Cómo crear un reembolso al cliente y aplicarlo a una devolución
El proceso tiene dos partes. Primero se ejecuta la devolución con el flujo correspondiente. Después, en la pantalla de Pagos y Aplicaciones, se inserta un nuevo registro con tipo de transacción Reembolso al Cliente, se capturan número de cliente, método de pago, cuenta de efectivo y descripción, y en la pestaña Documentos a Aplicar se liga con la devolución.
En la industria de la distribución y comercialización de productos es común que ocurran devoluciones o solicitudes de reembolso de un cliente. En el siguiente proceso analizaremos como procesar un reembolso en Acumatica.
Pasos:
1. Ejecutar proceso de Devolución
2. Crear Rembolso y Aplicar
Proceso de Devolución
Deberá ejecutar el proceso de devolución que lo puede encontrar en la siguiente guía: https://www.clandbus.com/blog/crear-devolucion-para-credito-rc-acumatica/
Crear Rembolso y aplicar
1. Ingresar a la pantalla de Pagos y Aplicaciones
2. Insertar un nuevo registro
3. En el tipo de transacción escoger Reembolso al Cliente
4. Rellene la información del reembolso como: No. de Cliente, Metodo de Pago del Reembolso, Cuenta de Efectivo, Descripción o folio de reembolso y guarde.
5. En la parte inferior, en la pestaña “Documentos a Aplicar”, presione sobre el icono de más y en la linea generada, escoja nota de crédito, folio, monto pago. Finalmente Confirme monto de devolución y guarde.
NOTA: Su Nota de Crédito genera en el proceso de Devolción deberá tener el estado de “Abierto”, para nuestro ejemplo el cliente cuenta con la nota de crédito generada:
6. Libere el documento de reembolso:
El sistema generará un asiento contable afectando la cuenta de bancos donde ha salido el dinero del reembolso:
Conclusiones
Este proceso aplica para versiones de Acumatica aplica a versiones menores a 21R1. En futuras versiones habrá un proceso simplificado de reembolso, por lo que lo invitamos a mantener su póliza de soporte y de licenciamiento actualizada para recibir nuevas funciones.
Buenas prácticas
El reembolso es dinero saliendo hacia un cliente. Que quede aplicado contra la devolución es lo que evita que se pierda el rastro.
- Ejecuta primero la devolución, después el reembolso. El orden importa: sin el documento de devolución, el reembolso no tiene contra qué aplicarse y queda como un saldo suelto.
- Captura el folio de reembolso en la descripción. Es el dato que permite ligar el movimiento con el reclamo del cliente y con el comprobante de la transferencia.
- Verifica la aplicación en Documentos a Aplicar. Si el reembolso queda sin aplicar, la cuenta del cliente muestra un saldo que no corresponde a la realidad.
- Define quién autoriza reembolsos y hasta qué monto. Es una salida de efectivo hacia el cliente. Sin política de autorización, el control depende del criterio de quien captura.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasos tiene el proceso?
Dos: ejecutar el proceso de devolución y después crear el reembolso y aplicarlo.
¿Qué tipo de transacción debo elegir?
Reembolso al Cliente, en la pantalla de Pagos y Aplicaciones.
¿Qué datos captura el reembolso?
Número de cliente, método de pago del reembolso, cuenta de efectivo y una descripción o folio de reembolso.
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