Reabastecimiento de productos en Acumatica ERP paso a paso
¿Por qué es importante un reabastecimiento de productos eficiente?
El reabastecimiento de productos en Acumatica ERP es un componente esencial para garantizar operaciones fluidas, minimizar faltantes y responder de forma oportuna a la demanda del cliente. Un proceso eficiente permite que los artículos lleguen adecuadamente desde los proveedores, a través de los almacenes, hasta llegar al cliente final. Además de mejorar la satisfacción del cliente, contribuye directamente a la rentabilidad del negocio. En esta guía paso a paso te explicamos cómo configurar y ejecutar el proceso de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP, desde la definición de parámetros hasta la generación automática de órdenes de compra o traslado.
Ventajas de tener un reabastecimiento de productos en Acumatica ERP.
- Prevenir stock faltante – Tener los productos disponibles cuando los clientes los requieren es un proceso clave para tener consumidores satisfechos y evitar las ventas perdidas.
- Evitar exceso de inventario – El comprar en exceso producto hace que los costos de almacenamiento sean mucho más altos, además que la empresa tiene capital inmóvil hasta que el inventario sea vendido. Este proceso es muy delicado sobre todo cuando los productos tienen fecha de caducidad y genera merma de este inventario.
- Optimiza el flujo de efectivo – Las empresas pueden tomar mejores decisiones con las compras y disponer de efectivo que no sería posible si se comprara un exceso de inventario.
- Clientes satisfechos – Tener siempre disponibles los productos más buscados por los clientes genera lealtad y confianza.
¿Qué métodos existen de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP?
Una vez configurados los módulos base de Acumatica ERP (contabilidad, tesorería, cuentas por cobrar, gestión de ordenes y cuentas por cobrar), es posible empezar a configurar el reabastecimiento de productos.
Acumatica ERP tiene precargados 2 métodos de reabasto:
- Mínimos / Máximos: Mantiene el inventario entre un mínimo y un máximo definido. Puede usar pronóstico de demanda si se activa el modelo de promedio móvil (Moving Average).
- Cantidad fija de orden: Reabastece siempre con la misma cantidad cuando el stock cae por debajo del nivel mínimo.
Acumatica ERP está preparado para utilizar este reabastecimiento y automatizarlo basado en uno o múltiples almacenes. También contempla el escenario en que los productos llegan a un centro de distribución y después se transfieren a las demás sucursales.
Preparar paso a paso el módulo de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP
Configuración de clases de reabastecimiento
En las clases de reabastecimiento se tienen que definir los diferentes orígenes de reabastecimiento de productos que la empresa utiliza.
Los orígenes de reabasto que pueden ser utilizados son los siguientes:
- Envío directo (Drop-Shipment): El proveedor entrega al cliente. No hay reabasto interno.
- Manufactura: El artículo se produce internamente para cubrir la demanda. (Requiere módulo de Manufactura de Acumatica ERP).
- Compra: Reabastecimiento automático vía orden de compra.
- Compra bajo demanda: Solo se compra si se genera una orden de venta.
- Transferencia: El stock se mueve desde un centro de distribución.
Para configurar el cálculo automático de los parámetros de reabastecimiento, solo se pueden utilizar Compra y Transferencia.
Para agregar en Acumatica ERP las clases de reabastecimiento se utiliza la pantalla Replenishment Clases (IN208800)
Asignar clases de reabastecimiento
Estas clases de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP pueden ser asignadas a las siguientes entidades:
- Almacén
- Clase de Artículo
- Artículo inventariable
- Combinación de Artículo – Almacén.
Para este ejemplo será utilizado un artículo inventariable.
Estacionalidad
La estacionalidad permite ajustar automáticamente el cálculo de reabasto según el comportamiento histórico de ventas por temporada. Esto mejora la precisión de los pronósticos y evita tanto el sobreinventario como la escasez.
Estas configuraciones se crean desde la pantalla Replenishment Seasonality (IN206600), donde se definen los rangos de fechas y factores para cada temporada.
Es importante que los periodos no se traslapen y que se limiten a un solo año fiscal.
Para periodos no incluidos en una temporada específica, se utiliza un factor por defecto de 1.0 (sin ajuste).
Modelo de Pronóstico de la Demanda
Acumatica ERP utiliza como modelo de pronóstico de demanda el método de Promedio Móvil. Este modelo utiliza datos históricos de ventas para predecir la demanda de productos en periodos futuros. Este modelo es ideal para productos con tendencias marcadas de ventas o con ventas estables sin que tengan fluctuaciones aleatorias significativas.
Para que su configuración sea realizada correctamente, deben ser definidos los siguientes elementos:
- El tipo de periodo que será analizado (como meses, semanas o días).
- La cantidad de periodos que serán considerados en los cálculos.
- El nivel de servicio que será establecido (siendo 84% el valor recomendado).
- La estacionalidad, si se requiere, será aplicada para ajustar los resultados según las variaciones estacionales.
- La fecha de inicio será indicada para establecer desde cuándo tendrán efecto estas configuraciones.
El sistema utiliza el inverso del nivel de servicio normalizado expresado como un porcentaje. Se emplea la siguiente fórmula: NORMS INV(Nivel de Servicio). Dependiendo del tipo de producto se puede configurar más porcentaje de nivel de servicio o menos.
¿Como se hace el cálculo automático de los parámetros de reabastecimiento?
El punto de reorden y el stock de seguridad se determinan automáticamente con base en la demanda diaria promedio, el tiempo de entrega y su desviación standard.
El modelo utiliza las siguientes fórmulas para los cálculos.
Reorder Point = (Average Daily Demand) * (Average Lead Time) + (Safety Stock)Safety Stock = NORMSINV(Service Level) *
SQRT((Average Lead Time * STDEV(Daily Demand))^2 + (Average Daily Demand * STDEV(Lead Time))^2)Los parámetros en esta fórmula son:
Average Daily Demand: Calculado con el histórico de ventas en el sitema. Incluye las Ordenes de venta, transferencias, devoluciones y ensambles de kit.
STDEV(Daily Demand): Es la desviación standard del promedio de ventas diario.
Average Lead Time: Es el tiempo promedio de entrega del proveedor por default del producto. Se calcula mediante la siguiente fórmula:
Average Lead Time = SUM(Purchase Receipt Date - PO Line Requested Date) / (Number of Purchase Receipt Lines)NORMSINV(Service Level): Es el factor de servicio expresado en porcentaje.
Ejemplo de Cálculo
Suponiendo que un producto se analiza con su histórico de 3 meses, y los datos de ventas y compras son los siguientes:
| Ventas | Compras | Tiempo de Entrega Proveedor | |
| Marzo | 200 | 200 | 20 días |
| Abril | 200 | 200 | 17 días |
| Mayo | 200 | 200 | 14 días |
De acuerdo a las fórmulas explicadas
| Parámetro | Valor Sugerido | Cálculo |
|---|---|---|
| Average Daily Demand | 6.52 | (200 + 200 + 200) / (31 + 30 + 31) |
| Daily Demand STDEV | 0.10 | STDEV(200 / 31, 200 / 30, 200 / 31) |
| Lead Time Average | 17 | (20 + 17 + 14 ) / 3 |
| Lead Time STDEV | 2.45 | STDEV(20, 17, 14) |
| Service Level | 90% | |
| NORMSINV | 1.28 | |
| Safety Stock | 20.6 | 1.28 * SQRT((17 * 0.1) ^ 2 + (6.52 * 2.45) ^ 2) |
| Reorder Point | 131.49 | (17 * 6.52 + 20.6) |
| Max. Quantity | 131.49 |
De manera predeterminada, el sistema define la cantidad máxima igual al punto de reorden, pero puede ajustarse manualmente para optimizar inventarios según costos y tiempos de entrega.
¿Cómo configurar un producto con todos sus parámetros?
Para este ejemplo se configurará el producto AALEGO500.
En la pantalla Stock Items (IN202500), localiza el producto mencionado y revisa en la pestaña General, el parámetro Planning Method el valor Inventory Planning.
En la pestaña Inventory Planning es necesario colocar los parámetros de reabastecimiento de productos.
| Parámetro | Valor |
|---|---|
| Repl. Class | PURCHASE |
| Seasonality | HOLIDAY |
| Source | Purchase |
| Method | Mín/Max |
| Replenisment Warehouse | Vacío |
| Launch Date | Fecha a partir de la que aplican los ajustes |
| Service Level | 84% |
| Safety Stock | 1900 |
| Reorder Point | 2000 |
| Max Qty. | 2500 |
| Demand Forecast Model | Moving Average |
| Forecast Period Type | Month |
| Periods to Analyze | 3 |
Es importante colocar inicialmente una cantidad como mínimo, máximo y punto de reorden. El sistema puede recalcular estos parámetros automáticamente conforme exista un histórico de venta en el sistema.
Con estos parámetros se ha definido que el producto se reabastece por compra a proveedor, los niveles de inventario y que el cálculo automático de parámetros de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP analizará 3 meses de ventas para sugerir nuevos máximos y mínimos.
¿Cómo preparar Reabastecimiento de Productos en Acumatica ERP?
Cuando todos los parámetros para los productos estén definidos, Acumatica ERP incorpora una pantalla de proceso masivo para tomas las acciones necesarias para solicitar los productos que estén en un punto de reorden.
Dependiendo del origen del reabastecimiento de productos, Acumatica ERP realizará una orden de compra para los productos que tengan definido Compras o una orden de Transferencia al almacén configurado como Replenisment Source Warehouse en el producto.
Para poder revisar estos requerimientos de productos, es necesario ingresar a la pantalla Prepare Replenisment (IN508000). Esta pantalla mostará de manera predeterminada los productos sugeridos para reabastecer. En la columna Qty. To Process indicará las cantidades por la cual se realizará la orden de compra o transferencia.
Al seleccionar el producto AALEGO500, y dar clic en procesar muestra una ventana con el resultado del procesamiento
Debido a que el producto tiene como origen, la compra a proveedor, es necesario dirigirse a la pantalla Create Purchase Orders (PO505000) para crear de con un clic las ordenes de compra necesarias. Para este ejemplo generará una orden por 702 piezas del producto AALEGO500.
Al estar en pantallas de proceso masivo, es posible automatizar todo este proceso para que el sistema genere las ordenes de transferencia y compra en cuanto sea necesario tomando en cuenta los tiempos de entrega del proveedor.
Seleccionando las ordenes que se van a procesar, creará en status On Hold las ordenes hacia los proveedores predeterminados de cada producto, consolidando productos de un mismo proveedor.
Con esta orden de compra, se envía al proveedor a través de correo electrónico o de manera impresa. Este formato es personalizable para ajustarlo a las necesidades de la empresa.
Proceso de Transferencias desde un Centro de Distribución
En caso de escoger como origen de reabastecimiento las transferencias, el proceso es realizado en la pantalla Create Transfer Orders (SO509000) donde se pueden procesar de manera masiva, solicitudes de reabasto hacia el almacén configurado como un Centro de Distribución.
¿Cómo calcular niveles óptimos de inventario?
Con las transacciones en Acumatica ERP, la optimización de niveles de inventario se vuelve una tarea sencilla, ya que las fórmulas explicadas previamente, ya vienen configuradas para que el usuario en un solo clic pueda revisar las sugerencias de niveles óptimos para cada producto y aplicarlas.
Para calcalcular los parámetros de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP, se debe ingresar a la pantalla Calculate Replenisment Parameters (IN508500)
En esta pantalla, nos mostrará los productos con los datos de reabastecimiento configurados, y es posible filtrarlos de acuerdo al almacén, la estacionalidad o la clase de artículo.
Al seleccionar el producto AALEGO500 y procesarlo, aplicará en análisis de demanda utilizando las ventas de 3 meses previos a la fecha de cálculo definida y el sistema redireccionará a la pantalla Apply Replenisment Parameters (IN509500).
En esta pantalla se puede revisar los cálculos realizados por el sistema y de acuerdo al periodo analizado sugiere los siguientes números:
| Parámetro | Actual | Calculado |
|---|---|---|
| Safety Stock | 1900 | 2.03 |
| Reorder Point | 2000 | 3.72 |
| Max. Qty. | 2500 | 3.72 |
| Daily Demand Forecast | 0.185356 | |
| Std. Dev. Daily Demand | 0.133290 | |
| Lead Time Average | 9.112500 | |
| Std. Dev. Lead Time | 8.874111 |
Conforme a las estadísticas calculadas, el sistema nos indica que tenemos niveles excesivos de mínimos y máximos y sugiere ajustar a números más pequeños.
En la empresa, el analista de compras verificará estos números y es posible ajustar manualmente antes de aplicar o crear una programación para que el proceso se ejecute y aplique sin intervención de una persona.
Seleccionar los datos a procesar o procesar todo para aplicar estos nuevos valores a los productos
Revisión de Resultado de Reabastecimiento de productos en Acumatica ERP
Ahora el sistema ya no sugerirá comprar el producto AALEGO500 de inmediato, sino hasta que llegue al punto de reorden que se aplicó que es 4.
En la pantalla Item Warehouse Details (IN204500) es posible revisar los datos de último cálculo para el producto en el almacén.
Para revisar a detalle la documentación oficial de Reabastecimiento de Productos en Acumatica ERP puedes revisar este enlace.
¿Se puede automatizar? Ejemplo de Automatización del proceso de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP
Uno de los diferenciadores de Acumatica ERP y un factor muy importante en el día a día de las empresas es poder automatizar tareas recurrentes en unos pocos clics. Todas las pantallas mostradas en este proceso de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP tienen el botón para establecer un horario y periodicidad de ejecución de los pasos aquí mostrados.
Al hacer clic en Add, tendrá una pantalla emergente donde será posible establecer los tiempos en que cada proceso debe ser realizado de manera automática
Automatizar el proceso de reabastecimiento no solo ahorra tiempo y reduce errores, también permite a las empresas responder con mayor agilidad a la demanda real del mercado. Si te interesa profundizar en cómo la automatización impacta en la eficiencia operativa, te recomendamos este artículo.
Conclusión
En las empresas, el proceso de reabastecimiento de productos en Acumatica ERP representa una pieza clave en el desarrollo y crecimiento de la empresa.
Cuando los niveles de inventario son óptimos, tendremos clientes satisfechos, previsión de ventas en temporadas altas, evitar que el capital de la empresa quede congelado en productos que se almacenen por mucho tiempo y reducción de costos de almacenamiento.
Agregando tareas de automatización en cada parte del proceso, ayuda a que los analistas tengan a su alcance la información necesaria y al día para ejecutar compras y ver niveles de inventario en tiempo real sin la necesidad de depender del procesamiento de datos por parte de otro departamento.
En ClandBus sabemos que las empresas buscan optimizar y automatizar el reabastecimiento de productos y puedes agendar una demo de este y otros beneficios de Acumatica ERP y ClandBus para llevar tu compañía a desarrollar todo su potencial.
Si esto le pasa por tener la información en varios lados, esto se resuelve de raíz con un ERP. Vea cómo funciona el ERP para la dirección de operaciones que implementamos en México.
Experta técnica en Acumatica ERP y Acumatica CRM. Lider Desarrolladora de módulos para Acumatica. Experta en la creación de reportes en Acumatica, reportes para inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas. Implementadora de Acumatica ERP. Ingeniera en sistemas computacionales con Maestría en Tecnologías de la Información. Certified Acumatica Developer. Certified Business Consultant.
