Guía de configuración Acumatica WooCommerce Conector
En Clandbus tenemos la herramienta fundamental para las empresas de distribución y comercialización que buscan optimizar la sincronización de órdenes de venta y catálogos con sus respectivos portales de comercio electrónico. Woocommerce es una plataforma popular de venta en línea y Acumatica es un poderoso ERP en la nube; mantener un solo flujo de trabajo mejora la productividad del negocio, por eso presentamos nuestro Acumatica WooCommerce Connector que cumple con el objetivo de facilitar y dar certeza al intercambio de información entre Acumatica ERP y el portal de comercio electrónico WooCommerce permitiendo los siguientes flujos de información:
Configuración de conexión y pedidos del Acumatica WooCommerce Connector.
Para el funcionamiento óptimo del Clandbus Acumatica WooCommerce Connector, es necesario contar con los siguientes parámetros de nuestro portal electrónico:
- URL del portal WooCommerce.
- Consumer Key.
- Consumer Secret.
1. Pantalla OMS Parameters Setup (OM101000). Establecimiento del folio consecutivo que recibirán las órdenes de venta sincronizadas desde el portal de comercio.
2. Pantalla OMS Parameters Setup (OM101000). Definición de parámetros.
Dado que nuestro conector está diseñado para albergar más de una conexión hacia diversos portales de comercio electrónico, y cada portal puede tener sus respectivos parámetros de conexión. Es necesario capturarlos de la manera en que se presentan en la siguiente imagen:
3. Pantalla Order Attributes Setup (OM201000). Captura de las características default con las que se sincronizarán las órdenes de venta que vengan del portal de comercio.
– Order Account ID. Identificador correspondiente a la conexión que configuraremos. Se aceptan hasta 15 caracteres alfanuméricos sin espacios, sin guiones ni caracteres extraños.
– Description. Campo de texto libre que se emplea solo como referencia para el configurador.
– Order Method Service. Campo para que el configurador seleccione el tipo de conexión de las que se encuentran disponibles.
– Branch. La sucursal con la que se capturarán todas las órdenes sincronizadas desde el portal.
– Order Type: El tipo de orden de venta que tomarán los pedidos desde el portal.
– Payment Method: El método de pago default para los pedidos sincronizados.
– Cash Account: La cuenta de efectivo a utilizar.
– Inventory ID Base. Es el artículo que se tomará como plantilla en caso de que alguna orden venga con un artículo no sincronizado con Acumatica.
– Freight Item: Es el artículo que representa el costo de envío en las órdenes de venta de Acumatica.
– SiteID: El almacén con el cual se capturarían las partidas de los pedidos sincronizados.
– Account: La cuenta contable con la que se capturarían las partidas de los pedidos.
– SubAccount: Sub cuenta o centro de costos.
– Tax Category: La categoría de impuestos a utilizar en las partidas de los pedidos.
– Create Customer: Checkbox para indicar al sistema que debe crear clientes nuevos conforme reciba las órdenes.
– Customer: Cliente default al cual se le registrarían los pedidos. Solo en caso de que la opción de “Create Customer” esté apagada.
– Customer Numbering Sequence: Si la opción de Create Customer se encuentra encendida, el sistema tomará este folio secuencial para la creación de los clientes.
– Default Customer Class ID: La clase de cliente que tomará el sistema al crear los clientes nuevos.
– Check if Exist By: La opción con la que el sistema verificará la existencia del cliente antes de crear nuevos registros.
4. Pantalla Order Attributes Setup (OM201000). Captura de los parámetros de conexión que utilizará Acumatica para sincronizar la información del portal de comercio:
5. Pantalla Order Attributes Setup (OM201000). Una vez capturados los parámetros de conexión y las propiedades default de las órdenes de venta es necesario comprobar la conexión:
Si la conexión es exitosa, nuestro Acumatica WooCommerce Connector actualizará la pantalla donde el sistema muestra un “check” en la propiedad de “Connected” y adicionalmente traerá la moneda default con la que trabaja el portal de comercio:
Configuración Sincronización de Artículos
6. Pantalla Inventory Item Syncronization (OM302000). Establecimiento de los parámetros para la sincronización de artículos.
– Order Account ID. Seleccionaremos el registro de conexión creado y completado en los pasos anteriores.
– Syncronization Mode. Definimos el sentido en el que se realizará la creación o actualización de artículos. De Acumatica al Portal de Comercio (ACU -> MP) o desde el Portal de Comercio hacia Acumatica (MP -> ACU).
– Description. Un campo libre que el configurador puede utilizar para colocar referencias que le sean de utilidad.
– Sync Item Details. Esta Casilla se utiliza para indicarle al sistema que deberá sincronizar detalles de artículos como descripción y su asociación a categorías de venta.
– Sync Price. Esta casilla indicaría al sistema que deberá sincronizar el precio entre Acumatica y el portal de comercio al momento de sincronizar.
– Curr. Rate Type. La tasa de tipo de cambio que deberá utilizar el sistema en caso de Acumatica y el portal trabajen en distinta moneda.
– Stock Syncronization. Esta casilla le indica al sistema que deberá sincronizar las piezas disponibles desde Acumatica hacia el portal de comercio.
– Get Stock From. En caso de que la opción de Stock Syncronization esté encendida. El configurador podrá determinar que tipo de existencia se deberá sincronizar (On Hand y Available for Shipping)
– Warehouse. En caso de dejar vacía esta opción, el sistema considerará la sumatoria de la existencia de todos los almacenes de la compañía. Sin embargo, el configurador podría seleccionar algún almacén en especifico para sincronizar la existencia con el portal de comercio.
7. Pantalla Inventory Item Syncronization (OM302000). Proceso Discover.
Este proceso realizará una primer consulta al Portal de comercio para traer la siguiente información:
- Product Types. Se descargarán los tipos de artículos que maneja WooCommerce y el usuario configurador deberá determinar la clase de artículos a utilizar en Acumatica por tipo de artículo.
- Categorías. Se descargan y listan las categorías disponibles en el portal de comercio para que el usuario configurador asocie cada categoría del portal con las disponibles dentro de Acumatica.
Una vez realizadas las configuraciones descritas en esta guía, el sistema estará listo para operar la sincronización de órdenes y de artículos.
Comprobando la recepción de pedidos
1. Pantalla Get Order Transaction History (OM501000).
El Acumatica WooCommerce conector nos permite determinar el rango de fecha para sincronizar los pedidos desde el portal de comercio. Por default el sistema está configurado con las fechas del día corriente.
Una vez determinado el rango de fecha, seleccionamos la conexión de la que deseamos obtener los pedidos y ejecutamos el proceso “GET”:
Acumatica realizará la consulta de pedidos al portal de comercio y si la configuración es correcta, se crearán los registros correspondientes a los pedidos sincronizados desde el portal de comercio:
2. Pantalla Orders (OM3010CB).
En esta pantalla podemos previsualizar las órdenes sincronizadas desde el portal de comercio, editar los registros y generar la orden de venta en Acumatica para procesar el pedido:
Comprobando la sincronización de artículos
Para realizar la sincronización de productos, debemos asociar los artículos del portal de comercio con los disponibles dentro de Acumatica ERP. A continuación, se describen los pasos a seguir para comprobar esta sincronización:
1. Pantalla Iventory Item Syncronization (OM302000). Asociación de artículos.
Una vez ejecutado el proceso “Discover”, obtendremos varios registros relacionados al catálogo del portal de comercio. Entre esos registros, tenemos la posibilidad de explorar los artículos del portal mediante en la pestaña “Inventory Items”.
En esta pestaña, el Acumatica WooCommerce Connector nos permitirá asociar cada artículo del portal con su equivalente dentro del catálogo de Acumatica:
2. Pantalla Iventory Item Syncronization (OM302000). Sincronización de prueba.
Dejamos activo únicamente el registro que hemos asociado previamente y que nos interesa sincronizar:
Ejecutamos el proceso “Synchronize”:
Si la sincronización es exitosa, el listado se actualizará y mostrará la última fecha de sincronización y la casilla “Synchronize” aparecerá validada.
¿Te interesaría conocer con mayor detalle el funcionamiento del Acumatica WooCommerce Conector?
Si está evaluando un ERP para su empresa, esto se resuelve de raíz con un ERP. Vea cómo funciona el ERP Acumatica que implementamos en México.
Ingeniero en Desarrollo de Software. Certified Acumatica Developer. Certified Business Consultant. Consultor e Implementador Experto en Acumatica ERP y Acumatica CRM. Desarrollador de módulos para Acumatica. Experto en el diseño de software para Acumatica, conexión con APIs, creación de flujos en Acumatica y reportes para inteligencia de negocios (BI) para el mercado de pequeñas y medianas empresas.
