Inventario en consignación: cómo funciona y cómo se registra
El inventario en consignación es mercancía que un proveedor entrega a un cliente para que la almacene y la venda, pero que sigue siendo propiedad del proveedor hasta el momento de la venta. El cliente no la registra como activo ni la paga por adelantado: la compra se reconoce solo cuando vende cada pieza, y en ese momento se genera la cuenta por pagar al proveedor.
Tener mercancía en el almacén sin haberla pagado suena demasiado bueno, y por eso el inventario en consignación genera tantas dudas: de quién es, quién paga si se daña, cuándo se registra la compra y cómo se controla para que el sistema no muestre como propio algo que no lo es.
Este artículo explica el modelo, quién asume cada costo, cómo se registra contablemente y, al final, el flujo completo para manejarlo en Acumatica ERP.
Qué es el inventario en consignación
Es mercancía que un proveedor, el consignador, entrega a un cliente, el consignatario, para que la almacene y la venda. La mercancía queda bajo custodia del cliente, pero sigue siendo propiedad del proveedor hasta que se vende.
Cuando ocurre la venta, el cliente surte la pieza desde el almacén de consignación, la entrega a su comprador y en ese momento reconoce la compra al proveedor. Solo entonces la mercancía pasa a ser suya y nace la cuenta por pagar.
Ventajas para quien recibe la mercancía
- No paga el inventario por adelantado
- Puede devolver al proveedor lo que no se vende
- Paga días o semanas después de vender, lo que mejora su flujo de efectivo
- Ofrece más variedad de producto sin inmovilizar capital
Para el proveedor, la ventaja es tener su producto exhibido en más puntos de venta y una relación más estrecha con el cliente, a cambio de asumir el riesgo de que no se venda.
Quién asume el costo y el riesgo
Mientras la mercancía no se vende, los riesgos y beneficios siguen siendo del proveedor: si el producto se vuelve obsoleto o no se vende, es su pérdida. El cliente es responsable de custodiarla, por lo que los daños, robos o faltantes en su almacén se pactan en el contrato de consignación.
Por eso conviene que el contrato defina con claridad tres cosas: quién responde por mermas y daños, cada cuánto se reporta lo vendido y en qué plazo se paga.
Cómo se registra contablemente
El principio es sencillo: el cliente no registra la mercancía en consignación como inventario propio, porque no le pertenece. La lleva en un control aparte, sin efecto en su contabilidad, para saber cuánto tiene bajo custodia.
Cuando vende una pieza ocurren dos registros al mismo tiempo: la compra al proveedor, que genera la cuenta por pagar y el costo de lo vendido, y la venta al cliente final, que genera el ingreso y la cuenta por cobrar. Por eso el reto de cualquier sistema es que esos dos movimientos ocurran juntos y no con días de diferencia.
Las implicaciones fiscales dependen de cada contrato, así que conviene validarlas con su contador.
Cómo manejar el inventario en consignación en Acumatica
El escenario que se describe a continuación se arma con los módulos de finanzas, distribución y transacciones intercompañía de Acumatica. El flujo general es este:
- Se da de alta al proveedor como proveedor de consignación
- Se recibe la mercancía, se imprime un comprobante para el proveedor y queda disponible para la venta
- Se captura el pedido de venta
- Al vender, se surte y embarca al cliente y, al mismo tiempo, se genera la orden de compra al proveedor
- Se emite la factura de cuentas por cobrar
La clave del diseño es que la orden de compra al proveedor se genere antes o junto con la venta. Para lograrlo, el pedido de venta se liga a una orden de compra y ambos se liberan juntos. El pedido se captura desde la sucursal matriz del cliente, que es donde se registran la cuenta por cobrar y el ingreso, y se surte desde el almacén de consignación del proveedor.
Paso 1: configurar al proveedor de consignación
1. Cree una sucursal y un almacén nuevos en un libro contable distinto del libro principal, para que la mercancía en consignación no tenga efecto contable. Varios proveedores pueden compartir esa sucursal y ese almacén; para un segundo proveedor basta con agregar una ubicación.
2. Ligue la sucursal y el libro del cliente activando el módulo de transacciones intercompañía, en Finanzas › Contabilidad › Configuración › Mapeo de cuentas intercompañías.
3. Cree una cuenta contable de Inventario en consignación para llevar estos activos en el libro del proveedor.
Paso 2: recibir el inventario del proveedor
4. Cree códigos de razón para las entradas, salidas y ajustes de esta mercancía. En el ejemplo se usa la cuenta de activo de inventario, de modo que el cargo y el abono caen en la misma cuenta y el almacén del proveedor no acumula valor. Como alternativa, puede usar una cuenta de Inventario del proveedor o una subcuenta por proveedor.
5. Capture y libere la recepción en la sucursal del proveedor, para que no se contabilice. Confirme sucursal y almacén, indique la ubicación y el código de razón; el costo es opcional y solo sirve para reportes. En el ejemplo se reciben 10 unidades.
6. Genere el comprobante de recepción y envíelo al proveedor para que verifique las cantidades.
Paso 3: dejar el inventario disponible para la venta
7. Consulte el almacén de consignación para confirmar que los productos aparecen disponibles. Si no aparecen, revise los pasos anteriores. Los códigos de razón configurados así no afectan los libros contables.
Paso 4: vender el inventario en consignación
8. Capture el pedido de venta desde la sucursal matriz, tomando los artículos del almacén de consignación, y márquelo para generar orden de compra.
9. Procese el pedido y cree la orden de compra, desde el menú de acciones del pedido o desde la pantalla Crear órdenes de compra.
10. Reciba la orden de compra. La recepción genera automáticamente la factura del proveedor y es requisito para continuar con el pedido de venta.
11. Embarque el pedido desde la pantalla de pedidos de venta o con la acción masiva Crear embarques. Puede imprimir la lista de surtido del almacén de consignación.
12. Prepare y libere la factura al cliente. Con ella se registran la cuenta por cobrar y la venta en la sucursal matriz.
Paso 5: descontar el inventario del proveedor
13. Como la recepción del paso 2 sumó existencias, registre una salida final del almacén de consignación por lo vendido. Con 10 unidades recibidas y 2 vendidas, el almacén debe mostrar 8 disponibles. Este paso se puede automatizar con el motor de personalización de Acumatica.
Conclusión
El inventario en consignación mejora el flujo de efectivo de quien vende, pero solo si el sistema distingue con claridad lo que es propio de lo que está en custodia y registra la compra en el mismo momento que la venta. Con la configuración descrita, Acumatica lo resuelve con sus módulos estándar.
Si quiere ver cómo se vería este flujo con sus proveedores, revise nuestro software para inventarios o hable con un Gold Partner de Acumatica en México.
Preguntas frecuentes
¿El inventario en consignación es activo del cliente?
No. Sigue siendo propiedad del proveedor hasta que se vende, por lo que el cliente lo controla aparte y no lo registra como inventario propio.
¿Cuándo se reconoce la compra en una consignación?
En el momento en que el cliente vende la pieza. En ese instante se genera la cuenta por pagar al proveedor y el costo de lo vendido.
¿Quién paga si la mercancía en consignación se daña?
Los riesgos de obsolescencia son del proveedor, pero los daños o faltantes bajo custodia del cliente se pactan en el contrato de consignación.
¿Acumatica maneja inventario en consignación?
Sí, combinando sucursales, almacenes, códigos de razón, pedidos de venta ligados a órdenes de compra y transacciones intercompañía.
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