Cómo cerrar periodos financieros en Acumatica ERP
El proceso para cerrar periodos financieros en Acumatica ocurre por módulo, no de golpe. El orden que propone el sistema es activos fijos, bancos o tesorería, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y al final contabilidad, que cierra el periodo a nivel contable. Se gestiona desde el calendario financiero maestro, en la sección de catálogos del módulo de Finanzas.
El proceso de cierre financiero se ejecuta al menos una vez al mes dentro de las empresas. En el siguiente vídeo se muestran las prácticas recomendadas para ejecutar el cierre dentro de Acumatica. La versión del video es Acumatica 21 por lo que podría variar ligeramente el proceso entre versiones.
Primero: periodos centralizados o por compañía
Antes de cerrar nada conviene verificar qué modalidad tienes habilitada. A partir de la versión 2021, Acumatica maneja el concepto de periodos centralizados: si tienes varias compañías dentro de la misma instancia, todas comparten los mismos periodos. La mayoría de las implementaciones opera así.
Si en cambio está activada la función de soporte para múltiples calendarios, cada compañía puede tener periodos distintos. Saber en cuál de los dos escenarios estás determina el alcance de cada cierre.
Dónde se gestionan los periodos
En el módulo de Finanzas o Contabilidad, dentro de la sección de catálogos, se encuentra el calendario financiero maestro (Master Financial Calendar) y la opción de administrar periodos financieros.
Ahí verás el listado de periodos con el estatus de cada módulo. Las columnas corresponden a activos fijos, bancos o tesorería, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, más una columna de estado general que representa el cierre a nivel contable.
A partir de la versión 21 el menú incluye opciones de gestión de periodos: abrir, cerrar, bloquear, desactivar, reaperturar y desbloquear. Cada una se habilita según la operación que corresponda.
El orden de cierre importa
La recomendación es cerrar en el orden que propone el sistema, empezando por activos fijos y terminando en contabilidad. Ese orden no es arbitrario: cada módulo alimenta al siguiente, y cerrar contabilidad primero bloquearía correcciones que todavía podrían necesitarse.
- Activos fijos
- Bancos o tesorería
- Inventarios
- Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
- Contabilidad, que cierra el periodo a nivel contable
Qué validar antes de cerrar activos fijos
En el módulo de activos fijos, la opción de cierre está en la sección de procesos, como procesar cierre fiscal o procesar cierre de periodos según tu traducción. Antes de ejecutarlo hay que completar los procesos de depreciación, disposición, asentamiento o reversa que correspondan al periodo.
Al seleccionar el periodo, el sistema habilita indicadores de documentos sin liberar o sin asentar. Si no hay activos pendientes de depreciar, el proceso se ejecuta y el módulo queda cerrado.
Qué validar antes de cerrar bancos o tesorería
Este es el módulo con más preparación previa, y donde se concentran la mayoría de los problemas de cierre. Hay cuatro revisiones que conviene hacer siempre:
- Conciliación de saldos: subir los documentos y validar que el saldo de tu cuenta real coincida con el saldo de la cuenta en Acumatica.
- Reclasificación de pagos: si utilizas la funcionalidad de reclasificar pagos desconocidos, establece el proceso para que no quede ningún pago pendiente de aplicar.
- Documentos en proceso: verificar que no existan transacciones, transferencias o depósitos en estatus retenido o balanceado, ni pólizas sin asentar en contabilidad.
- Diferencias de saldo: si Acumatica muestra un saldo distinto al conciliado, puede deberse a una diferencia en el proceso de asentamiento.
El proceso de recalcular balances
Cuando aparece una diferencia pequeña entre el saldo conciliado y el que muestra el sistema, existe un proceso llamado recalcular balances de cuenta que resuelve ese desajuste.
Es importante entender que este proceso se ejecuta únicamente cuando hay diferencia en los saldos. No forma parte de la rutina normal de cierre y no debe correrse por costumbre.
Buenas prácticas
El cierre de periodos es el proceso donde se paga la disciplina de todo el mes. Estas prácticas evitan que se convierta en una carrera contra el calendario.
- Respeta el orden de módulos que propone el sistema. De activos fijos hasta contabilidad. Cerrar contabilidad antes de tiempo bloquea correcciones en los módulos que aún las necesitan.
- Concilia bancos antes de intentar cerrar tesorería. Es donde se atoran la mayoría de los cierres. Validar que el saldo real coincida con el del sistema debe ser una rutina semanal, no una tarea de fin de mes.
- Corre recalcular balances solo cuando haya diferencia. No es parte del cierre normal. Ejecutarlo por costumbre puede enmascarar problemas de asentamiento que convenía investigar.
- Verifica que no queden documentos retenidos o sin asentar. Un documento en estatus retenido o una póliza sin asentar arrastra el saldo al periodo siguiente y descuadra ambos.
- Confirma si tu instancia usa periodos centralizados. Con periodos centralizados, cerrar afecta a todas las compañías de la instancia. Saberlo antes evita bloquear la operación de otra empresa del grupo.
Preguntas frecuentes
¿En qué orden debo cerrar los módulos?
En el orden que propone el sistema: activos fijos, bancos o tesorería, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y finalmente contabilidad, que cierra el periodo a nivel contable.
¿Qué son los periodos centralizados?
Una función disponible a partir de la versión 2021 donde todas las compañías de una misma instancia comparten los mismos periodos. Si en su lugar está activo el soporte para múltiples calendarios, cada compañía puede tener periodos distintos.
¿Qué debo revisar antes de cerrar el módulo de bancos?
La conciliación de saldos contra tus estados de cuenta reales, la reclasificación de pagos desconocidos si la usas, y que no existan transacciones, transferencias o depósitos en estatus retenido o balanceado ni pólizas sin asentar.
¿Para qué sirve el proceso de recalcular balances de cuenta?
Para resolver pequeñas diferencias entre el saldo conciliado y el que muestra Acumatica, originadas por el proceso de asentamiento. Solo debe ejecutarse cuando existe esa diferencia.
¿Dónde se administran los periodos financieros?
En el módulo de Finanzas o Contabilidad, sección de catálogos, en el calendario financiero maestro (Master Financial Calendar).
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