Cómo controlar caja chica y gastos de viaje en Acumatica ERP
El empleado captura su solicitud en la pantalla EV401001 (Reembolso de Gastos Por Proveedor), que solo muestra sus propias solicitudes. Cada línea del reembolso lleva su proveedor, y cuando se genera la factura aparecen el tipo Bill y el número de referencia de AP. Requiere los módulos de Tiempos y Gastos, Reembolsos por Proveedor y Descarga Masiva de CFDI.
En las empresas es común que existan fondos pequeños de dinero para los gastos comunes del día a día. En México se le conoce como “Caja Chica”. La caja chica usualmente tiene montos pequeños de dinero (menores a 10 mil pesos) y son utilizados para realizar gastos del día en la oficina como pueden ser: consumibles, despensa, pago de algunas facturas no deducibles y demás. También existen gastos propios que se generan cuando una persona viaja.
En este módulo podremos ingresar todos los gastos de viaje así como los gastos de caja chica.
Pre-requisitos
1. Módulo de Tiempos y Gastos
2. Módulo ClandBus Reembolsos por Proveedor
3. Módulo de Descarga Masiva de CFDIs ClandBus
Diagrama de Flujo
Proceso
1. El usuario que solicita reembolso entra a la pantalla EV401001 – Reembolso de Gastos Por Proveedor
2. La pantalla EV401001 – Reembolso de Gastos Por Proveedor – Mostrará las solicitudes actuales del empleado que ha iniciado sesión. Por lo que no verá reembolsos solicitados por otro empleado.
Entre los campos que mostrará la consulta son:
Campo | Detalle |
Type | Valores: Bill o Vacio |
AP Reference Nbr. | Mostrará el número de Factura o Bill cuando el reembolso ya tenga una factura creada. En caso de no tenerla, se mostrará vacío. |
Reference Nbr. | Número de reembolso. Se repetirá de acuerdo a la cantidad de lineas que tenga el reembolso. Cada linea del reembolso tendrá un proveedor. |
Expense Date | Fecha del Reembolso de Gastos |
Descripción | Texto que resume el objetivo del Gasto |
Claimed By | ID del Empleado solicitante |
Status | Estado que guarda solicitud Reembolso. Tendrá dos valores: Approved o Hold |
AP Status | Estado que guarda solicitud Reembolso respecto a la cuenta por Pagar. |
Vendor | Proveedor del Gasto asociado |
Expense Item | El articulo usado para solicitar reembolso |
UUID | ID del CFDI. |
Cash Account | Cuenta de Caja Chica, Tarjeta de Crédito o Banco con que se pagará el reembolso. Opcional. |
3. El usuario dará clic en agregar registro
4. Usuario ingresa una descripción, moneda y fecha del documento. Guardará.
5a. En la sección de detalles, colocará cada una de los tickets, facturas o notas. En este ejemplo tendremos 3 proveedores, por lo que serán 3 lineas.
5b. Deberá escoger el proveedor y la ubicación. Además, si cuenta con CFDI, deberá buscarlo. Solo aparecen los CFDI disponibles del proveedor. Guardamos
5c. Repetimos hasta finalizar nuestro reembolso. En nuestro caso, luce como en la imagen abajo expuesta. Tenemos 3 proveedores distintos. Uno de ellos si cuenta con CFDI.
6. El usuario podrá imprimir su solicitud para firma presionado el botón “Print”
Generando un formato estándar para documentar.
7. Una vez capturados el reembolso, enviaremos a aprobación el mismo presionando el botón “Submit”
El reembolso cambiará de estado a “Pending Approval” o “Pendiente de Aprobación”
Imagen antes de enviar
Imagen después de enviar a aprobación
Aprobación
8. El aprobador revisará y decidirá si aprueba. En caso de aprobación, el empleado recibe notificación y el documento cambia de estado
9. El usuario podrá generar las facturas de cuentas por pagar, presionando el botón “Crear Factura de AP”
Al presionar, se comienza creación de facturas
Si los documentos fueron creados, se arroja mensaje de proceso exitoso
10. Los documentos creados pueden ser revisados en Cuentas por Pagar, en la ventana “Facturas y Ajustes”
11. Además el usuario podrá revisar en la pantalla EV401001 – Reembolso de Gastos Por Proveedor – Los resultados.
12. El usuario de finanzas, podrá revisar el documento de factura. Al contar con el modulo de descarga masiva de CFDIs de ClandBus, tendrá relacionada la información
Video Tutorial
Buenas prácticas
La caja chica es el rubro donde se pierde más control por montos pequeños. Estas prácticas la vuelven auditable sin volverla burocrática.
- Fija un monto máximo y una política de reposición. La caja chica suele manejar cantidades menores a diez mil pesos. Sin un tope escrito y una regla de cuándo se repone, el fondo crece hasta volverse un presupuesto paralelo sin control.
- Separa gastos deducibles de no deducibles desde la captura. La caja chica mezcla consumibles, despensa y facturas no deducibles. Clasificarlo al momento del gasto evita que contabilidad tenga que depurarlo al cierre.
- Exige el CFDI como parte de la solicitud, no después. Reconstruir comprobantes semanas más tarde es el trabajo más ingrato del área. Con el módulo de descarga masiva, el comprobante puede vincularse desde el inicio.
- Aprovecha que cada empleado ve solo sus solicitudes. La pantalla filtra por el usuario que inició sesión. Eso permite que la captura la haga quien gastó, sin exponer los gastos del resto del equipo.
- Cierra el ciclo de viajes con fecha límite de comprobación. Los gastos de viaje se comprueban con el viaje ya terminado y la urgencia disuelta. Un plazo definido evita que queden abiertos indefinidamente.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la caja chica?
Es un fondo pequeño de dinero, normalmente menor a diez mil pesos, que las empresas destinan a gastos comunes del día a día como consumibles, despensa o facturas no deducibles.
¿Qué módulos necesito para operar los reembolsos?
El módulo de Tiempos y Gastos, el módulo ClandBus de Reembolsos por Proveedor y el módulo de Descarga Masiva de CFDI de ClandBus.
¿Puedo ver las solicitudes de otros empleados?
No. La pantalla EV401001 muestra únicamente las solicitudes del empleado que inició sesión.
¿Cómo sé si un reembolso ya tiene factura?
En la consulta, el campo Type muestra el valor Bill y el campo AP Reference Nbr. muestra el número de factura. Si están vacíos, la factura aún no se ha creado.
¿Puedo registrar gastos de viaje en el mismo módulo?
Sí. El módulo permite capturar tanto los gastos de caja chica como los gastos propios que se generan cuando una persona viaja.
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