El ciclo de vida de implementación de un ERP
Al adquirir un sistema ERP se evalúan diferentes aspectos puntos que ayuden a tomar la mejor decisión. Además, no todo gira entorno al software sino también a entender el ciclo de vida de implementación de un ERP. Entender este punto, permitirá responder cuanto tiempo me llevara la instalación. La respuesta a esta pregunta es relativa. Todo dependerá de la estructura del proyecto y el tiempo total que se le dedique. Un proyecto puede llevar desde 2 meses hasta varios años.
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Primeras etapas del ciclo de vida de implementación de un ERP
Planificación y organización:
En algunos proyectos esto no se puede considerar como una fase del proceso, sin embargo, es una parte muy importante dentro de un plan, ya que en ella se establecen ciertos objetivos antes de comenzar a invertir el dinero, se asignan ciertas funciones dentro el equipo que se encargará del proyecto y se determinan tiempos. Si se trabaja en una buena planeación los resultados del proyecto se verán bien reflejados y todo comenzara acorde a lo planeado.
Elección e instalación del sistema:
Hacer una correcta elección del sistema que mantendrá nuestra información en orden, puede ser un desafío total, donde la información recabada para la búsqueda del mismo toma un lugar muy importante, la recaudación de ciertos datos precisos y específicos debe de ser una labor muy bien cubierta, ya que estos datos nos permitirán conocer cual es la necesidad de la empresa al adquirir un sistema ERP. Aunado a esto se tiene que dar la demostración del sistema, una selección entre las posibles opciones y una posterior negociación, ocupando entre 3 y 6 meses esta fase.
Instalación:
La instalación es un proceso que puede llevar poco tiempo, dando la entrega de hardware y software, instalación de componentes de infraestructura, como la instalación de redes y dispositivos de recopilación, instalación de software que puede durar varios días o semanas. El ERP en la nube puede tener nada o poco tiempo de instalación y no requiere de software.
Esto no todos lo hacen
Conversión de datos:
Una vez instalado todo el software del sistema viene una de las partes de mayor importancia dentro del proyecto la conversión de datos hacia nuestro sistema, donde se tiene que hacer la migración respectiva de toda la información que la empresa está manejando, cuentas, estados contables, registros, historial de clientes etc. Debe de ser toda la información que ha permitido el funcionamiento de la empresa. Antes de la activación es importante recalcar que toda la actividad transaccional se pasar al nuevo sistema ERP. Parte de esta actividad debe de ser complementada por medio de capacitaciones y validación de los recursos de TI además de constantemente estar asesorando que todos los pasos se vayan cumpliendo en el orden adecuado. A pesar de que esta actividad requiere mucho tiempo y esfuerzo, ejecutada de una buena manera no es una actividad que deba tomar demasiada calendarización en la empresa.
Debes hacerlo hasta el cansancio
Formación de usuarios y desarrollo de procedimientos: Esta es la actividad más importante dentro del desarrollo del proyecto, ya que en ella se asignan los roles que ocuparan los usuarios reales dentro del sistema además de una constante capacitación para el uso correcto y adecuado del mismo. El tiempo que lleve este proceso dependerá mucho del tamaño del proyecto, así como la cantidad de tiempo que los usuarios le dediquen al sistema, ya que a su vez tienen que cumplir con sus actividades diarias, y poder ir acoplándose a las nuevas actividades que el sistema requiere. Existen algunas empresas que dedican ayuda temporal para el mejor desarrollo del proyecto.
A partir de aquí muchos se pierden
Pruebas y validación:
Esta fase requerirá mucha atención de las personas encargadas del departamento de sistemas o tecnología, ya que ellos deberán estar constantemente unidos con los usuarios de las demás áreas, verificando que toda la información y transacciones están exactamente como se venía manejando en el sistema anterior. Para ello se deben de hacer ciertas pruebas piloto donde se requiera estar constantemente vigilando con los usuarios del área que todo funcione de manera adecuada y que además el sistema este cumpliendo con los objetivos planteados al principio. Esta serie de pruebas no deben de llevar mucho tiempo, puesto que, al hacer una buena migración de datos desde el principio, la información debe de fluir de manera adecuada y constante.
Cortar y poner en funcionamiento:
Este puede ser un proceso instantáneo, donde a los usuarios se les da la tarea de mantener al menos por dos periodos contables el antiguo sistema y a su vez el nuevo sistema, esto para no dejar de golpe y desacoplar totalmente a los usuarios, de igual forma para ir verificando que la información contenida en ambos sistema esta correcta y funciona de manera adecuada.
Esto no se acaba en la configuración
Seguimiento y finalización del proyecto:
El proyecto no termina en el momento en que el nuevo sistema se pone en funcionamiento y el anterior se apaga. La implementación continua, verificando que cada función se lleve de manera adecuada y que los usuarios tengan una capacitación constante, explotando al máximo los recursos del sistema y llegando más allá del uso común. Y así el sistema ERP debe de representar una tecnología para mejorar el rendimiento de la empresa.
La implementación correcta prepara el camino para un éxito continuo
A medida que va avanzando la tecnología, a medida que cada sistema o descubrimiento se va acoplando con las nuevas generaciones, se debe de estar preparados para esta transformación y más aún para las empresas, ya que el quedase obsoleto y sin actualizaciones, hará que las empresas se estanquen y no crezcan al ritmo que lo planean. Un sistema ERP actualizado y bien implementado, permitirá a nuestra empresa desarrollar todo el potencial que se pretende y mejor aún nos permitirá crecer de una mejor manera, y estar siempre preparados para los nuevos cambios.
Permite que ClandBus pueda orientarte en ese camino de implementación si estas considerando o evaluando un nuevo sistema ERP, para esto te dejamos una guía donde puedes evaluar los aspectos más importantes a la hora de considerar ciertos sistemas y además una pequeña comparación con uno de los sistemas más utilizados en México. ¿Quieres saber más de ciclo de vida de implementación de un ERP? Agenda una sesión con un Asesor de Negocios.
Hasta pronto.
