Cómo crear Escenarios de importación en Acumatica usando Excel
¿Necesitas importar grandes volúmenes de datos a Acumatica ERP de manera rápida y eficiente? En este artículo te mostramos cómo utilizar los escenarios de importación en Acumatica para cargar o actualizar datos desde una plantilla de Excel.
En este post, profundizaremos en las tres etapas esenciales para crear tus propios escenarios de importación y llevar tu productividad al siguiente nivel. Además, te mostraremos cómo aplicar estos conceptos utilizando el ejemplo práctico de la pantalla de Órdenes de Venta (ID de pantalla SO301000).
Etapa 1: El Proveedor de Datos (Data Provider) – La Base de tu Importación
El primer paso para establecer un escenario de importación es definir cómo Acumatica accederá a la fuente de datos externa. Esto se logra a través de la configuración de un proveedor de datos. Piensa en el proveedor de datos como el conector que habilita la comunicación entre Acumatica y el sistema o archivo que contiene la información que deseas importar.
Puedes crear y visualizar los proveedores de datos utilizando la pantalla Proveedores de Datos (SM206015). En esta pantalla, puedes configurar nuevos proveedores o revisar la información de los existentes.
Tipos de Proveedores de Datos:
Acumatica es compatible con una variedad de tipos de proveedores, diseñados para interactuar con diferentes formatos de archivo y sistemas externos:
- Proveedores de archivos: Estos proveedores se utilizan para acceder a datos almacenados en archivos externos.
- CSV Provider (PX.DataSync.CSVSYProvider): Para importar y exportar datos desde archivos con formato CSV (.csv).
- Excel Provider (PX.DataSync.ExcelSYProvider): Para importar y exportar datos desde hojas de cálculo de Excel (.xlsx).
- XML Provider (PX.DataSync.XMLSYProvider): Para importar y exportar datos desde archivos con formato XML (.xml).
- Proveedores preconfigurados para sistemas externos: Estos proveedores facilitan la integración directa con otras plataformas.
- Salesforce Provider (PX.DataSync.SFSYProvider): Para la importación y exportación de datos con Salesforce CRM mediante el protocolo SOAP (Simple Object Access Protocol).
- Salesforce Sync (PX.Salesforce.SalesforceProvider): Para la sincronización de datos en tiempo real entre Acumatica ERP y Salesforce.
- MS SQL Provider (PX.DataSync.MSSqlSYProvider): Para la importación y exportación de datos con bases de datos Microsoft SQL Server.
- HubSpot Provider (PX.DataSync.HubSpot.HSSYProvider): Para la exportación de leads a HubSpot y la importación de leads a Acumatica ERP.
- HubSpot Enhanced (PX.DataSync.HubSpot.HubSpotProvider): Para la sincronización de datos entre Acumatica ERP y HubSpot, con soporte para el protocolo OAuth.
- Business Process Provider (PX.DataSync.BusinessProcessSYProvider): Se utiliza para el monitoreo de procesos de negocio en Acumatica ERP y generalmente se crea automáticamente.
- Proveedor para consultas genéricas (PX.DataSync.GenericInquirySYDataProvider): Permite utilizar una consulta genérica como fuente de datos para un escenario de importación.
Configuración del Proveedor de Datos:
Al crear un nuevo proveedor de datos en la pantalla Proveedores de Datos (SM206015), deberás especificar un Nombre descriptivo y seleccionar el Tipo de Proveedor adecuado. La pestaña Parámetros te permitirá definir los detalles de conexión específicos para el tipo de proveedor seleccionado. Por ejemplo, si eliges un proveedor de archivos, aquí adjuntarás el archivo (CSV, Excel, XML) o especificarás su ubicación. Para proveedores que se conectan a sistemas externos como MS SQL o Salesforce, deberás ingresar la información del servidor, la base de datos y las credenciales de acceso, en este caso seleccionaremos Excel.
El Documento de Excel a utilizar no deberá tener formulas y la primer fila siempre deberá ser destinado para el nombre de los campos a cargar.
Una vez creado nuestro proveedor de datos cargaremos la plantilla de Excel
La pestaña Esquema te permite visualizar y, si es necesario, corregir manualmente la estructura de los datos en la fuente externa. Para un nuevo proveedor, puedes extraer el esquema directamente desde la fuente de datos. Esta pestaña se divide en dos secciones: Objetos Fuente y Campos Fuente. En Objetos Fuente, se listan los objetos disponibles en la fuente de datos (por ejemplo, las hojas de cálculo en un archivo Excel). Debes marcar la casilla Activo para los objetos que deseas utilizar. En Campos Fuente, se muestran los campos (columnas) del objeto seleccionado. También debes marcar como Activo los campos que se incluirán en tu escenario de importación. Para algunos proveedores, como los de SQL, también puedes ver la Data Type y Data Length de los campos.
Para los proveedores de archivos, al adjuntar el archivo, la ruta se mostrará en un formato interno. La función Get File Link en la barra de herramientas te permite obtener un enlace interno al archivo adjunto al proveedor.
Etapa 2: Definiendo la Lógica – El Escenario de Importación (Import Scenarios)
Una vez que has configurado tu proveedor de datos, el siguiente paso es definir la lógica que Acumatica utilizará para transferir los datos de la fuente externa a los campos correspondientes dentro del sistema. Esto se realiza en la pantalla Escenarios de Importación (SM206025).
Un escenario de importación es un conjunto de instrucciones que especifican cómo se mapearán los datos de tu proveedor a una pantalla específica en Acumatica. Aquí definirás la pantalla de destino, los campos a los que se asignarán los datos fuente y cualquier restricción o transformación que sea necesaria.
Creación del Escenario de Importación:
En la pantalla Escenarios de Importación (SM206025), haz clic en Nuevo para crear un nuevo escenario. En la sección Resumen, deberás completar la siguiente información:
- Nombre: Un nombre descriptivo para tu escenario.
- Nombre de Pantalla: La pantalla de Acumatica al que deseas importar los datos. Puedes seleccionarlo utilizando el icono de la lupa.
- Proveedor: El proveedor de datos que creaste en la etapa anterior.
- Objeto del Proveedor: El objeto específico del proveedor (por ejemplo, la hoja de cálculo si utilizaste un proveedor de Excel). Solo se mostrarán los objetos activos del proveedor.
- Tipo de Sincronización: Define si es una importación completa (Full) o incremental (Incremental – All Records o Incremental – New Only). Es importante notar que para proveedores de archivos, las opciones incrementales solo importarán si se proporciona una nueva versión del archivo. Para usar la sincronización incremental con un proveedor de consultas genéricas, debes especificar los campos CreatedDateColumn (para “New Only”) o ambos CreatedDateColumn y LastModifiedDateColumn (para “All Records”) en la pestaña Parámetros del proveedor de datos.
- Activo: Marca esta casilla para habilitar el escenario.
La pestaña Mapeo es donde defines la correspondencia entre los campos de tu fuente de datos y los campos de la pantalla de Acumatica. Utiliza el botón Insertar para agregar nuevas líneas de mapeo. Para cada línea, especificarás el Objeto de Destino (la sección de la pantalla de Acumatica), el Nombre de Campo/Acción (el campo específico de la pantalla) y el Campo/Valor Fuente (el campo correspondiente de tu proveedor de datos o una fórmula para transformar los datos). También puedes configurar opciones como Commit, Ignore Error y Execute Action. La opción Insert From te permite insertar pasos de mapeo desde otro escenario existente.
Etapa 3: Poniendo en Marcha – La Importación de Datos (Import by Scenario)
Una vez que has configurado tu proveedor de datos y definido tu escenario de importación, el paso final es ejecutar el proceso de importación. Esto se puede hacer de dos maneras principales: utilizando la pantalla Importar por Escenario (SM206036) para ejecutar un escenario individual, o utilizando la pantalla Procesar Escenarios de Importación (SM206035) para ejecutar múltiples escenarios de forma masiva.
Importar por Escenario (SM206036):
En esta pantalla, selecciona el escenario de importación que deseas ejecutar en la sección Resumen. Aquí podrás ver información sobre el escenario, como el proveedor de datos y el estado.
En la barra de herramientas, tienes las siguientes opciones:
- Preparar: Prepara los datos para la importación sin realizar la importación real.
- Importar: Importa los datos que ya han sido preparados.
- Preparar & Importar: Realiza ambos pasos en uno solo. El comportamiento de este botón depende de si la casilla Discard Previous Result está seleccionada.
- Get File: Descarga el último archivo adjunto al escenario.
- Upload File Version: Permite cargar una nueva versión del archivo.
- View Screen: Muestra la pantalla de Acumatica al que se están importando los datos si ocurrió un error.
La pestaña Datos Preparados te permite revisar los datos que se van a importar y cualquier error que haya ocurrido durante la preparación. Puedes activar o desactivar registros individuales para la importación y reemplazar valores utilizando la función Replace.
La sección Opciones te permite especificar configuraciones para esta ejecución particular, como Skip Headers, Validate Data (No Saving) y Save if Data Is Valid, así como el Batch Size para controlar la frecuencia con la que se guardan los datos durante la importación. Estas opciones solo se aplican a la ejecución actual y se restablecen después de cada ejecución o al refrescar la página.
Carga tu archivo de Excel y da clic en Preparar, si todos los datos se encuentran correctos según lo que estableciste en tu proveedor de datos se cargará con éxito.
Una vez cargado y preparado el escenario hay que importar los registros dando clic en Importar, el sistema te mostrará todos los registros que se hayan cargado con éxito y en caso de que alguno marque error porque algún dato ingresado sea incorrecto se detendrá para que puedas corregirlo.
Si deseas conocer más acerca de los escenarios de importación te invito a ver el Cómo crear un escenario de importación básico en Acumatica que hicimos donde se muestran estos pasos ejemplificados o bien que te registres en el de tu interés en esta lista de webinars clandbus
📌 Conclusión sobre los Escenarios de importación en Acumatica ERP
Los escenarios de importación en Acumatica ERP te permiten cargar datos de forma estructurada, minimizando errores y ahorrando tiempo. Dominar este proceso mejora la eficiencia operativa y fortalece tus buenas prácticas de integración de datos.
Si el costo de importación no llega a su producto, esto se resuelve de raíz con un ERP. Vea cómo funciona el software para compras e importaciones que implementamos en México.
Ingeniero Industrial con Maestría en Automatización de Procesos. Certified Acumatica Developer. Certified Business Consultant. Consultor e Implementador Experto en Acumatica ERP y Acumatica CRM. Desarrollador de módulos para Acumatica. Experto en el diseño de software para Acumatica, conexión con APIs, creación de flujos en Acumatica y reportes para inteligencia de negocios (BI) para el mercado de pequeñas y medianas empresas.
