Cómo crear una solicitud de anticipo de compra en Acumatica ERP
Entra a Órdenes de Compra (PO3010PL), selecciona la compra, busca la acción Create Prepayment Request, registra y valida los montos y guarda. Si tienes acceso al botón Remove Hold, presiónalo para liberar la solicitud. En la orden de compra podrás ver el tipo de documento Anticipo, su folio, el estado y la referencia de pago.
Durante el proceso de compra de un bien o servicio es común que algunos proveedores soliciten un anticipo para aceptar la compra. En Acumatica se tiene un proceso dentro del módulo de órdenes de compra donde usted podrá solicitar anticipos y registrar su aplicación a una compra.
Como registrar la solicitud de anticipo
1. Ingrese a la pantalla órdenes de compra – PO3010PL
2. Seleccione la compra a la que desea solicitar un anticipo.
3. Dentro de la compra, busque la acción “Create Prepayment Request”
4. En la ventana emergente, registre y valide todos los montos.
5. Guarde el documento
NOTA: Si aplica más de un anticipo y tiene encendida la opción “Validar Referencias Duplicadas” deberá colocar en el campo Ref. Proveedor un folio distinto.
6. Si tiene acceso al botón “Remove Hold” presionelo
7. Ahora deberá esperar a que el área responsable procese su anticipo.
8. En la pantalla de Orden de compra podrá ver:
El tipo de documento (Anticipo) y el número de folio del anticipo. (Ambos campos en color verde)
También podrá visualizar el estado que guarda el anticipo y la referencia de pago.
Nota: Si un anticipo tiene referencia de pago, significa que ha sido realizado el pago.
Nota 2: El estado abierto significa que el anticipo aún no ha sido aplicado a una factura.
Video Resumen
Buenas prácticas
El anticipo es dinero que sale antes de recibir nada. Vincularlo a la orden de compra desde el inicio es lo que evita que se pierda el rastro.
- Genera el anticipo desde la orden de compra, no como pago suelto. Creado desde la orden queda ligado a la compra y su aplicación es automática. Registrado por fuera, alguien tendrá que recordar aplicarlo manualmente.
- Usa folios distintos cuando apliques más de un anticipo. Si tienes activada la opción Validar Referencias Duplicadas, cada anticipo necesita un folio diferente en el campo Ref. Proveedor.
- Valida todos los montos antes de guardar. El anticipo condiciona la aplicación posterior contra la factura. Un monto mal capturado se arrastra hasta el cierre de la compra.
- Ten claro quién procesa el anticipo después de solicitarlo. Tras liberar la solicitud hay que esperar a que el área responsable la procese. Sin un responsable identificado, la solicitud se queda esperando indefinidamente.
Preguntas frecuentes
¿Dónde encuentro la opción para solicitar un anticipo?
Dentro de la orden de compra, en la pantalla PO3010PL, buscando la acción Create Prepayment Request.
¿Qué pasa si necesito aplicar más de un anticipo?
Si tienes encendida la opción Validar Referencias Duplicadas, deberás capturar un folio distinto en el campo Ref. Proveedor para cada anticipo.
¿Cómo veo el estado del anticipo?
En la pantalla de la orden de compra aparecen el tipo de documento (Anticipo) y el número de folio, además del estado que guarda y la referencia de pago.
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