Cómo recibir alertas automáticas del Negocio con Acumatica ERP
Primero que nada, las notificaciones automáticas en Acumatica fomentan la colaboración y automatizan procesos de entrega de información. En este tutorial te mostraré que necesitas hacer para poder habilitar tus propias notificaciones. Conoce como recibir alertas automaticas del Negocio con Acumatica ERP.
Notificaciones automáticas en Acumatica: Escenario de negocio
En la publicación anterior te mostré ¿Cómo autorizar documentos en Acumatica ERP? basándonos en ordenes de compra que eran autorizadas por los directivos de la compañía. En esta ocasión completaremos ese escenario creando notificaciones que envíen un correo electrónico a los involucrados. En resumen:
- Un usuario A genera una petición de compra
- Un usuario B que autoriza la orden, recibe correo electrónico solicitando la revisión
- El usuario A recibe un correo si se autoriza la orden.
- Usuario A continua con proceso de compra y libera factura
- Usuario C recibe notificación de la factura
Pre-requisitos
Para poder habilitar la funcionalidad presentada en este escenario de negocio se necesita:
- Módulo de Finanzas Avanzado
- Módulo de Distribución Avanzado
- Monitoreo y Automatización
- Correo electrónico
A nivel configuración deberá encender las siguientes características:
Activación de correo electrónico
El primer paso, es contar una cuenta de correo electrónico con acceso POP. Debemos dar de alta esta cuenta dentro del módulo de configuración y en la parte de Cuentas de Correo del Sistema; Aquí se muestra la configuración:
En Amarillo:
- Ruta que debemos seguir (Configuración/Email/Cuentas de Correo del Sistema)
En Verde, vemos los datos que debemos rellenar:
- Un nombre de la cuenta (admin)
- La cuenta de correo a usar (admin@revisiontwo.com)
- El tipo de protocolo a utilizar (POP)
- Los servidores a donde se realizará la conexión (outlook.office365.com)
- La información de acceso (admin@revisiontwo.com y contraseña *******)
Una vez completada la información en esta primera pestaña, debemos completar la información en “Advanced Settings”
En verde:
- Parámetros para autenticar el correo en el servidor
- Puertos y protocolos (TLS, 995, 587)
- Tiempo de salida (1 minuto)
En azul:
- Una vez guardados los datos, de clic en test
- Si la configuración es correcta, recibirá una notificación (icono verde)
Creando una primera notificación
Hasta este punto ya tenemos un correo electrónico para poder enviar mensajes desde Acumatica. Lo que necesitamos ahora es crear las notificaciones basadas en los cambios realizados por los usuarios en las pantallas de operación. ¿Como es esto? Acumatica provee una opción que permite crear estas notificaciones:
Al dar clic sobre este botón, se abre una ventana como la siguiente:
Automatizando el envío de las notificaciones automáticas en Acumatica
En la pantalla anterior tienes que:
- Darle un nombre a la notificación (Description)
- Colocar un Tema de Envio (Subject)
- En la pestaña “Message” el texto que usted quiere enviar
- Guardar
La mía quedó así:
Además, como notarás hay campos encerrados entre paréntesis que sirven como comodines para llamar campos de Acumatica ((Document.OrderNbr)) extrae el numero de documento que genera la notificación.
Pestaña de Condiciones
Ahora en la pestaña de condiciones tienes que establecer que parte de la pantalla generará un evento. En mi ejemplo quiero que la condición sea: Cada que una orden queda pendiente de aprobación, el sistema informe al usuario mediante un correo electrónico.
Pestaña de Direcciones
En contraste aquí añadimos a quien queremos enviarle el correo. Esto con datos del sistema (usuarios, empleados, etc.)
Pestaña de Campos
Representa los elementos que tiene que monitorear el sistema sobre cualquier campo.
Probando las notificaciones automáticas en Acumatica
El escenario que dispara la condición es cuando una orden necesita una aprobación:
Como resultado el sistema genera un mensaje que anteriormente generamos y que tenemos que enviar.
Con esto habilitas la creación de notificaciones automáticas en Acumatica.
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