Firma Digital en Acumatica ERP – Agiliza tus procesos con el módulo de ClandBus
Las tecnologías de información avanzan a una velocidad impresionante, por lo que la evolución de los procesos que se realizan cotidianamente en una empresa han sufrido una transformación apuntando a lo digital. En este contexto, obtener los documentos válidos para tener la seguridad de que un proceso fue verificado es lo que nos lleva a desarrollar una solución para recolectar la firma digital dentro de Acumatica ERP.
Existen múltiples softwares que te permiten crear tu firma digital, sin embargo ClandBus Digital Signature ofrece una integración para firma digital en Acumatica ERP y guardar un control de los documentos firmados sin tener que adquirir software externo al ERP.
Funcionalidades de ClandBus Digital Signature
- Ahorra costos: Evita impresiones innecesarias y vuelve tu empresa “Paperless”
- Ahorra tiempo: Agiliza los procesos de entrega o recepción de mercancía.
- Seguridad: Resguarda un registro digital de las firmas de quienes intervienen en los procesos de tu empresa. También es posible guardar las ubicación al momento de realizar la firma.
- Flexibilidad: Decide quiénes deben firmar durante los procesos, permitiendo agregar varias firmas a un mismo documento.
- Mejora la experiencia del Cliente: Ofrece a tus clientes una forma rápida y cómoda de firmar documentos al entregarle sus productos.
- Movilidad: Utiliza dispositivos móviles como tablets y smartphones para colectar las firmas, este módulo es compatible con pantallas móviles.
- Sostenibilidad: Contribuye a la protección del medio ambiente reduciendo el consumo de papel.
- Completamente integrado a Acumatica ERP: Evita tener tus documentos en un software externo para firmas, además de ahorrar el costo de licencias y suscripciones. Todo es almacenado en el ERP.
Configuración
El proceso de configuración e implementación es muy sencillo. Este módulo cuenta con una pantalla llamada Digital Signature Setup (DS101000), donde el usuario establece una secuencia para el identificador de firmas almacenadas y la posibilidad de encender la geolocalización al momento de firmar.
ClandBus Digital Signature permite al usuario configurar quienes serán las personas que firmarán los procesos en Acumatica ERP. Para eso tenemos la pantalla Signature Type (DS201000). Para este ejemplo se configuran 3 tipos:
Con esto tenemos completamente configurado el módulo.
Proceso de Recolección de Firma Digital en Acumatica ERP
Ejemplo de Recepción de Compras
- Dentro de Acumatica ERP, genera una recepción de compra. Para este ejemplo se genera desde el botón “Enter PO Receipt” en la pantalla de ordenes de compra.
- Ingresa todos los detalles de la recepción
- En la pantalla verá una nueva pestaña llamada “Digital Signatures“, donde puede añadir o editar las firmas recolectadas.
- Al hacer clic en New Signature, abrirá una ventana emergente donde se muestra el documento al que se asociará la firma. Es necesario elegir que tipo de firma es. En caso de tener activada la geolocalización puede ver las coordenadas.
- Nota: El posible que el dispositivo que utilice solicite permisos para acceder a la ubicación a través del navegador o sensor gps en caso de un dispositivo móvil.
- Dependiendo el dispositivo utilizado, se podrá dibujar la firma con un mouse, con un lápiz o simplemente con el dedo en caso de contar con una pantalla táctil.
- En caso que el usuario requiera firmar nuevamente porque haya tenido dificultades para dibujarla, se puede limpiar el recuadro de firma y reintentar.
- Una vez realizada la firma, al hacer clic en Submit Signature, la firma será adjuntada en la sección de archivos del documento y se aprecia una vista previa de la firma.
- Al regresar a la recepción de compra, se enlistarán las firmas recolectadas en el proceso.
- Es posible añadir varias firmas, esto dependerá de los procesos de cada empresa o industria al recibir o enviar mercancía.
- ClandBus Digital Signature agrega reportes personalizados con estas firmas recolectadas para que puedan ser enviados de manera digital a quien corresponda o almacenados en un repositorio documental.
Estos reportes son completamente personalizables, por lo que el equipo de ClandBus puede ajustar de acuerdo a las necesidades de cada empresa el formato a través de nuestro servicio de soporte.
Conoce cómo funciona el soporte ClandBus
Documentos Compatibles
Este ejemplo fue realizado en la pantalla de recepciones de compra, sin embargo ya es compatible también en la pantalla de Embarques del módulo Ordenes de venta, por lo que esta integración es sumamente útil a la hora de recolectar firmas de clientes en la entrega de sus productos.
Existe también la compatibilidad con el Punto de Venta para obtener los tickets con firma del cliente al momento de realizar sus ventas. Si desea conocer el POS ClandBus aquí puedes encontrar más información.
Conclusiones sobre la Firma Digital en Acumatica ERP
La eficiencia de costos y tiempos en cualquier industria es indispensable para mantenerse vigente en los negocios, por lo que soluciones que ayuden a este objetivo como el módulo Digital Signature de ClandBus, contribuye a las empresas para que operen agilmente además de ofrecer la seguridad que todos sus datos son almacenados dentro del mismo ERP.
ClandBus Digital Signature añade el factor movilidad para aquellas empresas que tienen unidades móviles, vendedores en campo, o entregas a domicilio y los usuarios son capaces de recolectar las firmas y ver reflejado esto en tiempo real en el sistema Acumatica ERP.
Si desea optimizar la captura de firmas en Acumatica, contáctanos para una demostración gratuita de este módulo de ClandBus.
Si esto le pasa por tener la información en varios lados, esto se resuelve de raíz con un ERP. Vea cómo funciona el ERP para la dirección de operaciones que implementamos en México.
Experta técnica en Acumatica ERP y Acumatica CRM. Lider Desarrolladora de módulos para Acumatica. Experta en la creación de reportes en Acumatica, reportes para inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas. Implementadora de Acumatica ERP. Ingeniera en sistemas computacionales con Maestría en Tecnologías de la Información. Certified Acumatica Developer. Certified Business Consultant.
