Errores frecuentes en el proceso de ventas

Conozca las ventajas de un Directos de Ventas 

Cuando se tiene una empresa, siempre se busca obtener la mayor cantidad de ganancias al respecto y por ello solemos llenar inventarios de materiales o productos que pretendemos vender en un periodo corto de tiempo; sin embargo,  la inversión realizada a la hora de comprar cualquier producto inicia un proceso de toma de decisiones a lo que nos enfrentaremos de manera constante, siempre con el objetivo de recuperar la inversión realizada y obtener una ganancia, es por ello que hablaré de los errores frecuentes que se relacionan con el proceso de ventas.

Se carece de registros

El primer error es evitar registrar de manera ordenada todo lo que vendemos, esto fomenta:

• Duplicar compras, debido a que no se encuentran facturas o prueba alguna de que se ha comprado cierto material o producto, para satisfacer las demandas de productos que requiere la empresa.
• Incrementar horas de trabajo, en el departamento de inventarios, compras, ventas, contabilidad, etc., carecer de registros precisos quita tiempo para realizar otras actividades, pues se tiene que buscar o rehacer algo.
• No se toman decisiones pertinentes, al carecer de registros en el proceso de ventas, no se tiene control sobre lo que se tiene o no se tiene, esto evita que las personas encargadas de tomar decisiones basen las mismas en supuestos que pueden llevar a la empresa a un estado crítico.
• Se pierde dinero pues no se tiene un control sobre ingresos y egresos, lo que dejará vacíos contables.

Control de calidad

Sin registros pertinentes de las ventas, se carece de un análisis de aquellos productos que se venden más o que resultaron malos para la empresa y los clientes.

• Se pierden clientes potenciales, pues no se atenderán quejas de manera pertinente. Implica además, no tener control sobre las razones por las cuales se pierden o ganan clientes.
• No se sabe que producto se ha vendido más y cómo mejorar las ventas de otros productos.
• Se carece de un registro inicial de necesidades de los clientes, que influirá en el análisis de mercado y mejorara las ventas de los competidores.

Fuga de información

La falta de registros obligará a  otras áreas a interactuar con los clientes con la finalidad de obtener información sobre una venta.

Por lo que, el cliente comenzará a relacionarse con personas de otras áreas ajenas a las ventas, situación que creará desconcierto en los clientes pues no sabrá a quien dirigirse.

Afectación directa al proceso de ventas

Dentro de la empresa genera caos pues las áreas y departamentos involucrados realizan actividades sin una dirección pertinente es por ello que:

• Se carece de responsables, ¿a quién culpar si no se vende? todas las áreas se involucran y serán responsables de la carencia de estructura y orden en las ventas.
• Se pierden oportunidades de negocio, porque los procesos no son claros.
• Se carece de una dirección pertinente y se dirigen los esfuerzos a resolver situaciones diarias, jamás pensando en el futuro.
• No se puede medir de manera apropiada el retorno de inversión.

Solución humana

Para optimizar muchos de los errores en el proceso de ventas mencionados, se debe de fomentar una cultura empresarial, encargada de realizarse por los gerentes pues son el ejemplo de la organización, se requiere de:

• Tener objetivos claros en función de los registros previos de ventas y compras realizadas.
• Analizar informes para establecer líneas de acción.
• Establecer una forma de llevar un orden de registros, brindando de estructura a todo el proceso de ventas.

Para enfrentar este tipo de situaciones y ser un solucionador de problemas, te recomendamos leer Cosas interesantes de internet.

Solución tecnológica

Se tienen diversas formas de llevar registros, la más común es a través de documentos en Excel, fomentando ciertos vicios y creación de múltiples fórmulas para ajustar todo al proceso de ventas, esto genera:

• Lentos desarrollos de capacitación.
• Además, se genera una dependencia por ciertas personas.
• Estrés a finales de mes.
• Retraso en la creación de informes.
• Utilizar tiempo extra para preguntar o resolver dudas de los informes realizados.
• Retraso en la toma de decisiones.
• Pérdida de clientes potenciales.
• Finalmente, centraliza la información en una sola persona.

Para evitar dichos elementos, existen algunas herramientas tecnológicas que brindan mejoras directas al tiempo y al costo de la empresa.

En particular, un ERP involucra diversas áreas de la empresa, mejorando a todos los niveles:

• La accesibilidad a la información.
• La toma de decisiones.

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