Cómo cancelar un ajuste de cargo con un ajuste de crédito
Cuando un ajuste de cargo queda con saldo abierto o hay que anular su efecto contable, se crea un ajuste de crédito y se aplica sobre él. El proceso son tres movimientos: el ajuste de cargo abierto genera su póliza, el ajuste de crédito se crea y libera generando otra póliza, y al aplicar uno sobre otro ambos documentos quedan cerrados.
Existen ocasiones que un ajuste de cargo queda con un saldo abierto o es necesario anular el efecto contable. Para ajustar el efecto, un ajuste de crédito debe ser creado y aplicado al ajuste de cargo.
Los pasos usualmente son:
1. Ajuste de Cargo se encuentra en estado abierto. Este movimiento genera una póliza contable
2. Ajuste de Crédito es creado y liberado. Este movimiento genera una póliza contable
3. Ajuste de Crédito es aplicado al ajuste de cargo. Con este movimiento cerramos los documentos.
Los pasos se visualizan en el siguiente diagrama:
Prerrequisitos
El ajuste de cargo debe estar en abierto como se muestra en la siguiente imagen:
El ajuste de cargo tendrá una póliza similar a este efecto:
Nota: Dependiendo de la configuración, sus impuestos podrían lucir diferente.
Paso 1: Crear Ajuste de Crédito
1. Ingresamos al módulo de cuentas por Pagar y seleccionamos Facturas y Ajustes
2. Ingresamos un nuevo registro
3. En tipo de documento seleccionamos Ajuste de Crédito
4. Rellenamos los datos de proveedor, fechas, conceptos y montos:
5. Liberamos el Ajuste de Credito
6. La liberación creará una póliza contable similar a esto:
Nota: Dependiendo de la configuración, sus impuestos podrían lucir diferente.
Paso 2: Aplicar Ajuste de Crédito
1. Entramos al módulo de Cuentas por Pagar
2. Buscamos el ajuste de cargo que queremos cancelar
3. Ingresamos al ajuste de Cargo y en la línea de detalles, seleccionamos Ajuste de Crédito
4. En el campo de referencia buscamos nuestro ajuste de crédito
5. Confirmamos montos, guardamos y liberamos el documento
Conclusión
Con los pasos anteriores el ajuste de cargo tendrá una aplicación enlistada. En el caso que el monto total del ajuste sea aplicado, el estado del documento será cerrado.
Con todos las pasos anteriores, el saldo contable ha sido cancelado:
Buenas prácticas
Anular con un documento en sentido contrario deja rastro; borrar no. En cuentas por pagar esa diferencia es la que sostiene una auditoría.
- Corrige con un documento en sentido contrario, no eliminando. El ajuste de crédito genera su propia póliza y neutraliza el efecto del cargo dejando ambos movimientos visibles. Eliminar el original destruye la trazabilidad.
- Verifica que el ajuste de cargo esté en estatus abierto. Es el prerrequisito del proceso. Si ya está cerrado o aplicado a otro documento, la ruta es distinta.
- Documenta el motivo del ajuste. Un par de documentos que se anulan entre sí sin explicación es exactamente lo que un auditor pregunta primero. La descripción cuesta segundos.
- Revisa el efecto de impuestos según tu configuración. La póliza puede lucir distinta dependiendo de cómo estén configurados tus impuestos. Confirma que el resultado neto sea el que esperabas.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo necesito crear un ajuste de crédito?
Cuando un ajuste de cargo queda con saldo abierto o cuando es necesario anular su efecto contable.
¿Cuáles son los pasos del proceso?
El ajuste de cargo se encuentra abierto y ya generó su póliza; se crea y libera el ajuste de crédito, que genera otra póliza; y se aplica el ajuste de crédito al ajuste de cargo para cerrar ambos documentos.
¿Dónde se crea el ajuste de crédito?
En el módulo de Cuentas por Pagar, pantalla Facturas y Ajustes, agregando un nuevo registro con tipo de documento Ajuste de Crédito.
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