Cómo capturar un reembolso de gastos desde la app móvil de Acumatica
En la app móvil entra a Notas de Gastos, agrega una nueva con el símbolo de más, captura descripción, artículo y monto, y opcionalmente toma la foto del ticket marcando sus cuatro esquinas. Después, en la aplicación web, agrega un reembolso de gastos por proveedor (EP301000) y usa Agregar Recepción para incorporar la nota capturada.
Guía paso a paso de cómo realizar un reembolso empezando con la aplicación móvil de Acumatica y finalizando en versión desktop
Pre-requisitos
1. Módulo de Tiempos y Gastos
2. Módulo ClandBus Reembolsos por Proveedor
3. Tener un empleado asociado a la cuenta
Sección Aplicación Móvil
1. Acceder a la aplicación escribiendo la dirección URL y dando clic en Next
2. Ingresar usuario y contraseña
3. Una vez dentro, dar clic en el símbolo de usuario
4. Dar clic en el nombre de la compañía
5. Escoger la sucursal de la compañía que desea (Test o Producción)
6. Ingresar a Notas de Gastos
7. Dar clic en símbolo de + para agregar una nueva nota de gasto
8. Llenar los campos necesarios como Descripción, Item y monto, Guardar
8a. Adicionalmente puede agregar una foto dando clic en el símbolo de la cámara
Y seleccionar los 4 puntos del borde del ticket que quiera agregar.
Sección Aplicación Web
Una vez agregada la nota de gasto en la aplicación móvil, pasaremos a la aplicación web en el módulo de tiempo y gastos
1. Agregar un nuevo reembolso de gastos por proveedor (EP301000)
2. Dar clic en agregar recepción
3. Seleccionar la recepción que se creó en la aplicación móvil y dar clic en a
4. Completar los detalles de la recepción
a. Ref. Nbr.
b. Costo unitario
c. Vendor
d. Location
e. Cash Account
f. UUID
5. Si cargó alguna imagen, puede visualizarla dando clic en la sección de adjuntos
6. Una vez terminado y revisado, se procede a enviar
Buenas prácticas
La app resuelve el problema real de los gastos: el ticket se pierde entre el momento del gasto y el momento de capturarlo. Estas prácticas aprovechan eso.
- Captura el gasto en el momento, con el ticket en la mano. Ese es el punto de usar el móvil. Un ticket fotografiado al instante no se extravía ni se decolora en una cartera durante tres semanas.
- Marca bien las cuatro esquinas del ticket al fotografiarlo. La app pide seleccionar los bordes. Una captura recortada o torcida obliga a pedir el comprobante otra vez, y para entonces ya no existe.
- Verifica que estás en la sucursal correcta antes de capturar. Al entrar puedes elegir entre ambientes, por ejemplo Test o Producción. Capturar en el equivocado significa volver a hacerlo todo.
- Ten claro que el proceso se cierra en la web. La app registra la nota de gasto, pero el reembolso por proveedor se completa en la aplicación de escritorio. Sin ese segundo paso el gasto queda capturado pero no solicitado.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para capturar reembolsos desde el móvil?
El módulo de Tiempos y Gastos, el módulo ClandBus de Reembolsos por Proveedor y tener un empleado asociado a la cuenta de usuario.
¿Puedo adjuntar la foto del ticket?
Sí. Al capturar la nota de gasto, con el símbolo de la cámara puedes tomar la foto y seleccionar los cuatro puntos del borde del ticket.
¿El proceso se completa en el celular?
No. La nota de gasto se captura en la app móvil, pero el reembolso de gastos por proveedor se agrega en la aplicación web (EP301000) con la opción Agregar Recepción.
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