Cómo devolver productos con una nota de crédito directa en Acumatica
Acumatica tiene un método simplificado para generar directamente notas de crédito por devolución de productos físicos: entra a Facturas (SO303000), selecciona el documento tipo Nota de crédito (Credit Memo), captura el cliente y la referencia del documento a aplicar, y en la pestaña de detalles agrega el producto, la cantidad a devolver y el precio unitario.
Flujo Devolución por Nota de crédito directa
Cuando la Nota de crédito busca reflejar una devolución. La buena práctica es seguir un proceso de Devoluciones para crédito, tal y como se ilustra en nuestra guía “Crear Devolución para Crédito”:
Sin embargo, Acumatica cuenta con un método simplificado para generar directamente Notas de Crédito para devolución de productos físicos.
1. Para notas de crédito por productos físicos, el usuario deberá entrar a la pantalla Facturas (SO303000) y seleccionar el documento de tipo “Nota de crédito” o “Credit Memo”:
2. Introducir el cliente al que corresponda la nota de crédito, así como también la referencia del documento al que se aplicaría:
3. Una vez guardado el registro, continuamos en la pestaña de detalles para introducir el producto (Inventory ID), la cantidad a devolver, precio unitario, el almacén y la ubicación a la que se devolverá dicho producto.
4. Revisión de datos de detalle importantes a considerar para timbrado de notas de crédito:
– Producto SAT.
– Unidad SAT.
– Obj. Impuesto.
En la pestaña CFDI el usuario deberá revisar y confirmar los datos del receptor:
Aplicación a la factura de ingreso.
5. El usuario deberá ir a la pestaña de Aplicaciones para agregar un registro en la tabla:
6. Por default el tipo de documento a aplicar es “Invoice” o factura.
En la columna de Reference Nbr el usuario hará click, con lo que el sistema mostrará un listado de las facturas en status abierto, disponibles para el cliente:
6.1. Si la factura a la que se le desea aplicar la nota de crédito no se muestra en el listado. Será necesario revisar su status. Es posible que el documento esté cerrado con aplicación de pago:
6.2. Para poder continuar con el proceso, será necesario primero anular el pago aplicado:
6.3. Esta acción generará un movimiento de tipo “Voided Payment”, el cuál será necesario guardar y liberar:
Una vez liberado el movimiento de tipo “Voided Payment”. La factura adquirirá el status Abierto, y estará lista para su aplicación en la nota de crédito.
7. Una vez introducida la factura, el sistema completará los demás detalles y nos solicitará introducir en la columna de “Amount paid”, el monto cubierto por la nota de crédito:
8. Una vez guardados, revisados y confirmados los datos del documento se procede a la liberación de este con lo que la nota de crédito pasará al estado “Cerrado”:
En la factura podemos corroborar la aplicación de la nota de crédito:
Adicionalmente, el sistema creará automáticamente un movimiento de ajuste para incrementar el inventario del o los productos devueltos en los almacenes y ubicaciones señaladas en los detalles de las facturas.
Timbrado de la Nota de Crédito.
9. Para el timbrado de la nota de crédito debemos revisar la pestaña “CFDI Relacionados”:
Si la factura aplicada ya tenía un CFDI emitido, el sistema mostrará la sugerencia de CFDI relacionados:
10. El usuario definirá el tipo de relación del documento según las opciones del catálogo SAT:
11. Introducir el CFDI relacionado. Si la sugerencia de CFDI que el sistema le entrega es correcta, el usuario podría simplemente copiar el UUID del listado “CFDI Sugeridos” e introducirlo en la tabla de “CFDI relacionados” o, si así lo prefiere, puede introducir directamente el UUID del documento relacionado:
12. Una vez guardados los cambios, el documento estará listo para ser timbrado a través de las herramientas para timbrado desarrolladas por Clandbus.
Buenas prácticas
Este método es el atajo. Conviene saber cuándo usarlo y cuándo no, porque no siempre es lo correcto.
- Prefiere el flujo de devolución para crédito cuando sea posible. Cuando la nota de crédito refleja una devolución, la buena práctica es seguir el proceso completo de devoluciones para crédito. La nota directa es el método simplificado, no el recomendado por defecto.
- Usa la nota directa solo para productos físicos. El método está pensado para devolución de productos físicos. Para otros escenarios el tratamiento cambia.
- Captura siempre la referencia del documento original. Es lo que permite aplicar la nota contra la factura correcta. Sin ella, la nota queda flotando y alguien tendrá que rastrear a qué correspondía.
- Verifica el impacto en inventario. La devolución de producto físico debe reflejarse en existencias. Confirma que el movimiento se generó antes de cerrar el caso.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene usar la nota de crédito directa?
Es un método simplificado para devolución de productos físicos. Cuando la nota de crédito busca reflejar una devolución completa, la buena práctica es seguir el proceso de devolución para crédito.
¿Desde qué pantalla se genera?
Desde la pantalla de Facturas (SO303000), seleccionando el documento de tipo Nota de crédito o Credit Memo.
¿Qué datos necesito capturar?
El cliente al que corresponde la nota, la referencia del documento al que se aplicará y, en la pestaña de detalles, el producto (Inventory ID), la cantidad a devolver y el precio unitario.
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