo de efectivo en Acumatica ERP es una herramienta fundamental para la gestión financiera de las empresas. Sus principales funciones y beneficios son:
- Previsión de flujo de caja: Permite a las empresas anticipar sus necesidades futuras de efectivo utilizando datos detallados sobre ingresos y gastos. Esto ayuda a evitar sorpresas financieras y a planificar mejor.
- Gestión de transacciones diarias: Facilita el seguimiento de las transacciones diarias, lo que incluye ingresos, pagos y transferencias de fondos. Esto asegura que siempre tengas una visión clara de la situación financiera.
- Conciliaciones de cuentas: Ayuda en la conciliación de cuentas bancarias, asegurando que los registros internos coincidan con los estados de cuenta bancarios, lo que es crucial para mantener la precisión financiera.
- Informes financieros: Genera informes detallados que permiten a los gerentes y directores tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados sobre el flujo de efectivo.
- Integración con otros módulos: Se integra con otros módulos de Acumatica, como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, lo que proporciona una visión holística de la salud financiera de la empresa.
Este módulo es esencial para cualquier organización que busque optimizar su gestión financiera y mejorar su capacidad de respuesta ante cambios en el mercado.
Localizando la pantalla para Pronóstico de Flujo de Efectivo en Acumatica ERP (CA401000).
Podrás localizar la pantalla para Pronóstico de Flujo de Efectivo o “Cash Flow Forecast” navegando hacia el workspace de Tesorería. Listado bajo la sección de consultas:
También podrías introducir directamente su código de pantalla en el buscador de Acumatica:
Documentos que se incluyen en el pronóstico de Flujo de Efectivo.
El propósito de este formulario es permitirle al usuario generar una proyección de flujo de efectivo en un periodo default de 30 días a partir de la fecha que nosotros introduzcamos.
Los documentos que se toman en cuenta para este pronóstico son:
- Cuentas por cobrar (AR)
- Cuentas por pagar (AP)
- Órdenes de venta y compra (SO, PO)
- Transacciones recurrentes
Preparando el Pronóstico de Flujo de Efectivo en Acumatica ERP (CA401000)
Para preparar nuestro pronóstico, tenemos a nuestra disposición una serie de parámetros y configuraciones que se describen en la siguiente tabla:
| Fecha de Inicio. La fecha a partir de la cual el sistema comenzará a elaborar nuestro pronóstico de flujo de efectivo. |
| Compañía/Sucursal. Por medio de esta propiedad podemos determinar el alcance de nuestro pronóstico, ya sea específico por sucursal o general por compañía. Por default el sistema siempre colocará inicialmente la sucursal en la que hayamos iniciado sesión. |
| Cuenta de Efectivo. Mediante esta propiedad nosotros podemos seleccionar entre las cuentas de efectivo que estén dadas de alta y activas en el sistema. |
| Incluir documentos sin cuenta de efectivo. Al seleccionar esta casilla, el sistema incluirá en sus resultados aquellos documentos que, por alguna razón, no tienen cuenta de efectivo especificada. |
| Todas las cuentas de efectivo. Al seleccionar esta casilla, la pantalla mostrará los resultados de todas las cuentas de efectivo activas en el sistema. |
| Cuenta Efectivo Omisión. Esta propiedad se activará en caso de tener activa la opción “Incluir Documentos Sin Cuenta de Efectivo” por qué nos dará la posibilidad de asociarle una cuenta específica o default a aquellos documentos sin cuenta de efectivo. |
| Moneda del Pronóstico. Campo con el cual podremos definir la moneda en la que deseamos que se muestre el pronóstico. |
| Clase de tipo de Cambio. En caso de tener seleccionada una moneda específica para el pronóstico. El sistema nos pedirá introducir el tipo de cambio que utilizará para realizar la conversión de los resultados a la moneda seleccionada. |
| Incluir Documentos no liberados. Esta casilla nos permitirá incluir documentos (tanto AP como AR) qué aún no han sido liberados para complementar nuestro pronóstico. |
| Incluir Pagos Sin Aplicar. Al seleccionar esta casilla estaremos incluyendo en los resultados del pronóstico, aquellos pagos capturados tanto en cuentas por cobrar como en cuentas por pagar, que aún no han sido aplicados o asociados a alguna factura. |
| Incluir Documentos Programados. Casilla para contemplar en el pronóstico los documentos recurrentes cuya programación esté dentro del lapso de los siguientes 30 días. |
| Mostrar solo resumen. Casilla que oculta el desglose diario del pronóstico para mostrar únicamente el monto total. |
Leyendo el Pronóstico de Flujo de Efectivo en Acumatica ERP (Pantalla CA401000)
Una vez determinados los parámetros para nuestro pronóstico de venta, Acumatica generará inmediatamente en la sección de resultados, una corrida, detallando el comportamiento esperado de la o las cuentas seleccionadas, con los 30 días a partir de la fecha que hayamos determinado. Ejemplo:
Del ejemplo anterior podemos destacar que los movimientos de efectivo esperados al inicio del mes serán recepciones de efectivo, Las cuales incrementarán dicha cuenta de efectivo hasta 24,524.53 MXN.
Así podemos ir recorriendo día tras día los detalles de nuestro pronóstico hasta llegar al resumen del mismo, con lo cual, ya tendremos una expectativa real del flujo de efectivo esperado para determinado periodo:
Una vez generada la proyección tendremos un amplio panorama con:
- Ingresos esperados: cobros proyectados desde AR y ventas.
- Egresos esperados: pagos programados desde AP y compras.
- Saldo proyectado diario: muestra el impacto en la caja día a día.
Como siempre es el caso, con Acumatica podrás exportar estos resultados a Excel para un análisis más detallado o para presentaciones gerenciales.
Ajustando los pronósticos capturando Transacciones de Efectivo Anticipadas (CA305500).
Nuestro pronóstico de flujo de efectivo se verá automáticamente alimentado por todas las transacciones capturadas en Acumatica que estén asociadas a las cuentas de efectivo de la empresa. Sin embargo, habrá movimientos futuros o montos en efectivo no considerados en estas transacciones que podrían ayudarnos a complementar el panorama resultante de nuestro pronóstico y así tomar mejores decisiones.
La pantalla de Transacciones de Efectivo Anticipadas nos puede ayudar a reflejar o simular entradas y salidas de las cuentas de efectivo de las cuales Acumatica no tiene conocimiento. Estas entradas y salidas solo se verán reflejadas en el pronóstico de flujo de efectivo y no afectarán transacciones o cuentas.
Hagamos un ejemplo para ilustrar el funcionamiento de esta pantalla:
La empresa está considerando la contratación de un préstamo en efectivo para adquirir material. Sin embargo, tan solo para fines de pronóstico, el área financiera decide “Simular” la entrada de este recurso para complementar el análisis de flujo de efectivo.
El usuario utiliza la pantalla “Transacciones de Efectivo Anticipadas” (CA305500) y tendrá dos opciones para capturar los movimientos:
1. Agregando uno por uno los registros:
2. Subiendo una plantilla de Excel con el listado de movimientos:
Después de capturar y guardar las “simulaciones” de movimientos en la cuenta, el usuario las verá reflejadas inmediatamente en la pantalla de Pronóstico de Flujo de Efectivo, así como también su efecto en los resultados del pronóstico:
Esta función, sorprendentemente sencilla de implementar, proporciona a las organizaciones la capacidad de simular diversos escenarios basados en datos reales. Esto permite explorar las posibles consecuencias de diferentes decisiones antes de su implementación, optimizando así la toma de decisiones estratégicas y reduciendo el riesgo.
Reporte de Requerimientos de Efectivo (AP612000).
El pronóstico de Flujo de Efectivo podría considerarse como una de las herramientas estrella del módulo. Sin embargo, Acumatica, buscando satisfacer nuestras necesidades de gestión, ha complementado con reportes predefinidos como el de Requerimientos de Efectivo o “Cash Requirements”.
Este reporte tiene como propósito la presentación de las Cuentas por Pagar por día, dándonos un panorama específico de los compromisos adquiridos por nuestra empresa.
Cuando iniciamos el reporte de Requerimientos de Efectivo (AP612000), el sistema nos permitirá configurar los resultados y la manera en que éstos se mostrarán a través de 5 sencillos parámetros:
| Formato del Reporte. El sistema nos permite 2 formas para visualizar el reporte. La primera es al Detalle, mostrando cada documento y los montos requeridos. La segunda es en modo Resumen, extrayendo únicamente los datos relevantes para su análisis. |
| Compañía / Sucursal. Podemos elegir el alcance de la información del reporte, escogiendo una sucursal específica o la compañía completa. |
| Cuenta de Efectivo. Nos permite determinar la cuenta en específico cuyos requerimientos buscamos analizar. Si dejamos este campo vacío, el sistema traería los requerimientos de todas las cuentas de efectivo activas en el sistema. |
| Método de pago. Esta propiedad nos permitirá disminuir el alcance de los resultados en caso de solo querer consultar los requerimientos de un método de pago en específico. |
| Proveedor. Útil para reducir aún más la información de los resultados para traer solo los registros asociados a un solo proveedor. |
Lectura del reporte de Requerimientos de Efectivo (AP612000).
Una vez que corremos el reporte, Acumatica nos traerá con precisión la información solicitada, de manera que la dirección de la empresa tendrá a través de este reporte un histórico de los compromisos pendientes por cumplir, ordenando de lo más antiguo a lo más reciente:
Mediante las funciones estándar de Acumatica, el usuario podrá imprimir, enviar y exportar a PDF o Excel el reporte con los resultados obtenidos:
Otras Herramientas complementarias para el análisis de Flujo de Efectivo en Acumatica ERP
1. Reporte de Cash Transactions (CA621000):
Este reporte te permite sumergirte en el detalle de cada transacción de efectivo realizada durante un periodo específico. Imagina tener un registro cronológico completo de cada entrada y salida de dinero en efectivo, desde el más pequeño recibo hasta el pago de una gran factura. Esto no solo te ofrece una visión clara del flujo de efectivo real, sino que también te ayuda a identificar posibles discrepancias, errores o incluso actividades fraudulentas. Es una herramienta fundamental para la gestión eficiente del efectivo y para asegurar la precisión de tus registros financieros.
Conoce a detalle las características del reporte de Cash Transactions.
2. Cash Account Details (CA303000):
Este reporte proporciona una visión exhaustiva de cada una de tus cuentas bancarias. Piensa en él como un historial financiero completo, que te muestra cada movimiento, cada depósito y cada retiro, a lo largo del tiempo. Podrás analizar las tendencias de flujo de efectivo, identificar patrones de gasto, y comprender mejor el comportamiento de tus finanzas a lo largo de los meses y años. Es invaluable para la planificación financiera a largo plazo y para la toma de decisiones estratégicas.
Conoce a detalla las características de la consulta Cash Account Details.
Consejos y recomendaciones.
– Poner atención en la configuración de los términos de pago asignados a los clientes y proveedores. El asignar términos de pago realistas ayudará a generar pronósticos realistas.
– Realizar proyecciones de flujo de efectivo tan periódicas como sea necesario.
– Verificar y limpiar transacciones capturadas para asegurarnos de tener solo lo que realmente deberá afectar nuestro flujo de efectivo.
Ventajas de implementar la gestión del Flujo de Efectivo en Acumatica con ClandBus
- Experiencia local: conocemos la realidad de las empresas en México y Latinoamérica.
- Consultores certificados: te ayudamos a configurar la herramienta según tus procesos reales.
- Soporte funcional y técnico: no solo implementamos, también capacitamos y optimizamos.
- Acompañamiento estratégico: combinamos la consultoría financiera con la tecnología.
Conclusión
El módulo de flujo de efectivo en Acumatica ERP se convierte en un aliado estratégico, ofreciendo visualización y análisis de tu situación financiera. Más que anticipar problemas de liquidez, permite planificar con precisión, optimizando recursos y maximizando rentabilidad. Prever necesidades de efectivo con exactitud, ajustando estrategias en tiempo real y evitando sorpresas costosas. Tomar decisiones financieras informadas, reduciendo riesgos y maximizando oportunidades. La planificación se vuelve ágil y eficiente; el módulo no solo alerta, sino que proporciona herramientas para resolver problemas proactivamente. Con el respaldo de ClandBus, la implementación es fluida y la adopción rápida. Esta combinación de tecnología y soporte experto impulsa el crecimiento y la estabilidad financiera. Deja de reaccionar; empieza a anticipar y superar problemas con la potencia del módulo y la experiencia de ClandBus.
Si sus números llegan tarde para decidir, esto se resuelve de raíz con un ERP. Vea cómo funciona el software de contabilidad y finanzas que implementamos en México.
Ingeniero en Desarrollo de Software. Certified Acumatica Developer. Certified Business Consultant. Consultor e Implementador Experto en Acumatica ERP y Acumatica CRM. Desarrollador de módulos para Acumatica. Experto en el diseño de software para Acumatica, conexión con APIs, creación de flujos en Acumatica y reportes para inteligencia de negocios (BI) para el mercado de pequeñas y medianas empresas.