Cómo administrar el dinero de un negocio

Probablemente utilices en tu negocio alguna aplicación para registrar cada detalle de tu página web, hasta saber de donde y cómo se conectaron. Probablemente utilices tu teléfono celular o algún otro aparato para registrar los pasos o kilómetros que recorres cuando haces ejercicio. Pero, ¿Qué estás haciendo para medir la salud financiera de tu negocio? Si solamente mides las ventas que realizas cada mes, y revisas el saldo de tu banco, estás perdiendo una riqueza enorme en información. En esta información nos centraremos en herramientas y técnicas sobre cómo administrar el dinero de un negocio.

Cómo administrar el dinero de un negocio: Estados Financieros

Los estados financieros y las métricas son más que números que suben y bajan mes tras mes: te están contando toda una historia sobre tu salud financiera, tus posibilidades de crecimiento y tus posibilidades de soportar tiempos difíciles. Esta información puede ayudarte a prever situaciones desagradables en tu organización. Es recomendable hacerlo de manera mensual o por lo menos cada trimestre. No recomiendo hacerlo frecuentemente debido a que los pequeños cambios pueden ser distractores. Durante su lectura es mejor hacerlo a un ritmo semilento para analizar patrones y tendencias de comportamiento.

Existen tres estados financieros principales:

1. Estado de Resultados
2. Balance General
3. Flujo de Efectivo

Balance General

La hoja de balance general nos muestra los activos, pasivos y capital a una fecha en particular. Es como tomar una fotografía de tu negocio en un momento determinado. La lógica es: tus activos son igual a la suma de tus pasivos más capital.

1. Los activos son todas aquellas cosas que a tu negocio le pertenecen.
   1. Dinero en el banco
   2. Terrenos
   3. Edificios
   4. Equipos
   5. Muebles
   6. Patentes
   7. Otros como software.
2. Los pasivos son todas esas cosas que tu empresa le debe a otros:
   1. Créditos
   2. Hipotecas
   3. Tarjetas de crédito
   4. Porciones no ganadas de los ingresos que recaudó.
3. El capital se refiere a las partes del negocio que posee de manera directa:
   1. Las aportaciones que tu y tus socios hicieron.
   2. La acumulación de todas las ganancias

Con esto claro, la hoja de balance te dice que todo lo que tiene tu negocio (activos) lo obtuviste de dos maneras: ya sea que pediste prestado (pasivos) o que se obtuvo ganándolo o aportándolo (ganancias del negocio o aportaciones). Si tuvieras que liquidar el negocio inmediatamente, podrías convertir todos tu activos en efectivo y pagar con ellos todas tus deudas y separando el capital para ti y los socios.

¿Cómo hacer un balance general con Acumatica?

Al igual que con un el estado de resultados, para realizar tu balance general, debes utilizar el módulo llamado ARM (Analytical Report Manager). ¿Qué pasos hacer? Al final de la entrada puedes ver un vídeo que te explica paso a paso o puedes seguir las imágenes de arriba del estado de resultados.

Estado de Resultados

El estado de resultados es diseñado para mostrar cuantos ingresos y cuantos gastos se han facturado/efectuado sobre un periodo de tiempo. Es como si una cámara de vídeo grabara todos los cambios que ocurren en una toma, es decir, meses o años. Todos los ingresos son listados en primera instancia, seguidos de todos los gastos clasificados por categoría. Pon atención especial a la utilidad operativa y en la utilidad neta. La utilidad operativa te sirve para identificar cuanto te cuesta producir cada peso de productos y servicios que tu vendes. La utilidad neta es lo que sobra después de pagar todos los gastos del negocio (salarios, impuestos, etc.). Puedes hacer este seguimiento por medio de un sistema como Acumatica o por medios manuales (no recomendado)

¿Cómo hacer un estado de resultados con Acumatica?

Acumatica es un sistema pensado para otorgar un sin limite de información, para realizar estados financieros, el sistema otorgar un modulo llamado ARM (Analytical Report Manager). ¿Esta herramienta como funciona?

1. Utiliza filas para acumular saldos de tus cuentas contables
2. Usa columnas para segmentar tu información (año, periodos, etc.)
3. Facilita el filtrado de información por unidades.
4. Crea una hoja que se compone de filas y columnas.
5. La hoja genera los parametros para que funcione el reporte SIN QUE INSERTES UNA LINEA DE DESARROLLO
6. Luego la hoja publica el reporte en el sistema.
7. Disfrutas la información.

Creando las filas del estado de resultados:

Ahora creamos las columnas:

Ahora solo revisamos el reporte:

Disfrutamos de la información:

Los enlaces en azul nos permitirá revisar el detalle de cada rubro dando un clic:

En esta empresa, se ven ventas por electrónicos (ELE-000), servicios (NSS-000) y otros más. Tu puedes segmentar tu información a tu gusto. Este es un tip más de cómo administrar el dinero de un negocio.

Flujo de Efectivo

Cómo administrar el dinero de un negocio es una tarea que requiere constancia, actitud y mucho orden. Pongamos un ejemplo:

Si tu inicias tu negocio con 100 mil pesos en el banco y tu estado de resultados dice que ganaste 150 mil pesos, ¿esperarías ver 350 mil pesos en el banco? El reporte del flujo de efectivo te dice todas las afectaciones que tiene tu cuenta de banco (o cualquiera que maneje dinero) que no se reflejan en el estado de resultados. Recuerda, una factura en el estado de resultados no significa un ingreso o egreso de tu cuenta.

Existen radios financieros que te dicen cómo administrar el dinero de un negocio basado en la salud financiera de tu negocio.

1. Liquidez: Aunque existen muchas métricas de liquidez, una de las cuales puede centrarse de inmediato es la relación entre el total de tus activos entre el total de tus pasivos. Esto te da la visión sobre tu habilidad para cubrir en el corto plazo todas tus deudas. Una métrica de 2 a 1 es generalmente considerada más que buena.
2. Flujo de Efectivo: El radio del flujo se obtiene al dividir el flujo de efectivo de operaciones entre el total de ingresos. Por ejemplo un radio del 25% diría que por cada 100 pesos de venta, generas 25 pesos por causa de tus operaciones del negocio.

Otros Radios Financieros

1. Cartera vencida: Es una métrica más complicada de obtener, pero te da mucha información. El radio se obtiene al dividir tus ventas a crédito entre el promedio de tus cuentas por cobrar (Cuentas por cobrar al inicio + cuentas por cobrar al final entre 2). El número obtenido, te dice cuanto tiempo te tomar convertir una cuenta por cobrar en efectivo. Por ejemplo un radio de 3.33 diría que te toma 110 días convertir una cuenta por cobrar en dinero liquido. ¿Qué tanto te afecta en tu negocio? Establece un radio sano para tu organización.
2. Rentabilidad: EBIT/Total de ingresos. EBIT son tus ganancias antes de intereses e impuestos. Este radio te dice cuando dinero ganas por cada dolar creado en ventas. Por ejemplo: 13% de rentabilidad diria que por cada 100 pesos de ingresos, obtienes 13 pesos para tu bolsa. ¿Qué rentabilidad necesitas en tu organización?
3. ROE, ROA y ROCE: Retorno de capital y retorno sobre activos son  muy conocidas. Me enfocaré en el ROCE (retorno de capital empelado) que se calcula así: tu EBIT anualizado entre el total del capital invertido.  Esto nos dice el rendimiento de la inversión del capital del dueño y puede ayudarte a medir que tan rápido con que está agregando a su patrimonio neto al operar este negocio.

¿Cómo obtener el flujo de efectivo con Acumatica?

Te dejo un vídeo que explica como obtener cada uno de los reportes y como obtener los radios financieros con Acumatica:

Conclusiones

El desarrollo de un negocio requiere de innovación, medición y dirección. El cómo administrar el dinero de un negocio es el conjugado de utilizar procesos, buscar nuevas formas de trabajar y cuantificar el impacto que tiene en el negocio cada decisión que realizas. El negocio tiene como objetivo ayudar a otras personas pero también en generar riqueza, y esta riqueza se logra al controlar los movimientos del efectivo.  Puedes considerar utilizar algunas métricas otorgadas por Bizstats o Yahoo Finance para saber que indicadores son los apropiados para tu industria.

Si requieres una herramienta par automatizar y calcular tus radios financieros, así como las métricas de cada punto de tu negocio, te recomendamos utilizar Acumatica. Realiza un excelente trabajo para otorgarte una visión completa de cada dato financiero, operativo o administrativo que necesites. Pasarás más tiempo analizando como mejorar tu negocio que en controlar los problemas operativos.

Además de los tres reportes, puedes obtener un ciento más otorgados por default de Acumatica o crear los que quieras sin limite.

¿Qué te pareció los consejos sobre cómo administrar el dinero de un negocio?