Cómo enviar automáticamente el CFDI por correo al cliente
Se configura en tres pasos: crear una plantilla de notificación en Administración del Sistema apuntando a la pantalla FE.30.20.00, capturar los correos del cliente en su pestaña de Facturación y activar la casilla de envío por correo, y actualizar la configuración en CFDI Setup. Puedes usar variables como Document.UUID y Document.RazonSocialReceptor dentro de la plantilla.
ClandBus ha integrado nuevas funciones al facturador electrónico integrado con Acumatica. En esta guía revisaremos como asignar una plantilla de notificación automática a los complementos de Pago.
Pre-requisitos
1. Crear Plantillas de Notificación
2. Establecer correos en Cliente
3. Actualizar configuración de Factura Electrónica
4. Add-On ClandBusFE, última versión.
Crear Plantilla de Notificación
1. Ingrese al modulo de Administración del sistema y de clic en Plantillas de Notificación. 
2. En la ventana, inserte nuevo registro
3. En la ventana ingrese una descripción. En la sección nombre de pantalla busque FE.30.20.00. y seleccione.
Guarde. Debería ver algo así:
4. En la parte inferior coloque el diseño de plantilla que desee y guarde.
Puede seguir este ejemplo para el cuerpo del correo:
Estimado Cliente,
Agradecemos su preferencia y hacemos llegar el CFDI ((Document.UUID)) de su Complemento de Pago para su Razón social: ((Document.RazonSocialReceptor))
Gracias por sus pagos a tiempo, ClandBus S. de R.L. de C.V.
Y este ejemplo para el asunto de su correo:
ClandBus – CFDI ((Document.UUID)) de su Complemento de Pago ha sido emitido para usted
Coloque un Asunto de correo, direcciones de email y demás. Puede seguir este ejemplo:
NOTA: Repita estos pasos para generar otra notificación para otros CFDI como Ingresos o Egresos.
Establecer correos de cliente
1. Ingrese al cliente que desea enviarle notificaciones automáticas de sus CDFI
2. En la pestaña de Facturación verifique que tenga un email. Sino tiene, agréguelo. 
Nota: Si desea agregar varios correos hágalo separado por punto y coma (;). Ejemplo:
correo1@clandbus.com;correo2@clandbus.com;correo3@clandbus.com;
3. En la misma pestaña de facturación, marque la casilla “Enviar Facturas por Correo electrónico”
Actualizar Configuración de Factura Electrónica
1. Ingrese al módulo de facturación electrónica.
Busque el modulo CDFI Setup y de clic.
2. En la sección general escoja como quiere que se nombren sus Archivos.
La siguiente tabla muestra las opciones de nombrado de archivos:
Opción | Descripción | Ejemplo |
Referencia | Coloca el folio de Acumatica como nombre de archivo | AR00010.xml |
RFC + Referencia | Coloca el RFC del cliente seguido de un guion bajo y el folio interno de Acumatica | CLA160519TH2_AR00010.xml |
Tipo + RFC + Referencia | Coloca el tipo de documento de Acumatica seguido de un guion bajo seguido del el RFC del cliente seguido de un guion bajo y el folio interno de Acumatica | Invoice_CLA160519TH2_AR00010.xml |
Tipo + Referencia + Razón Social | Coloca el tipo de documento de Acumatica seguido del el folio de Acumatica seguido de un guion bajo seguido de la razón social del Cliente | Invoice_AR00010_ClandBus S de RL de CV.xml |
Referencia + Razón Social | Coloca el folio de Acumatica seguido de un guion bajo seguido de la razón social del Cliente | AR00010_Clandbus S de RL de CV.xml |
3. En la sección Envio Automatico, encienda la opción “Use Email Notification”
Llene las dos plantillas
Primera Opción es para CFDIs de tipo Ingreso o Egreso
Segunda Opción es para CFDIs de tipo Pago
Guarde
Ejecute Timbrado del Documento
- Entre al módulo de Facturación Electrónica, sección Procesos y elija Timbrar Ingresos/Egresos o Timbrar Pagos.
- Seleccione el documento y procese
- Si el proceso es correcto, Acumatica genera un correo automatizado
Dicho correo Adjunta el archivo PDF, XML y QR.
TIP: Verificar que correo ha sido enviado
1. Entre al modulo de factura electrónica, escoja opción de CFDI Emitidos
2. Coloque sus filtros y busque el CFDI que desea verificar y de clic para ver detalles
3. Dentro del CFDI, verifique que la sección Actividades tenga al menos una.
Si no tiene Actividades, presione el botón enviar.
Esto hará que la sección de actividades tenga un e-mail y la sección archivos tendrá adjuntos
De clic en actividades. Se mostrará ventana emergente con el email
De clic en dicha actividad y verá los detalles del correo.
Si en la sección de detalles, el estado no es completado. Su correo no ha sido liberado.
Para liberar de clic en acciones y luego en procesar.
Buenas prácticas
El envío automático elimina el trabajo manual, pero también elimina la revisión humana. Estas prácticas evitan que un error se multiplique por cientos de correos.
- Prueba la plantilla contra un cliente interno antes de activarla. Manda los primeros envíos a un correo de tu propia empresa. Un error de redacción o una variable mal escrita llega a todos tus clientes en cuestión de minutos.
- Crea una plantilla por tipo de CFDI. El texto que acompaña un complemento de pago no es el mismo que el de una factura de ingreso o una nota de crédito. Repite la configuración para cada tipo.
- Registra más de un correo por cliente. Separa las direcciones con punto y coma para incluir a contabilidad, compras y al contacto operativo. Depender de una sola persona es el motivo más común de ‘nunca me llegó la factura’.
- Define una convención de nombres de archivo. Tus clientes archivan cientos de XML al mes. Un nombre que incluya folio o razón social les facilita la conciliación y reduce las llamadas para reenviar comprobantes.
Errores comunes que debes evitar
- Activar el envío sin verificar los correos del catálogo de clientes. Revisa que la pestaña de Facturación tenga correo válido y la casilla de envío activada. Sin eso, el CFDI se timbra pero nadie lo recibe.
- Escribir mal las variables de la plantilla. Las variables van con doble paréntesis, como ((Document.UUID)). Un error de sintaxis hace que el correo salga con el texto crudo en lugar del dato.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para enviar los CFDI automáticamente?
Crear la plantilla de notificación, capturar los correos en el cliente y activar el envío, actualizar la configuración de factura electrónica y contar con ClandBusFE instalado en su instancia.
¿Puedo enviar el CFDI a varios correos del mismo cliente?
Sí. En la pestaña de Facturación del cliente captura las direcciones separadas por punto y coma.
¿Sirve para otros tipos de CFDI además del complemento de pago?
Sí. Se repite la misma configuración creando una plantilla adicional para CFDI de ingreso, de egreso o el tipo que necesites.
¿Qué variables puedo usar en la plantilla?
Campos del documento como ((Document.UUID)) para el folio fiscal y ((Document.RazonSocialReceptor)) para la razón social del cliente, tanto en el cuerpo como en el asunto.
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