Como resolver el problema de exceso de inventarios
Si bien contar con altos niveles de inventario tiene ventajas y desventajas para las empresas distribuidoras, mayoristas o productoras, son más fuertes las desventajas que pueden hacer colapsar a una empresa. En esta entrada abordaremos desde nuestra perspectiva como resolver el problema de exceso de inventarios.
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La trampa del exceso de inventario
Ya sea por falta de recursos humanos, tecnológicos o motivacionales existen miles de empresas que no toman en cuenta con sufiente atención los altos niveles de inventario. Muchas empresas (no importando el tamaño), no terminan de entender todos los costos que implica contar con altos niveles de inventario o no visualizan como la liquidez del negocio podría mejorar con menos inventario.
El gran problema es contar con un balance entre no tener exceso pero tampoco quedarse corto. Miles de pequeñas y medianas empresas caen en la trampa del exceso. Es natural caer en esta trampa ya que la tarea de los compradores o de los analistas de inventarios es compleja y no existe una sola forma de resolverlo. Las causas de caer en excesos suelen ser:
- Alto nivel de servicio
- Espejismo de Crecimiento
- Reducción de costos
Analizando las ventajas
¿Contar con altos niveles de inventario es bueno para el servicio al cliente? Si. La gestión del inventario es una constante batalla entre minimizar los costos y garantizar el abasto para nuestros clientes. Contar con alto nivel de inventario nos garantiza tener siempre producto a la mano.
Cuando con ayuda de un sistema erp moderno realizas el análisis de información por medio de indicadores clave de rendimiento (KPI) encontrarás que existen las siguientes ventajas de tener más inventario:
- Menor tiempo de entrega del inventario
- Mayor satisfacción del cliente (entregas más rápidas)
- Cumplimiento en entregas más grandes
- Captación de ventas inesperadas
- Menor costo de adquisión de productos por compras por volumen
- Disminución de costos de logística/importación
Analizando las desventajas
Si leemos todas las ventajas de tener más inventario suena bastante bien. Cualquier empresa podría caer en esta trampa (y lo hacen). ¿Quien no quiere tener clientes felices, entregas rápidas y mejores costos de logistica?. Contar con mucho inventario resulta en los siguientes incovenientes:
- Altos niveles de inventario resulta en capital estancado
- Incremento en gastos de energía, agua y mantenimiento
- Costos adicionales por renta de espacio. Cada vez más grandes.
- Productos que se hacen obsoletos
- Menor liquidez para la empresa
- Poca diversificación de productos por falta de inversión
- Mayor cantidad de personal
- Notable incremento en la incidencia de robo hormiga
- Incrementos en la tasa de accidentes de empleados y sus consecuencias
- Costos ocultos como seguridad fisica, perimetral y de video
- Gastos por seguros, limpieza y/o renovación de muebles
Todas estas desventajas hacen que mucho capital no esté disponible para otras actividades. Se incrementa la necesidad de préstamos y por tanto de intereses. La rentabilidad no mata las empresas, la falta de liquidez si.
Otros Factores
Cuando analizamos las desventajas y ventajas del inventario notamos que el secreto es el balance. Existen otros elementos externos que muchas veces no son considerados. Por ejemplo, existen factores como la coordinación entre proveedores, distribuidores y clientes.
La coordinación entre clientes, proveedores y distribuidoes se intenta resolver por medio de interfaces entre sistemas, sin embargo no contar con un sistema erp moderno como Acumatica, o si se utilizan malos diseños producen resultados que impactan negativamente el rendimiento de la cadena logistica.
Como resolver el problema de exceso de inventarios
Como vimos, las desventajas son mayores que las ventajas de contar con altos niveles de inventarios. Los procesos modernos de distribución de productos deben enfocarse en procesos en tiempo real. Creer que una entrega más rápida da una experiencia al cliente es una solución temporal y la verdadera satisfacción radica en más factores.
La solución es contar con un balance de inventario en tiempo real. Un sistema ERP para pymes, en la nube e integrado a un software de planeación de inventarios es la solución. En ClandBus hemos diseñado una solución especifica que permite analizar la demanda historica de productos, la tendencia de compras, la demanda actual de ventas, la disponibilidad de productos, el tiempo de abasto y cientos de parametros más que permiten controlar todo el proceso de surtimiento de productos de manera eficiente. Todo esto se logra mediante un análisis y predicción avanzada de información.
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