Cómo integrar addendas a los CFDI desde Acumatica ERP
La addenda se asigna al cliente en la pantalla de Clientes (AR303000), sección Facturación Electrónica dentro de la pestaña Billing. Después, en la pestaña Atributos, se captura el identificador que ese cliente asigna a sus proveedores. La configuración de constantes y parámetros la entrega ClandBus ya preparada y no debe modificarse.
Las Addendas contienen datos complementarios sobre las actividades comerciales que se realizan con los clientes que las solicitan. Estas Addendas podrán ser anexadas a un CFDI válido para su envío al cliente que así lo requiera.
Si bien las Addendas son complementos estandarizados en un formato XML, cada cliente suele requerir estructura y datos diferentes, por lo que cada Addenda requerirá un tratamiento diferente.
En Clandbus hemos desarrollado para Acumatica la capacidad de generar y anexar Addendas a partir de facturas o documentos de CXC y en este documento describiremos el proceso para la generación de Addendas PEPSICO y VISCOFAN.
Pre-requisitos
- Tener instalado y configurado el paquete para facturación Clandbus.
Proceso
Configuración.
Las Addendas se entregan previamente configuradas por el equipo de Clandbus según la documentación que entrega cada cliente.
Básicamente la configuración consiste en la introducción de constantes y parámetros requeridos por la Addenda. Esta configuración general deberá dejarse sin cambios ni modificaciones.
Sin embargo, el usuario deberá realizar las siguientes configuraciones:
1. Asignación de la Addenda al cliente o clientes que la requieran.
En la pantalla de Clientes (AR303000) ir a la sección de “Facturación Electrónica” bajo la pestaña de Facturación (Billing).
En esta sección el usuario seleccionará la Addenda que deba asociar al usuario
2. Asignación de números de proveedor o identificador de acreedor.
Cada cliente asigna a sus proveedores un identificador que les permitirá procesar rápidamente los documentos de este. Por eso es necesario que el usuario agregue este dato de la siguiente manera:
En la pantalla de Clientes (AR303000), bajo la pestaña de Atributos (Attributes), localizar el atributo denominado “Número de Proveedor” para inmediatamente colocar el identificador asignado:
Operación
1. Para anexar una Addenda a un CFDI, éste deberá estar previamente timbrado y disponible en la pantalla de CFDI Emitidos:
2. Una vez asegurados que el CFDI se encuentra timbrado, el usuario deberá abrir la factura o CXC en la pantalla Facturas (AR301000), para entonces localizar la acción “Agregar Addenda”:
3. Al ejecutar esta función, el sistema automáticamente mostrará la pantalla Mapa Addenda (FE307004), en donde se habrá iniciado un documento con toda la información disponible para generar la Addenda:
En esta pantalla el usuario complementará la información según lo solicitado por cada cliente en su documentación.
4. Una vez completada y revisada toda la información para la Addenda, el usuario deberá guardarla para posteriormente ejecutar la acción “Release”.
Esta acción procesará la información introducida, haciendo algunas validaciones sencillas para generar la Addenda, agregándola posteriormente al CFDI de la operación.
5. Revisión de la Addenda.
Para revisar que la Addenda haya sido correctamente anexada al CFDI, bastará con ir al botón de “Archivos” localizado en la parte superior derecha de nuestra pantalla:
Si el proceso fue realizado exitosamente, el CFDI deberá contar con la Addenda integrada:
Consideraciones
- Siempre tener en cuenta la documentación entregada por el cliente, ya que esta contiene las reglas básicas sobre que datos son, y cuándo son necesarios.
- En caso de presentarse un error en la Addenda. El usuario tiene oportunidad de modificarla y anexarla nuevamente al CFDI utilizando la acción “Re-Open”:
Buenas prácticas
Las addendas son el requisito que decide si una cadena comercial te paga o te regresa la factura. Estas prácticas evitan que el cobro se atore por un dato.
- No modifiques la configuración base de la addenda. Las constantes y parámetros los entrega ClandBus según la documentación de cada cliente. Ajustarlos por cuenta propia rompe la estructura que la cadena espera recibir.
- Consigue el identificador de proveedor antes de la primera venta. Cada cadena asigna un número que le permite procesar tus documentos. Sin ese dato la addenda no sirve, y conseguirlo suele tomar días de gestión con el cliente.
- Asigna la addenda al cliente, no la resuelvas factura por factura. Configurada en el catálogo, aplica automáticamente a todos sus documentos. Resolverla caso por caso garantiza que tarde o temprano se escape una.
- Documenta qué addenda usa cada cliente y desde cuándo. Las cadenas actualizan sus requisitos con poca difusión. Un registro interno con la versión vigente te ahorra diagnosticar desde cero cuando algo empieza a rechazarse.
Errores comunes que debes evitar
- Asumir que una addenda sirve para varios clientes. Aunque el formato base es XML estandarizado, cada cliente exige estructura y datos distintos. Cada addenda requiere su propio tratamiento.
- Timbrar sin capturar el identificador de acreedor. Captúralo en la pestaña Atributos del cliente en AR303000 antes de emitir el primer comprobante.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una addenda y para qué sirve?
Es información complementaria sobre la actividad comercial con un cliente específico, que se anexa a un CFDI válido. Muchas cadenas comerciales la exigen para poder procesar y pagar la factura.
¿Dónde asigno la addenda a un cliente?
En la pantalla de Clientes (AR303000), sección Facturación Electrónica dentro de la pestaña Billing (Facturación).
¿Dónde capturo el número de proveedor que me asignó la cadena?
En la misma pantalla de Clientes (AR303000), bajo la pestaña de Atributos (Attributes).
¿Puedo modificar la configuración de la addenda?
No. Las constantes y parámetros se entregan preconfigurados por el equipo de ClandBus según la documentación de cada cliente y deben dejarse sin cambios.
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Profesional y emprendedor de las tecnologías de la información con experiencia en software de gestión empresarial (ERP), de administración de portafolios de proyectos (PPM), computación en la nube, administración de la relación con el cliente (CRM), inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas.
