Cómo devolver mercancía a un proveedor en Acumatica ERP (Return to Vendor)
El flujo Return to Vendor tiene dos pasos, y ambos generan póliza contable: crear la devolución de compra y crear el ajuste de cargo. La devolución se registra en la pantalla de recepciones de compra con el tipo Devolución a Proveedor. Para agregar productos, ADD PR trae toda la recepción y ADD PR LINE permite elegir líneas específicas, ideal para devoluciones parciales.
El flujo conocido como “Return to Vendor” es un estándar en la operación de compras a proveedores de material. En Acumatica este proceso se realiza en el módulo de compras.
Proceso
1. Crear Devolución de Compra (Este paso genera póliza contable)
2. Crear Ajuste de Cargo (Este paso genera una segunda póliza contable)
Paso 1: Crear Devolución de Compra
1. Ir a la pantalla de recepciones de compra
2. Insertamos un nuevo registro
3. Seleccionamos el tipo “Devolución a Proveedor”
4. Registre al proveedor y las referencias de devolución de compra
4. Agregue su orden de compra. Tendrá dos opciones:
a) ADD PR agrega todos los productos en una recepción de compra
b) ADD PR LINE agrega los productos que usted decida de la recepción de compra (Ideal para devoluciones parciales)
5. En la ventana emergente seleccione la recepción de compra o las líneas de recepción que desee devolver
6. Confirme cantidades y guarde.
Nota: Si su empresa maneja lotes o series, deberá confirmarlos antes en el botón grupos de distribución
7.Libere su devolución. Esto actualizará sus inventarios y creará una póliza contable
Nota: En el caso que tenga configurado la opción “Asentamiento Diferido de Pólizas” tendrá que asentar la póliza por separado.
8. La póliza generada típicamente será una afectación a la cuenta de inventario y a la cuenta de tránsito de compras.
Paso 2: Crear Ajuste de Cargo de Compra
1. Ingresar a la pantalla de facturas de compra
2. Ingresar un nuevo registro
3. Ingrese el tipo Ajuste de Cargo
4. Ingresar los datos generales del ajuste como: proveedor, términos de crédito, fechas y referencias
5. Agregue su devolución de compra. Tendrá una opción:
a) AGREGAR RECEPCIÓN DE O.C. agrega todos los productos en una devolución de compra
5. En la ventana emergente seleccione la recepción de compra o las líneas de recepción de compra que desee facturar y de clic en agregar y cerrar.
6. Confirme cantidades, montos y libere.
NOTA: Aprobar o liberar orden de compra. En caso de que su empresa utilice mapas de aprobación, el sistema le pedirá que realicé un proceso de solicitud de aprobación. En caso de no utilizar mapas, simplemente desmarque la opción retener y deje su pedido en estado “Abierto”
7. La liberación generará una póliza contable
Nota: Dependiendo su configuración de impuestos, la póliza lucirá diferente de acuerdo a los impuestos aplicados.
Conclusión
Al finalizar la liberación de la factura, la cuenta de transito de compras es “limpiada” por lo que su efecto sería cero.
Buenas prácticas
Devolver mercancía sin cerrar el ajuste de cargo deja al proveedor con un saldo a favor que no corresponde. Los dos pasos son inseparables.
- Completa siempre el ajuste de cargo. La devolución saca la mercancía, pero es el ajuste de cargo el que corrige la cuenta del proveedor. Con solo el primer paso, seguirás debiendo producto que ya devolviste.
- Usa ADD PR LINE para devoluciones parciales. ADD PR trae todos los productos de la recepción. Si solo devuelves parte, ADD PR LINE evita tener que borrar líneas después.
- Captura la referencia de devolución del proveedor. Es el folio con el que el proveedor rastrea el caso. Sin él, la nota de crédito de su lado puede tardar semanas.
- Confirma cantidades antes de guardar. Una cantidad devuelta mayor a la recibida genera inconsistencias en inventario y en la cuenta del proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el flujo Return to Vendor?
Es el estándar para devolver mercancía a proveedores. En Acumatica se ejecuta en el módulo de compras con dos pasos: crear la devolución de compra y crear el ajuste de cargo.
¿Ambos pasos generan póliza contable?
Sí. Tanto la devolución de compra como el ajuste de cargo generan su propia póliza.
¿Cuál es la diferencia entre ADD PR y ADD PR LINE?
ADD PR agrega todos los productos de una recepción de compra. ADD PR LINE agrega solo los productos que elijas de esa recepción, ideal para devoluciones parciales.
¿Dónde se registra la devolución?
En la pantalla de recepciones de compra, insertando un nuevo registro y seleccionando el tipo Devolución a Proveedor.
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