Cómo Automatizar la Captura de Cuentas por Pagar en Acumatica ERP
La gestión eficiente de las cuentas por pagar es crucial para la salud financiera de cualquier empresa. Dependiendo del volumen de transacciones en nuestra organización, la captura de las cuentas por pagar puede ser una actividad tardada, laboriosa y propensa a errores. Te haz preguntado si habrá una manera fácil de automatizar la captura de las cuentas por pagar en Acumatica ERP
Con esta guía, te demostramos que tu equipo tiene al alcance todas las herramientas necesarias para automatizar la captura de las cuentas por pagar en Acumatica ERP.
¿Qué beneficios tendríamos al automatizar la captura de cuentas por pagar en Acumatica ERP?
- Ahorro importante de tiempo. Olvida tener que dedicarle horas enteras al proceso monótono de captura y dedícales más tiempo a tareas productivas.
- Mayor certeza de la información. Las cuentas por pagar son documentos importantes que representan los compromisos adquiridos por la organización. Dales veracidad a los documentos capturados mediante un proceso de automatización.
- Información valiosa para toma de decisiones. Tener en tiempo y forma el registro de las cuentas por pagar te permitirá realizar forecasts de flujo de efectivo más apegados a la realidad de tu negocio para tomar las mejores decisiones financieras.
En esta publicación, profundizaremos en el método para generar automáticamente registros de cuentas por pagar a partir de la información contenida en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) recibidos.
¿Qué necesitamos para lograr automatizar la captura de cuentas por cobrar en Acumatica ERP?
- Acumatica ERP.
- Paquete de facturación electrónica ClandbusFE.
- Consulta Genérica Clandbus “Detalles de CFDI Recibidos” instalada en nuestra instancia de Acumatica.
- Escenario de importación Clandbus “Crea CxP desde CFDI” instalado en nuestra instancia de Acumatica.
Introducción al módulo de descarga de CFDI de ClandbusFE.
Nuestro paquete ClandbusFE contiene una gran variedad de herramientas que exceden las funciones de un “Facturador Electrónico”, entre estas herramientas, destaca el módulo para descarga masiva de CFDI.
Este módulo representa la base de todo el proceso de automatización, porqué nos permitirá descargar desde el portal del SAT los CFDIs que recibimos diariamente como parte de las operaciones de nuestra organización.
Pantalla de Solicitudes de Descarga Masiva (FE303000)
Se trata de una pantalla de transacciones en la que se lleva el registro y seguimiento de las solicitudes de descarga efectuadas al web service del SAT para que éste devuelva un rango específico de CFDIs.
En esta pantalla el usuario puede registrar manualmente sus propias solicitudes. Sin embargo, durante la implementación, el equipo Clandbus realiza las configuraciones necesarias para que estas se ejecuten diariamente de manera automática.
Para aprender más sobre el proceso de Descarga de CFDIs te invito a consultar estas guías prácticas.
Pantalla de CFDI Recibidos (FE3040PL)
Una vez procesada la descarga de CFDI, éstos se enlistarán en la pantalla de CFDI Recibidos.
El usuario podrá acceder a cada registro para, entre otras cosas; verificar detalles, status y crear una versión pdf genérica de dicho CFDI:
El procesador de CFDIs recibidos de Clandbus intentará asociar automáticamente cada CFDI con alguno de los proveedores capturados en Acumatica mediante su RFC. Sin embargo, si el proveedor no está capturado o su RFC no es coincidente, el usuario deberá asociar manualmente el CFDI con un proveedor registrado en Acumatica. Dicho proveedor deberá tener capturado el mismo RFC registrado en el CFDI:
Las acciones para Aceptar y Rechazar el CFDI nos ayudarán para filtrar y tener un control preciso de los CFDIs que recibimos. Es importante, para nuestro ejercicio, que hagamos la revisión de los registros y aceptemos aquellos registros que estén correctos.
Captura de artículos intangibles (IN202000).
Para hacer corresponder cada partida de los CFDIs con artículos intangibles en Acumatica, deberemos registrarlos con sus respectivas características, incluyendo la categoría de impuesto aplicable. Ejemplo:
Una vez registrado el artículo intangible, será necesario crearle una referencia cruzada, teniendo como identificador alterno, la clave de producto SAT o servicio correspondiente:
Consulta Genérica “Detalles CFDI Recibidos”.
Esta consulta genérica elaborada por Clandbus, disponible para todos nuestros clientes, enlista la información que el sistema necesita para crear cuentas por pagar a partir de los CFDI recibidos.
Una vez que el usuario “Acepte” un CFDI, esté se verá reflejado en dicha consulta. Ejemplo:
Si cumplimos con la captura de artículos intangibles y sus respectivas referencias cruzadas descritas en el paso anterior, se mostrará el número de inventario aplicable para cada una de las partidas en los CFDIs:
¿Te interesaría saber cómo crear tus propias consultas genéricas? Visita nuestra guía.
Escenario de importación “Crea CXP desde CFDI”.
Al igual que la consulta genérica mencionada en el paso anterior, este escenario está disponible para todos los clientes Clandbus, y una vez cumplidos los requisitos anteriores, realizará la captura masiva de cuentas por pagar, ya sea a solicitud del usuario, o de manera automática mediante la configuración de un programador de tareas.
Al terminar el proceso, se habrán capturado automáticamente las cuentas por cobrar correspondientes a cada CFDI recibido en Acumatica ERP:
Clandbus instala y configura estos recursos a los clientes que lo solicitan. Sin embargo, si te interesa dominar la creación de escenarios de importación, te recomiendo comenzar por nuestra guía práctica.
Conclusión: Cómo automatizar cuentas por pagar en Acumatica ERP Optimiza tus Finanzas al Automatizar la captura de Cuentas por Pagar en Acumatica ERP
En resumen, la automatización de la captura de cuentas por pagar con Acumatica ERP y Clandbus representa un cambio significativo en la gestión financiera de tu empresa. Con la solución que hemos planteado en esta guía, la captura de cuentas por pagar se convierte en un proceso eficiente, preciso y que te proporciona información valiosa en tiempo real.
Al implementar esta solución, no solo ahorrarás tiempo y recursos, sino que también obtendrás una mayor certeza en la información financiera, facilitando la toma de decisiones estratégicas. La integración de Acumatica ERP con el paquete de facturación electrónica ClandbusFE, junto con la Consulta Genérica y el Escenario de Importación, te permiten generar registros de cuentas por pagar directamente desde los CFDI, eliminando la necesidad de una captura manual y reduciendo el riesgo de errores humanos.
Con la automatización, puedes dedicar más tiempo a tareas de mayor valor agregado, mejorando la productividad de tu equipo y la salud financiera de tu organización. La información precisa y oportuna sobre tus cuentas por pagar te permitirá realizar proyecciones de flujo de efectivo más exactas, optimizando la gestión de tu capital de trabajo y fortaleciendo la toma de decisiones financieras. Adoptar esta solución es invertir en la eficiencia y la precisión de tus procesos financieros. Es un paso hacia una gestión financiera más inteligente y eficiente, que te permitirá enfocarte en el crecimiento y el éxito de tu negocio.
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Ingeniero en Desarrollo de Software. Certified Acumatica Developer. Certified Business Consultant. Consultor e Implementador Experto en Acumatica ERP y Acumatica CRM. Desarrollador de módulos para Acumatica. Experto en el diseño de software para Acumatica, conexión con APIs, creación de flujos en Acumatica y reportes para inteligencia de negocios (BI) para el mercado de pequeñas y medianas empresas.
