Cómo crear órdenes de venta en Acumatica ERP: flujo Order to Cash
El flujo Order to Cash en Acumatica ERP tiene tres pasos obligatorios y uno opcional: crear la orden de venta, registrar un pago o anticipo (opcional), crear el embarque de venta y generar la factura. El embarque, la factura y el anticipo generan póliza contable automáticamente.
El flujo conocido como “Order to Cash” es un estándar en la operación de ventas en la industria de la distribución y venta B2B. En Acumatica este proceso se realiza en el módulo de Ordenes de Venta.
Los pasos que se ejecutan son:
- Crear Orden de Venta
- b. OPCIONAL – Crear Pago o Anticipo (Este paso genera póliza contable)
- Crear Embarque de Venta (Este paso genera póliza contable)
- Crear Factura de Venta (Este paso genera póliza contable)
Paso 1: Crear Orden de Venta
Este paso podría ser automatizado si usted cuenta con desarrollos ClandBus. El proceso a continuación descrito es un proceso manual.
1. Entramos al modulo de Ordenes de Venta
2. Insertamos nuevo pedido
3. En la pantalla, seleccionamos el tipo de orden y rellenamos los campos de cliente.
- Nota 1: El tipo de orden estándar en SO, en su configuración podría tener otro nombre.
- Nota 2: El campo Customer Order puede tener una configuración que evita duplicados para un mismo cliente. Si usted inserta un numero duplicado, el sistema emitirá un error; para corregir, deberá colocar otro numero o cambiarlo ligeramente agregando algún carácter.
4. En la sección de detalles, presione el botón Add Stock Item
5. En la ventana emergente, seleccione los productos a agregar y presione clic en Agregar. Cuando finalice cierre la ventana emergente.
- Nota 1 : Para cambiar cantidades, presione doble clic en la columna Qty. Selected (Subrayado en rojo) y en cada fila cambie la cantidad
- Nota 2: Puede ir marcando y presionando el botón “Agregar” para insertar sobre la marcha
- Nota 3: Puede usar los parametros de filtro para buscar producto por código de barras, almacén o historial de lo vendido a un cliente.
6. Una vez que sus productos fueron agregados, revise su pedido y guarde.
- Nota 1: Valide precios, descuentos o cantidades.
- Nota 2: El sistema podría arrojar algunos símbolos de advertencia si usted no cuenta con datos de precio, costo o existencia del producto. Verifique sus datos con su área financiera.
Notas sobre BackOrder
- El control de envío depende de lo seleccionado en columna “Shipping Rule”, dentro de la sección detalles de Documento
- Dependiendo de la opción:
- Permitir Pendiente de Surtir – Usted podrá entregar parcialmente y lo faltante quedará en “BackOrder”
- Cancelar Restante – Usted podrá entregar parcialmente pero lo faltante será cancelado
- Enviar Completo – Usted solo podrá enviar todo el surtido
Paso 1b: OPCIONAL – Crear Pago o Anticipo
Es común que un pedido pueda recibir un pago parcial o completo por adelantado, en este paso agregaremos un pago a un pedido. Si usted cuenta con desarrollos ClandBus este paso podría estar automatizado.
1. En nuestro pedido, ingresamos a la pestaña pagos.
2. Presionamos la acción Crear Pago. En la ventana emergente, rellenamos el dato de pago y damos clic en OK.
- Nota 1: Si el pedido recibió más de un pago, esta acción se repetiría por cada pago.
- Nota 2: Deberá tener permisos a la pantalla de pagos para poder realizar dicha acción.
3. El sistema genera un folio de Pago. Damos clic en dicha referencia
Nota 1: Deberá tener permisos a la pantalla de pagos para poder realizar dicha acción.
4. En la ventana emergente, quitamos la opción retenido, guardamos y liberamos.
El paso anterior genera una póliza contable
En nuestro ejemplo, se genera así:
Paso 2: Generar Embarque
Cuando decimos generar el embarque significa que un proceso de almacén se dispara. Típicamente se conoce como “Pick Pack Ship”. En esencia, el área de almacenes comienza la recolección de productos, su empaque y la carga en paqueterías propias o tercerizadas.
- Nota 1: El proceso puede ser masivo o bien pedido por pedido
- Nota 2: Si usted cuenta con el WMS de Acumatica los pasos podrían ser distintos.
- Nota 3: Si usted cuenta con el paquetero ClandBus podrá generar guías con paqueteras, de lo contrario insertará manualmente los datos de guía.
En este proceso veremos la forma masiva de hacer el embarque.
1. Ingresamos a la sección “Procesar Ordenes”
2. En la pantalla, seleccionamos la acción: “Crear Envio”
3. Rellenamos los demás filtros para enlistar nuestras ordenes.
Nota 1: En este ejemplo solo contamos con un pedido, pero en su caso podrían ser decenas.
4. Seleccionamos el o los pedidos que necesitemos y damos clic en procesar
5. El sistema mostrará ventana emergente, si todo es correcto nos indicará en tono verde que ha sido procesado. Damos clic en cerrar, para cerrar ventana emergente.
6. Ahora ingresamos a la ventana de Embarques
7. Seleccionamos el embarque que queremos revisar dando clic en el No. de Embarque. En nuestro ejemplo E0017492.
- Nota 1: Si usted tiene una configuración sin confirmar cantidades, puede omitir este paso
- Nota 2: Si usted cuenta con el Facturador ClandBus y su producto usa pedimentos, confirme el pedimento a procesar.
8. Dentro del embarque, seleccionamos cada línea y luego damos clic en Grupos de Distribución
9. En ventana emergente, confirme el pedimento
- Nota 1: Si usted ha cargado correctamente su pedimento y usa asignación automática, el campo vendrá lleno.
- Nota 2: Si usted decide no agregar un pedimento, dicho nodo no será generado en la factura electrónica
Repita este paso para cada línea del embarque. Cuando finalice guarde su documento.
10. Finalizada su revisión de embarques, ingrese a la ventana Procesar Embarques de la sección procesos
11. En la ventana, escoja “Confirmar Envío” y rellene los filtros necesarios.
12. Seleccione sus embarques a confirmar y de clic en procesar
Cuando el proceso finaliza correctamente, el sistema mostrará en verde los embarques procesados
13. OPCIONAL – Usted puede asentar una póliza de inventario al finalizar el embarque o al finalizar la factura. En este ejemplo correremos el caso donde finalizando la factura se liberan los asientos tanto de inventario como factura.
14. En la misma ventana de Procesar Embarques ahora seleccione la acción “Preparar Factura” y rellene los filtros
15. Ahora seleccione los embarques a generar factura y de clic en procesar. Si fueron exitosos, saldrán en color verde.
Con este proceso se generará un documento de cuentas por cobrar llamado Factura
Paso 3: Crear Factura de Venta
1. Ingrese a la pantalla de Facturas en el modulo de Ordenes de Venta
2. Allí podrá ver la factura que se generó en los pasos anteriores.
3. Revise los datos de la factura
Si cuenta con desarrollos ClandBus para facturación electrónica, valide que los datos de facturación estén completos:
4. Si todos los datos están correctos, vaya a la sección “Procesar Facturas y Notas de Cred.”
5. En la pantalla de Acciones seleccione “Liberar”, rellene filtros y seleccione las facturas a liberar.
6. De clic en “Procesar”, si se ha procesado correctamente el sistema arrojará el éxito de la transacción
Como nuestro pago pagaba completamente la factura, el documento quedó cerrado al no tener saldo:
Pólizas de Venta y Embarque
Con el último paso se han liberado dos pólizas:
1 póliza que refleja el costo de venta y está relacionado al embarque
1 póliza que refleja la venta y la cuenta por cobrar
La póliza de la venta la podemos revisar en la factura en la sección de detalles financieros. En nuestro ejemplo PC000058995
El reflejo de póliza de venta se vería así
Póliza de venta de nuestro ejemplo
La póliza del embarque la podemos revisar en el embarque, en la sección Ordenes, en la columna No. Ref. Inventario:
En la ventana emergente, vemos la pestaña Detalles Financieros. En nuestro ejemplo la póliza es PC000058996
El reflejo de la póliza de embarque sería
En nuestro ejemplo la póliza generada es
Preguntas frecuentes
¿Qué pasos del flujo Order to Cash generan póliza contable?
El embarque de venta, la factura de venta y el pago o anticipo generan póliza contable. Sin embargo, la creación de la orden de venta por sí sola no afecta la contabilidad.
¿Qué es el BackOrder y cómo lo controlo?
El BackOrder es la cantidad pendiente de surtir. Se controla con la columna Shipping Rule: Permitir Pendiente de Surtir deja el faltante en BackOrder, Cancelar Restante lo elimina, y Enviar Completo obliga a entregar todo junto.
¿Por qué me marca error al capturar el número de orden del cliente?
El campo Customer Order puede tener una configuración que evita duplicados para un mismo cliente. Por lo tanto, si capturas un número ya usado, cambia el número o agrégale algún carácter para diferenciarlo
¿Se puede automatizar la creación de órdenes de venta?
Sí. Con desarrollos de ClandBus, tanto la creación de la orden como el registro de pagos y anticipos pueden automatizarse, en lugar de capturarse manualmente.
¿Cómo cambio las cantidades al agregar productos?
En la ventana Add Stock Item, da doble clic en la columna Qty. Selected y modifica la cantidad en cada fila. También puedes filtrar por código de barras, almacén o historial de venta del cliente.
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