Cómo dar de alta un nuevo usuario en Acumatica ERP
Entra al módulo Seguridad de Usuario (necesitas permisos de administrador), abre el menú Users y captura inicio de sesión, tipo de usuario, correo y entidad vinculada. En la pestaña Roles asigna los permisos: los roles tipo CLERK son para usuarios que solo capturan y los tipo ADMIN para quienes administran.
Para dar de alta un nuevo usuario existen varios metodos. En este proceso realizaremos la creación básica de un nuevo usuario.
1. Para dar de alta un usuario, debemos buscar el módulo “Seguridad de Usuario”
Nota: El usuario tendrá que ser administrador para ver dicho modulo
2. Dentro del modulo buscar el menú Users o Usuarios (dependerá de su traducción instalada)
3. En la pantalla rellenar los campos
Inicio de sesion: correo o nombre de usuario
Tipo de usuario: según la implementación que hayamos hecho en su empresa. Por ejemplo Generales.
Email: Correo electrónico del usuario
Entidad Vinculada: Usualmente el empleado ligado al usuario
Nota: Si el usuario creará ordenes de compra u venta, es necesario el alta del empleado y relacionarlo en el campo “Entidad Vinculada”
4. En la parte de abajo, en la pestaña “Roles” escoger los permisos que tendrá el usuario.
Roles de tipo CLERK son usuarios que solo capturan
Roles de tipo ADMIN son usuarios que pueden borrar
Roles de tipo VIEWER son usuarios que solo pueden ver
Las primeras letras del rol indican el modulo:
SO – Ventas
PO – Compras
IN – Inventarios
TX – Impuestos
GL – Contabilidad
AR – Cuentas por Cobrar
AP – Cuentas por Pagar
5. Guarde todos los cambios
Con esto habrá creado el usuario.
Nota: Si su empresa tiene habilitado un correo electrónico, el usuario recibirá un email con su usuario y contraseña.
Nota: Si su empresa maneja “Row Level Security” o “Seguridad por Nivel de Línea” asegúrese de actualizar los grupos de restricción a donde el usuario pertenece”
Nota 2: Si su empresa utiliza mapas de aprobación, asegúrese de actualizar los mapas de aprobación correspondientes.
Buenas prácticas
Un usuario mal configurado no da problemas el primer día: los da cuando intenta hacer algo que no puede, o cuando hace algo que no debía.
- Asigna el rol mínimo necesario, no el más cómodo. Dar ADMIN para evitar tickets de permisos parece práctico hasta que alguien modifica una configuración global. CLERK cubre a los usuarios de captura, que son la mayoría.
- Vincula el empleado si el usuario generará documentos. Si va a crear órdenes de compra o de venta, es necesario dar de alta al empleado y relacionarlo en el campo Entidad Vinculada. Sin eso, se topará con el bloqueo al primer documento.
- Define tipos de usuario según la operación de tu empresa. Generales, Contadores, Directores, Integraciones. Tener tipos claros hace que el alta sea una decisión de un segundo y no una discusión cada vez.
- Documenta quién autoriza altas y bajas. Un proceso de alta sin responsable definido termina con usuarios activos de personas que ya no trabajan ahí.
- Revisa los usuarios activos con periodicidad. Las bajas se ejecutan mucho menos que las altas. Una revisión trimestral evita acumular accesos sin dueño.
Preguntas frecuentes
¿Qué permisos necesito para crear usuarios?
Debes ser administrador. De lo contrario, el módulo de Seguridad de Usuario no será visible.
¿Cuál es la diferencia entre los roles CLERK y ADMIN?
Los roles tipo CLERK corresponden a usuarios que solo capturan información. Los roles tipo ADMIN corresponden a usuarios con facultades de administración.
¿Cuándo debo llenar el campo Entidad Vinculada?
Cuando el usuario vaya a crear órdenes de compra o de venta. En ese caso es necesario dar de alta al empleado y relacionarlo en ese campo.
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