Cómo programar tareas automáticas en Acumatica ERP con Automation Schedules
En cualquier empresa, realizar tareas como el procesamiento de documentos puede consumir una cantidad significativa de tiempo y recursos del sistema. Realizar estas tareas manualmente puede ser una carga para ti y tus empleados, además de que podría afectar el trabajo de los usuarios si se ejecutan durante horas pico, aquí es donde la programación tareas automáticas en Acumatica ERP se vuelve fundamental. Programar estas tareas para que se ejecuten automáticamente te libera a ti y a tus empleados de tener que recordarlas, asegurando al mismo tiempo que se realicen de manera regular y en momentos que no afecten a los usuarios, como durante la noche o los fines de semana para las tareas que requieren muchos recursos.
En Acumatica ERP, la programación de eventos se gestiona principalmente a través de la pantalla Automation Schedules (SM205020). Esta pantalla te permite seleccionar una pantalla de procesamiento o consulta y programar la ejecución automática de una acción específica para los registros que cumplen ciertas condiciones. También puedes ver y modificar otros programas definidos. La funcionalidad de programación de eventos está disponible si la característica ‘Scheduled Processing’ está activada.
Tipos de Acciones o Eventos que Puedes Programar
Al configurar una ejecución programada en la pantalla Automation Schedules (SM205020), debes seleccionar el tipo de acción:
- Proceso Masivo: Indica que el sistema debe realizar operaciones sobre la pantalla especificada en el campo Screen ID. La operación exacta se define en el campo Action Name. Usualmente disponibles según el flujo o Workflow API que se tenga o se haya personalizado en el sistema.
- Eventos De Negocio: Indica que el sistema debe activar y procesar los eventos de negocio configurados para la pantalla de consulta especificada en el campo Screen ID. La lista de eventos de negocio se configura en la pantalla Eventos de Negocio (SM302050). Los eventos de negocio de tipo “Trigger by Schedule” se activan específicamente en los momentos y frecuencias definidos en la programación asociada.
- Envío de Email: Indica que el sistema debe enviar notificaciones por correo electrónico configuradas en la pantalla Email Templates (SM204003).
Configuración de una Programación de Eventos
Tienes dos maneras principales de configurar una ejecución programada:
- Desde la pantalla Automation Schedules (SM205020): Puedes configurar un programa desde cero especificando la pantalla de procesamiento, la operación, la configuración de ejecución y frecuencia, y las condiciones para los registros.
- Desde la pantalla de procesamiento o reporte de destino: Puedes facilitar la configuración abriendo la pantalla Automation Schedules directamente desde la pantalla donde normalmente realizarías el procesamiento. Este enfoque es útil para configurar una selección específica de registros, ya que el sistema puede pre-llenar la nueva programación con el identificador de la pantalla y la configuración de las condiciones o filtros que hayas aplicado en la pantalla de origen.
Detalles Clave de la Configuración de Programas para tareas automáticas en Acumatica ERP
La pantalla Automation Schedules (SM205020) contiene varias pestañas y secciones para definir los detalles de la programación:
- Pestaña Detalles: Aquí configuras ajustes adicionales como:
- Inicia en y Expira el: Definen el período de tiempo durante el cual la programación estará activa. Puedes seleccionar Sin Fecha de Expiración para que se ejecute indefinidamente.
- Límite de Ejecución: Permite limitar el número total de ejecuciones. Si no hay límite, selecciona Sin Límite de Ejecución.
- Retención del Historial: Puedes limitar la cantidad de ejecuciones recientes a mantener en el historial (Ejecuciones para mantener en la historia) o mantener todo el historial (Mantener el historial completo). Mantener el historial es útil para investigar problemas, pero puede ocupar espacio en la base de datos.
- Procesar con sucursal: Si tienes múltiples sucursales o compañías, puedes especificar bajo cuál debe procesarse la programación. Por defecto, usa la sucursal del usuario ‘admin’.
- Zona Horaria: La zona horaria en la que opera la programación, por defecto la del usuario que la crea o la del servidor de aplicaciones.
- Pestaña Programar: Aquí especificas la frecuencia y hora de ejecución:
- Fecha de Ejecución: Define la frecuencia:
- Diario: Cada día o cada ‘x’ días.
- Semanal: Cada semana o cada ‘x’ semanas, seleccionando días específicos de la semana.
- Mensual: Cada mes o cada ‘x’ meses, basándose en un día fijo del mes o un día fijo de la semana (ej. el último día de la semana de cada mes).
- Por Periodo Financiero: Cada período financiero o cada ‘x’ períodos, seleccionando el inicio, fin o un día fijo del período.
- Tiempo de Ejecución: Define la hora de ejecución:
- Hora de Inicio y Detener Tiempo: Hora de inicio y fin para una o múltiples sesiones de ejecución.
- Cada (hh:mm): Intervalo entre sesiones sucesivas si la programación se ejecuta varias veces al día.
- Tiempo Exacto: Asegura que la próxima ejecución ocurra exactamente a la hora especificada en Próxima hora de Ejecución. Si está desactivado, la hora de ejecución puede variar por minutos.
- Fecha de Ejecución: Define la frecuencia:
- Pestañas Condiciones y Filtros: Permiten especificar qué registros deben procesarse.
- Condiciones: Aplica filtros simples o avanzados a los registros basados en los valores de los campos.
- Filtros: Asigna valores a los elementos del área de Selección en las pantalla de procesamiento o a los parámetros de las consultas genéricas.
En ambas pestañas, puedes usar parámetros relativos a fechas, como @Today, @WeekStart, @MonthStart, @PeriodStart, @YearStart, y sus correspondientes @End. Estos parámetros relativos a fechas utilizan la fecha del servidor donde se ejecuta la instancia de Acumatica ERP. Puedes modificar estos parámetros sumando o restando enteros para ajustar la fecha.
Monitoreo y Gestión del Historial
Una vez que has configurado y activado una programación, se ejecutará automáticamente según lo definido. Para ver el estado de todas las tareas automáticas en Acumatica ERP puedes usar la pantalla Automation Schedule Statuses (SM205030) como también dando clic en Ver Historial en la pantalla donde estás creando la programación. Desde esta forma, puedes ver el historial de una programación seleccionada en la pantalla Automation Schedule History (SM205035).
El historial de ejecución muestra entradas para cada ejecución, exitosa o no, con detalles relevantes. En la pantalla Automation Schedule History, puedes ver el estado (exitoso, con advertencias, con errores), la fecha y hora de ejecución, el total de registros procesados, cuántos fueron procesados exitosamente, cuántos tuvieron advertencias y cuántos errores. También puedes hacer clic en el número total de registros procesados para ver detalles de los registros individuales (todos, procesados, con advertencias, con errores). Puedes filtrar el historial por pantalla, programación y rango de fechas.
La pantalla Automation Schedule History (SM205035) también te permite eliminar entradas del historial, ya sea registros específicos o todos los registros mostrados.
Conclusión sobre las tareas automáticas en Acumatica ERP
La programación de tareas automáticas en Acumatica ERP, eventos y procesos es una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia. Al automatizar tareas repetitivas o que consumen muchos recursos y ejecutarlas en momentos óptimos, liberas a tus empleados y aseguras que los procesos críticos se realicen de manera consistente y regular. Configurar la frecuencia, duración, límites y condiciones, junto con la posibilidad de monitorear el historial, te da un control completo sobre la automatización de tus operaciones.
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Ingeniero Industrial con Maestría en Automatización de Procesos. Certified Acumatica Developer. Certified Business Consultant. Consultor e Implementador Experto en Acumatica ERP y Acumatica CRM. Desarrollador de módulos para Acumatica. Experto en el diseño de software para Acumatica, conexión con APIs, creación de flujos en Acumatica y reportes para inteligencia de negocios (BI) para el mercado de pequeñas y medianas empresas.
