Administrar el tiempo productivamente: 5 consejos

Para hablar de incrementar la productividad es pertinente tomar en cuenta dos elementos: la eficiencia y la eficacia; es decir, el tiempo y la calidad; entonces, es pertinente mencionar 5 consejos para administrar el tiempo.

Bruce Lee, dijo alguna vez que todos tenemos tiempo para aprovechar o para perder, y es nuestra decisión que es lo que hacemos por él. Sin duda, una reflexión poderosa, pues si bien cada uno de nosotros tiene 24 horas al día para realizar actividades, siempre realizamos diferentes cosas de diferente manera.

Si dos personas se dedicaran a lo mismo y se les asignaran las mismas tareas; cada persona la desarrollaría en función a su experiencia en administrar el tiempo productivamente y, por tanto el resultado será más o menos eficaz y eficiente. Si somos conscientes de esto, entonces ¿Por qué seguimos sin terminar todo cuanto tenemos que hacer? ¿Por qué me siento agotado y estresado al final del día? Es probable que afirme que controla cada minuto de su día; sin embargo, no podemos evitar considerar algunos datos que caracterizan a la mayoría de la población mexicana.

¿Qué sabemos de perder el tiempo?

La revista Forbes en el 2015, en su publicación ¿cuanto tiempo pasas en redes sociales? mencionó:

 1 de cada 4 minutos que pasas en la web es en redes sociales, así lo informó un estudio de la firma de investigación GlobalWebIndex

Y esto no suele ser un aspecto negativo, pensemos en las oportunidades que esto ofrece pues “El valor del comercio electrónico vía teléfono inteligente es de 18% del total en México”, con lo anterior quiero resaltar dos cosas:

• Que en una era digital, es inevitable tener redes sociales que revisar, pero si podemos decidir en qué momento hacerlo y cuánto tiempo les invertimos, no es casualidad que existan aplicaciones que bloqueen el uso de las redes sociales por cierto tiempo para poder realizar otras actividades y evitar ser esclavos de estas.
• El comercio electrónico es una gran oportunidad de mercado, pues las nuevas generaciones, son generaciones de pantalla.

Continuando con el tiempo, es probable que no seamos conscientes de cuanto podemos mejorar el uso de este por ello, debemos considerar algunos puntos.

Genere consciencia para administrar tiempo

Genere consciencia de cuánto tiempo invierte en actividades no productivas y, en que tiempo es usted más productivo.

Ser conscientes de cómo somos es de vital importancia, permite que reconozcamos nuestras fortalezas y nuestras debilidades, con la finalidad de programar las actividades que requieran más esfuerzo en las horas del día que seamos más productivos, pensemos por ejemplo, que usted entra a trabajar a las 10 de la mañana y se siente cansado por lo que se toma su café,  comienza a ver los papeles en su escritorio, es entonces que debe comenzar a trabajar pero con tanto por hacer ¿Qué hacer primero? Para ello se requiere ser consciente de lo productivo que es usted a las 10 de la mañana.

Ahora bien, si entre lecturas de oficios y avances en proyectos, estamos revisando alguna red social o algún artículo, pues poco a poco iremos retrasando el trabajo.

Determinar una planeación de las actividades a realizar durante el día permitirá concentrarnos; si bien habrá muchos pendientes a lo largo del día, se trata de concentrarse lo más que se pueda en aquellos elementos que son seguros que pasarán.

Para lograr realizar una planeación, utilice listas, tarjetas o alguna aplicación que le permita personalizar las actividades, mediante la prioridad de estas. De ser posible utilice algún método de administración de tiempo como la matriz para la administración del tiempo.

Priorizar y delegar: administrar tiempo

Al ser líder de equipo, usted tiene grandes responsabilidades, usted es un solucionador de conflictos, por ello requiere aprender a ordenar todas las actividades que realiza en su jornada laboral, y delegar actividades a miembros de su equipo, ahora bien, considere que delegar le permitirá ahorrar tiempo y alcanzar las metas, en un tiempo determinado, pero siempre en equilibrio, usted no puede quedarse sin trabajo por delegar todo, esto genera improductividad y el responsable es usted.

,Dar prioridad a las actividades, permite ordenarlas considerando diversos elementos, como son: las horas en las que usted es más productivo, el tiempo en el que tenga que entregar el trabajo,  lo que requiere más tiempo para realizarse e incluso aquello en lo que usted necesita ayuda.

Debemos considerar que siempre somos parte de un equipo y que este aprenderá de nosotros, es por ello que debemos de utilizar herramientas para facilitar y optimizar el trabajo de manera general, considere la metodología kanban con la finalidad de dirigir las actividades y mantener activo al equipo.

Distribuya el tiempo

Como líder, debe de considerar aquellas actividades que involucran de manera directa a uno o varios miembros del equipo.

Tomar en cuenta al equipo implica generar una planeación y una comunicación con ellos, para realizar de manera eficiente el trabajo.

Considere que para realizar trabajo con otras personas, requerirá de una comunicación con ellas, y para ello es muy común realizar juntas, que si bien son importantes, se debe evitar crear juntas sin un objetivo bien definido, esto permitirá mantenerse enfocadas las metas y eliminará distractores.

Por otra parte, recuerde que trabajo siempre va a existir dentro de la oficina, cuando es capaz de organizar las actividades y distribuir su tiempo, evitará llevarse trabajo a su casa o generar conflictos dentro de su empresa.

Considere tiempo libre: administrar el tiempo

Establezca metas de los proyectos antes de las fechas de entrega, considere tiempos que le llevaran cada proyecto y valore el avanzar en ellos en el tiempo que le quede libre.

Trabajar de esta manera, trae consigo poco estrés y disminuye las frustraciones, ante fechas de entregas de proyectos.

No en vano se dice: no deje para mañana lo que pueda hacer hoy.

Efectivamente, tendrá tiempo libre que podrá aprovechar en otras actividades, considere este tiempo para:

• Realizar algún proyecto personal
• Llevar a cabo esas ideas dentro de la empresa que ha tenido en mente por años.

Aprender a decir NO: administrar el tiempo

De nada le servirá llenarse de trabajo que de antemano sabe que no podrá llevar a cabo.

No se trata de evadir responsabilidades, recuerde que usted es un líder y, las personas se fijaran en su ejemplo de:

• Productividad
• Organización
• Paciencia
• Tranquilidad

Aprender a utilizar el tiempo es todo un arte, es por ello que se dice que el tiempo es oro.

Conclusión

Existen miles de formas de administrar el tiempo se pueden categorizar en los siguientes cinco puntos:

• Genere consciencia
• Priorizar y delegar
• Distribuya el tiempo
• Considere el tiempo libre
• Aprenda a decir NO

Aprender a manejar el tiempo con las consideraciones descritas, permite alcanzar metas fijas, como:

• Incrementar la productividad
• Utilizar el orden
• Generar una organización para volverse productivo y propositivo, dentro y fuera de la organización.