Cómo asignar familias contables (Posting Class) al inventario en Acumatica
La familia contable, llamada Posting Class en Acumatica, define qué cuentas contables usará un artículo y de dónde las tomará. Para cada cuenta puedes indicar tres orígenes: el artículo, el almacén o la propia familia. Se configura antes de dar de alta el artículo y aplica tanto a artículos físicos (Stock Items) como a intangibles y conceptos de gasto.
En este vídeo se explica el concepto de familia contable o “Posting Class”.
Qué es la familia contable y para qué sirve
Cuando das de alta un artículo en Acumatica ERP, ya sea físico, intangible o un concepto de gasto, ese artículo necesita saber a qué cuentas contables afectará cada operación en la que participe: la compra, la venta, el costo, la provisión. La familia contable, o Posting Class, es el agrupador que responde esa pregunta.
En los artículos físicos el campo aparece en la sección de configuración contable del Stock Item. En los artículos intangibles o de servicio existe un campo equivalente en la ventana correspondiente. En ambos casos, la familia debe existir antes de dar de alta el artículo.
Los tres orígenes posibles de cada cuenta
Lo más importante de la familia contable no es solo qué cuentas asigna, sino de dónde las toma. Para cada cuenta puedes elegir uno de tres orígenes:
- Del artículo: cada producto define sus propias cuentas. Máximo detalle, máximo mantenimiento.
- Del almacén: la cuenta depende de dónde está la mercancía. Útil cuando cada almacén corresponde a una sucursal o unidad de negocio.
- De la familia: todos los artículos de esa familia comparten las mismas cuentas. Es la opción más común y la más fácil de mantener.
Esta decisión se toma cuenta por cuenta. Puedes hacer, por ejemplo, que la cuenta de inventario venga de la familia mientras la cuenta de gasto venga del almacén.
Cómo crear una familia contable
1. Entra a la pantalla de clases contables (Posting Classes) y crea un registro nuevo.
2. Captura un ID y una descripción. El ID admite letras y números; evita caracteres especiales como guiones bajos, signos de interrogación o exclamación.
3. Define, para cada cuenta, si se tomará del artículo, del almacén o de la familia.
4. Captura las cuentas contables que corresponden a esa familia. No todas se usan en todos los procesos, pero el sistema exige configurarlas al menos una vez.
5. Configura los segmentos de subcuenta indicando el origen de cada uno, y guarda.
Qué cuentas te va a pedir
El sistema solicita el conjunto completo de cuentas aunque tu operación no las use todas. Entre ellas: cuenta de inventario, cuenta de provisión de gastos, cuenta de ventas, cuenta de costo o gasto, cuenta de variación de compra y cuenta de variación de costos de importación. Las cuentas concretas dependen del catálogo contable de cada empresa.
Algunas cuentas solo entran en juego si utilizas costeo estándar. Si no es tu caso, se capturan de todas formas para satisfacer el requisito del formulario.
Los segmentos de subcuenta
Además de las cuentas, la familia contable define de dónde sale cada segmento de la subcuenta, es decir, los centros de costo. Igual que con las cuentas, cada segmento puede tomarse del artículo, de la familia o del almacén.
Es común configurar los primeros segmentos desde el almacén cuando cada almacén está ligado a una sucursal, y el resto desde la familia contable.
Familia contable no es lo mismo que familia de artículos
Al dar de alta un producto verás también un campo de familia de artículos (Item Class), que es distinto. En artículos digitales o de servicios ese campo no es estrictamente indispensable y puede quedar vacío. La familia contable, en cambio, es la que determina el comportamiento contable.
El resultado en la operación diaria
Una vez configurada la familia y asignada al artículo, el efecto se ve solo. Al crear una orden de compra con ese producto, las líneas llegan precargadas con su cuenta y su subcuenta correspondientes, sin que el usuario tenga que decidir nada ni recordar la configuración contable.
Buenas prácticas
La familia contable se configura una vez y determina el comportamiento contable de todos los artículos que la usen. Vale la pena pensarla antes de crear la primera.
- Prefiere el origen desde la familia cuando dudes. Tomar las cuentas desde la familia es lo más fácil de mantener: cambias una configuración y aplica a todos sus artículos. Definirlas artículo por artículo multiplica el trabajo sin dar más control real.
- Usa el origen desde el almacén solo si tu contabilidad lo exige. Tiene sentido cuando cada almacén corresponde a una sucursal o unidad de negocio con su propio centro de costos. Fuera de ese caso, agrega complejidad sin beneficio.
- Define la nomenclatura del ID desde el inicio. Sin caracteres especiales y fácil de recordar. Un ID mal formado complica búsquedas, integraciones y reportes durante años.
- Crea la familia antes que el artículo, no al revés. Si el artículo se da de alta sin familia contable definida, sus movimientos pueden caer en cuentas genéricas y corregirlo implica revisar la historia.
- Documenta qué familia aplica a cada tipo de producto. Quien dé de alta un producto nuevo necesita saber qué familia asignarle. Sin ese criterio escrito, cada quien elige por intuición.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la Posting Class en Acumatica?
Es la familia contable de un artículo: el agrupador que define qué cuentas contables usará ese artículo en sus operaciones y de dónde se tomarán.
¿De dónde puede tomar un artículo sus cuentas contables?
De tres orígenes posibles, configurables por cuenta: del propio artículo, del almacén, o de la familia contable.
¿Aplica solo a artículos físicos?
No. Aplica a artículos físicos o almacenables, a artículos intangibles o digitales, y a conceptos de gasto.
¿Es lo mismo la familia contable que la familia de artículos?
No. La familia de artículos (Item Class) es un campo distinto y, en artículos digitales o de servicios, puede quedar vacío. La familia contable es la que determina el comportamiento contable.
¿Qué reglas sigue el ID de la familia?
Admite letras y números. Conviene evitar caracteres especiales como guiones bajos, signos de interrogación o exclamación, y usar un identificador fácil de recordar.
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