Como solucionar el problema del retrabajo y baja productividad
Dentro de las organizaciones existen diferentes actividades que se tienen que llevar acabo para el correcto funcionamiento de la organización, pero ¿qué pasa cuando estas actividades no se realizan correctamente? Evidentemente, lo primero que ocurre es la corrección. Si el error es una constante en múltiples actividades que no se están ejecutando de una manera adecuada, ocasiona constantes retrabajos dentro de la empresa, haciendo que los procesos se hagan torpes, se repitan constantemente actividades que ya no tendrían porque volver a realizarse y por ende se generen grandes cuellos de botella, perdiendo eficiencia, tiempo, dinero y personal y que son señales urgentes de un cambio estratégico.
Lo alarmante de esta situación es que muchas empresas trabajan diariamente así, sin conocer las consecuencias futuras que este tipo de problemas trae, creciendo más y mas como una bola de nieve que no tiene fin y que al final en el impacto ya es demasiado tarde para poder solucionar dichas problemáticas.
México, ¿El país más trabajador de todos?
Los datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, revela que México. El ciudadano promedio del país trabaja 2,255 horas al año, o un poco más de 43 horas a la semana. Considerando que la mayor parte de los trabajos ofrecen un horario de 9 horas (con una hora de comida), esto tiene sentido.
De hecho, según un estudio realizado por el departamento de investigación de Merca2.0, la mayor parte de personas, al menos 30,2 por ciento de ellas, trabaja entre 45 y 50 horas a la semana. El rango más bajo, con cerca de 20 horas de trabajo a la semana, apenas llega al 1 por ciento de empleados.
En segundo lugar está Costa Rica, a menudo descrito como el país más feliz del mundo; Corea del Sur, Grecia y Chile completan los cinco primeros.
Promedio de horas trabajadas
- México – 2255 horas al año
- Costa Rica – 2212 al año
- Corea del Sur – 2069 al año
- Grecia- 2035 al año
- Chile – 1974 al año
La cifra de México se traduce en 43 horas semanales.
En contraste, México registra los niveles más bajos de productividad laboral entre todas las clases de Pymes, dijo el Contador Público Certificado, Raúl Beyruti Sánchez, Presidente de GINgroup.
Respecto a los países miembros de la OCDE con los que México tiene mayor trato comercial, Canadá es el país donde menos horas se trabaja al año, al acumular 1,703 horas. Asimismo, en Estados Unidos, cada trabajador en promedio destina 1,783 horas al trabajo, muy cerca del promedio de la OCDE, que es de 1,763 horas.
El costo de no hacer nada.
Si prestamos atención a cómo funciona nuestra organización, es fácil que descubramos que a menudo la inercia (la forma en la que siempre hemos hecho las cosas), la carga de trabajo (que utilizamos como excusa para no acometer ningún cambio), la pereza (sencillamente no nos importa), el miedo (sabemos que deberíamos cambiar pero no tenemos la seguridad y voluntad necesaria para hacerlo), la falta de compromiso, la ceguera (no prestamos atención a lo que sucede a nuestro alrededor), o la arrogancia (creer que somos los mejores y que no necesitamos cambiar), nos impiden evolucionar como empresa y adaptarnos a las nuevas necesidades de nuestros clientes.
No hacer nada implica perder oportunidades para crecer, mejorar nuestros procesos, atender mejor a nuestros clientes, ganar cuota de mercado, encontrar nuevos nichos, ser más efectivos y eficientes. No hacer nada, implica en última instancia, convertirnos en una organización irrelevante.
¿Cómo afecta el retrabajo a cada área de una empresa?
El retrabajo es la repetición o duplicación de un trabajo ya hecho.
- Área de finanzas: Dentro del área de finanzas existen diferentes maneras de identificar estos retrabajos, uno de los mas notorios es tener que validar en varias ocasiones los informes financieros o contables cuando nos lo solicitan, ya que cada informe es generado con retrasos en información específica, movimientos o transacciones que dependen de otra área haciendo que el contador ingrese manualmente cientos de pólizas.
- Área de producción: La cadena de producción requiere conocer la cantidad de material que se ocupa para la elaboración de productos, la materia prima que se encuentra en progreso y los nuevos pedidos de producción. En más de una ocasión, las empresas sufren de retrabajos para coordinar al área de almacén, ventas y producción. Esto llega a ser tan reiterativo y tardado que ocasiona el retraso de la producción, la entrega de pedidos y ventas.
- Área de ventas: Dentro del área de ventas se producen retrabajos al coordinar los esfuerzos de mercadotecnia, facturación, cobranzas y seguimiento de los pedidos. El retrabajo puede ser tal que la obtención de detalles es muy tardada, por lo que hay que elaborar este informe solicitando a otras áreas información y tratando de unirla por medio de hojas de cálculo.
¿Qué hacer para eliminar el retrabajo?
Cuando se están presentando estos problemas es necesario tomar conciencia sobre la adopción de un sistema ERP, establecer métricas claras por área y establecer flujos de trabajo donde participen todos los empleados. Un sistema ERP facilita la integración de información de distintas áreas, genera de manera automática cientos de pólizas y la validación se reduce a minutos ganando eficiencia en registro, elaboración y validación. Con un software ERP la comunicación y coordinación se facilitan al integrar toda la información en solo lugar y con actualizaciones instantáneas ante cualquier cambio.
ClandBus se centra en cubrir las necesidades totales de una empresa con el sistema ERP que se provee, no solamente dando soluciones parciales y a corto plazo, si no más bien pensando el bienestar futuro de la empresa, dando
- Una licencia sin limite de usuarios: que permita hacer mas rápidos y correctos cada uno de los procesos, no solo permitiendo acceso a empleados al sistema, también a dispositivos, clientes o proveedores sin tener que pagar licencias adicionales que puedan consultar esta información y hacer más rápidos los procesos de la empresa.
- Flexibilidad: Esta se ve reflejada cuando la información de la empresa puede ser consultada desde cualquier dispositivo y en cualquier navegador, teniendo una interfaz amigable, de fácil acceso y uso, que permita que con menos clics se hagan de manera mas veloz y precisa las consultas que deseamos, o la información que necesitemos conocer. Además, si es necesario integrar sistemas, adecuar funciones o desarrollar nuevas sea posible de manera sencilla, ágil y eficiente.
- Ahorro: Toda empresa desea tener más ahorros, esto es posible con ClandBus, ya que nuestro sistema ERP te permitirá agregar usuarios adicionales sin tener que pagar licencias adicionales. Además, el sistema está construido sobre una plataforma de desarrollo con lenguajes de programación bien conocidos (C#) que hacen más baratos y fáciles de integrar los desarrollos propios o de terceros
¿Qué corregir el retrabajo con Acumatica ERP Cloud?
- Automarizando actividades desde para invetir menos en horas de trabajo: Te permitirá actualizar tus datos y actividades sin tener que realizarlas manualmente y evitar errores de captura.
- Conectar herramientas de gestión de tiempo para aumentar la productividad: Acumatica cuenta con código abierto para enlazar herramientas clave que ayuden a agendar fácilmente las actividades y reorganizar el tiempo.
- Evitar el trabajo manual: Los trabajadores se encuentran forzados a realizar trabajos manuales pero con Acumatica ERP, Ocupas tu tiempo en tomar mejores decisiones para el negocio que en capturar datos
- Implementar KPI´s (Indicadores de Rendimiento): La empresa puede realizar indicadores en la misma herramienta Acumatica para dar seguimiento al trabajo que realizan sus colaboradores y así buscar las estrategías para mejorar la productividad.
¿Como te ayuda ClandBus en los procesos de productividad?
En ClandBus nos encargamos de dar la Asesoría adecuada para adaptar las mejores prácticas y así tu empresa pueda optimizar sus procesos de negocio eliminando el retrabajo aumentando la productividad y eficiencia junto la tecnología de Acumatica ERP.
Si estás evaluando adquirir un sistema ERP, descarga gratis una guía completa de evaluación de un sistema ERP. ¡Hasta Pronto!