Cómo crear, aprobar y recibir una orden de compra en Acumatica ERP
Entra al módulo de Compras y presiona Crear Orden de Compra. Valida proveedor, propietario, referencia y fechas, y agrega las líneas con sucursal, número de inventario, almacén, unidad de medida, cantidad y costo unitario. Guarda y presiona Remove Hold para enviar a aprobación. Requiere usuario con permisos de crear órdenes de compra y con alta de empleado.
Secuencia de pasos para la creación de una nueva orden de compra, aprobación y recepción.
Pre-Requisitos:
– Usuario con permisos de crear órdenes de compra
– Usuario con alta de empleado
Diagrama de Operación
Creación de orden de compra
1a. Ingresar al Módulo de Compras
1b. Presionar el botón Crear Orden de Compra
2. Seleccionar y validar:
a) Proveedor
b) Confirmar que el propietario sea el correcto
c) Agregar una referencia al proveedor
d) Validar fechas
e) Anotar descripción de la orden de compra
3. Dar clic en símbolo “+” para agregar nueva línea y llenar los campos necesarios como:
– Sucursal
– No. de Inventario
– Almacén
– Comprobar que esté correcto Unidad de Medida (UM)
– Cantidad ordenada
– Costo unitario
4a. Una vez llenados los campos, se validan que estén correctos y se da clic en Guardar.
4b. Dar clic en REMOVE HOLD para mandar a aprobación
Recuerda que los datos ingresados son responsabilidad del propietario
Aprobación
Nota: Esta sección la realiza solo el aprobador
1a. Entrar al módulo de Compras.
1b. Buscar la orden a aprobar
1c. Dar clic a orden de compra a aprobar
2. Primero, valida que toda la información se encuentra correctamente, en caso de estar correcta, dar clic en AUTORIZAR, caso contrario RECHAZAR la orden de compra
Esto cambiará el estado de la aprobación de la Orden de Compra a Aprobado
Solicitud de anticipo
Nota: Esta sección es solo si es requerido un anticipo
1a. Entrar al módulo de Compras.
1b. Buscar la orden que requiere anticipo
1c. Dar clic a orden de compra
1d. En la orden de compra dar clic en los 3 puntos y luego en Create Prepayment Request, esto abrirá una ventana
2. Llenar el monto con la cantidad a solicitar incluyendo los impuestos
3. Una vez que las cantidades y el monto estén correctos para el anticipo, da clic en Guardar y luego en RELEASE, para cerrar la ventana emergente
Posteriormente, al enviar la solicitud, podrás ver el estado del anticipo en la pestaña de PREPAYMENTS
Finalmente, en cuanto el pago sea autorizado, el sistema colocará la referencia en el campo “Ref. de Pago”.
Recepción
1a. Entrar al módulo de Compras.
1b. Seleccionar “Nueva Recepción de Compra”
2. Llenar y validar la información del proveedor
3. Colocar una referencia de proveedor, propietario y muy importante dar clic en Crear Factura
4. Dar clic en ADD PO, esto abrirá una ventana donde buscarán la Orden de Compra que se va a recibir
Seleccionar la Orden de Compra que se va a recibir y dar clic en AGREGAR Y CERRAR
5. Confirmar cantidades que se reciben
Si un producto no se recibe, en vez de colocar 0 en Cantidad a Recibir, eliminar la línea seleccionándola y dar clic en la X
6. Una vez validada toda la información dar clic en Guardar y RELEASE
7. Una vez Liberando, en le pestaña de FACTURACIÓN aparecerá la factura que se creó, dar clic en ella y abrirá una ventana emergente
8. En la Factura que se abre dar clic en la pestaña CFDI y luego en el icono de “lupita” del campo UUID
Buscar el UUID del CFDI que le corresponda a esta factura y dar clic
9. Validar los datos cargados y de estar correctos, GUARDAR
Vídeo Proceso
La orden de compra es el documento que compromete dinero de la empresa. Quien la captura carga con la responsabilidad de sus datos.
- Confirma que el propietario de la orden sea el correcto. Los datos ingresados son responsabilidad del propietario. Si ese campo queda con la persona equivocada, la trazabilidad de quién autorizó se pierde.
- Verifica la unidad de medida en cada línea. Es el error más costoso de la captura: pedir cajas cuando el precio es por pieza multiplica el monto de la compra sin que nadie lo note hasta la recepción.
- Da de alta al empleado antes de otorgar permisos. El usuario necesita tanto permisos de crear órdenes como alta de empleado. Sin lo segundo, se topará con un bloqueo que parece un problema de permisos.
- Captura la referencia del proveedor desde el inicio. Es el dato con el que el proveedor identifica el pedido. Sin él, cada seguimiento requiere una llamada.
- Revisa antes de quitar la retención. Remove Hold envía el documento a aprobación. Corregir después implica regresar el flujo y consumir tiempo de quien aprueba.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos necesita el usuario?
Permisos para crear órdenes de compra y estar dado de alta como empleado.
¿Qué datos lleva cada línea de la orden?
Sucursal, número de inventario, almacén, unidad de medida, cantidad ordenada y costo unitario.
¿Cómo envío la orden a aprobación?
Después de guardar, con el botón REMOVE HOLD.
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