Flujo Procurement to Pay en Acumatica ERP con sus asientos contables
El flujo Procurement to Pay tiene tres pasos: crear la compra, crear la recepción de compra y crear la factura de compra. La orden por sí sola no afecta la contabilidad; la recepción genera la primera póliza contable y la factura genera una segunda. Si tu empresa usa mapas de aprobación, el sistema pedirá la solicitud correspondiente antes de liberar la orden.
El flujo conocido como “Procurement to Pay” es un estándar en la operación de compras a proveedores de material. En Acumatica este proceso se realiza en el módulo de compras.
Los pasos que se ejecutan son
1. Crear Compra
2. Crear Recepción de Compra (Este paso genera póliza contable)
3. Crear Factura de Compra (Este paso genera una segunda póliza contable)
Paso 1: Crear Compra
1. Entramos al modulo de Compras
2. Insertamos un nuevo registro
3. Registrar información como materiales, almacenes, precios o referencias.
4. Aprobar o liberar orden de compra. En caso de que su empresa utilice mapas de aprobación, el sistema le pedirá que realicé un proceso de solicitud de aprobación. En caso de no utilizar mapas, simplemente desmarque la opción retener y deje su pedido en estado “Abierto”
Con estos pasos su compra estará lista para el siguiente paso
Paso 2: Crear Recepción de Compra
1. Ir a la pantalla de recepciones de compra
2. Insertamos un nuevo registro
3. Registre al proveedor y las referencias de compra
4. Agregue su orden de compra. Tendrá dos opciones:
a) ADD PO agrega todos los productos en una orden de compra
b) ADD PO LINE agrega los productos que usted decida de la orden de compra (Ideal para recepciones parciales)
5. En la ventana emergente seleccione la orden de compra o las líneas de compra que desee recibir
6. Confirme cantidades y guarde.
Nota: Si su empresa maneja lotes o series, deberá confirmarlos antes en el botón grupos de distribución
7. Libere su recepción. Esto actualizará sus inventarios y creará una póliza contable
Nota: En el caso que tenga configurado la opción “Asentamiento Diferido de Pólizas” tendrá que asentar la póliza por separado.
8. La póliza generada típicamente será una afectación a la cuenta de inventario y a la cuenta de tránsito de compras.
Paso 3: Crear Factura de Compra
1. Ingresar a la pantalla de facturas de compra
2. Ingresar un nuevo registro
3. Ingresar los datos generales de factura como proveedor, terminos de crédito, fechas y referencias
4. Agregue su recepción de compra. Tendrá dos opciones:
a) AGREGAR RECEPCIÓN DE O.C. agrega todos los productos en una recepción de compra
b) AGREGAR LINEA DE RECEPCIÓN DE O.C. agrega los productos que usted decida de la recepción de compra (Ideal para facturaciones parciales)
5. En la ventana emergente seleccione la recepción de compra o las líneas de recepción de compra que desee facturar y de clic en agregar y cerrar.
6. Confirme cantidades, montos y libere.
NOTA: Aprobar o liberar orden de compra. En caso de que su empresa utilice mapas de aprobación, el sistema le pedirá que realicé un proceso de solicitud de aprobación. En caso de no utilizar mapas, simplemente desmarque la opción retener y deje su pedido en estado “Abierto”
7. La liberación generará una póliza contable
Nota: Dependiendo su configuración de impuestos, la póliza lucirá diferente de acuerdo a los impuestos aplicados.
Conclusión
Al finalizar la liberación de la factura, la cuenta de tránsito de compras es “limpiada”, por lo que su efecto sería cero.
Buenas prácticas
Saber qué paso genera póliza cambia cómo se organiza el cierre: la contabilidad no espera a la factura del proveedor.
- Recibe la mercancía en el sistema el día que llega. La recepción genera póliza contable. Si se captura días después, el gasto y el inventario quedan en un periodo que no corresponde.
- No confundas la orden con un compromiso contable. Crear la compra no afecta la contabilidad. El impacto empieza en la recepción, y ese es el momento que debe controlarse.
- Define si usarás mapas de aprobación desde el diseño. Con mapas, el sistema pide la solicitud de aprobación. Sin ellos, basta desmarcar retener y dejar el pedido en Abierto. Mezclar ambos criterios genera confusión sobre quién autorizó qué.
- Concilia recepciones sin factura al cierre. Es la diferencia clásica de compras: mercancía recibida cuya factura aún no llega. Revisarla cada mes evita sorpresas en el estado de resultados.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el flujo Procurement to Pay?
Es el estándar en la operación de compras a proveedores de material. En Acumatica se ejecuta en el módulo de compras con tres pasos: crear la compra, crear la recepción de compra y crear la factura de compra.
¿Qué pasos generan póliza contable?
La recepción de compra genera la primera póliza y la factura de compra genera una segunda. La creación de la orden no afecta la contabilidad.
¿Qué pasa si mi empresa usa mapas de aprobación?
El sistema pedirá que realices el proceso de solicitud de aprobación. Si no usas mapas, basta desmarcar la opción retener y dejar el pedido en estado Abierto.
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