Cómo crear un pago directo a proveedor en Acumatica ERP
En la pantalla de Cheques y Pagos agrega un nuevo registro, captura proveedor, método de pago y cuenta de efectivo, y en la pestaña de documentos a aplicar carga las facturas ya capturadas. Si el pago ocurre antes de la factura se registra como documento tipo anticipo; si ocurre después, como documento de pago.
En este método, no necesariamente tiene que existir una factura
Restricciones:
- Si el pago pasa antes de una factura, se captura como documento tipo anticipo
- Si el pago pasa después de la factura se captura como documento de pago
1.- Ingresamos a la pantalla de Cheques y Pagos
2.- En la opción cheques y pagos agregamos un nuevo registro
3.- Llenamos los datos (proveedor, método de pago, cuenta de efectivo).
En la pestaña documentos a aplicar se cargan las facturas que previamente fueron capturadas
4.- Guardamos
5.- Una vez guardado se genera el folio y debemos confirmar el monto a pagar
Si se tiene configurado la opción de retenido, se debe de desmarcar la opción de retenido
Si de tiene configurado el campo Ref. de Pago, deberá insertar una referencia allí (usualmente es el número de operación bancaria)
6.- Se libera
Si se hizo correctamente el documento cambia de estado y en la pestaña historial de aplicación, aparecen los documentos a los que se aplicó
Captura de Anticipos
Si el pago pasa antes que la factura, se mete como anticipo
1.- Ingresamos a la pantalla de Cheques y Pagos
2.- Agregamos un nuevo registro
3.- Rellenar usando tipo de documento anticipo
4.- Se coloca monto de pago y se rellenan los datos que pida pantalla
En este caso, no es necesario rellenar la pestaña de Documentos a Aplicar
Si se tiene configurado la opción de retenido, se debe de desmarcar la opción de retenido
Si de tiene configurado el campo Ref. de Pago, deberá insertar una referencia allí (usualmente es el número de operación bancaria)
5.- Presionamos el botón de Liberar y el documento cambiara a estado Abierto
Este documento queda a la espera de aplicar hacia a una factura
6.- Cuando se tenga la factura se relaciona cargando el documento .
7.- Presionamos el botón de Liberar
Si todo es correcto en historial de aplicación queda el registro
Buenas prácticas
El pago directo es flexible justo porque no exige factura previa, y ahí está su riesgo: pagos que nunca se aplican a nada.
- Decide el tipo de documento según el momento, no según la costumbre. Si el dinero sale antes de que exista la factura, es anticipo. Si sale después, es pago. Registrarlo mal deja saldos que después nadie sabe cómo cerrar.
- Captura siempre la referencia bancaria. Si tienes configurado el campo Ref. de Pago, ahí va el número de operación bancaria. Es el dato que permite conciliar el movimiento con el estado de cuenta.
- Revisa la opción de retenido antes de liberar. Si está configurada, hay que desmarcarla. Es la causa más común de que un pago quede detenido sin razón aparente.
- Verifica el historial de aplicación después de liberar. Ahí aparecen los documentos a los que se aplicó el pago. Si está vacío, el pago quedó suelto y no está reduciendo ningún saldo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una factura para crear un pago directo?
No necesariamente. Ese es el punto de este método: el pago puede registrarse sin que exista previamente una factura.
¿Cuándo se captura como anticipo y cuándo como pago?
Si el pago ocurre antes que la factura, se captura como documento tipo anticipo. Si ocurre después de la factura, como documento de pago.
¿Cómo confirmo que el pago se aplicó correctamente?
Al liberarlo, el documento cambia de estado y en la pestaña de historial de aplicación aparecen los documentos a los que se aplicó.
Te puede interesar
- Flujo de Orden de Compra con Asientos Contables
- Cómo Automatizar la Captura de Cuentas por Pagar en Acumatica ERP
- Guía Técnica completa para gestionar el flujo de efectivo con Acumatica ERP
Recursos adicionales
¿Necesitas ayuda con tus cuentas por pagar? En ClandBus implementamos y damos soporte a Acumatica ERP en México. Conoce nuestro módulo de contabilidad de Acumatica o escríbenos para una asesoría. Contáctanos.
Si el costo de importación no llega a su producto, esto se resuelve de raíz con un ERP. Vea cómo funciona el software para compras e importaciones que implementamos en México.
Profesional y emprendedor de las tecnologías de la información con experiencia en software de gestión empresarial (ERP), de administración de portafolios de proyectos (PPM), computación en la nube, administración de la relación con el cliente (CRM), inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas.
