3 razones para no usar Excel en tu empresa

El programa más conocido y más utilizado para llevar registros de empresas es Excel. Si eres una mediana empresa que se encuentra en crecimiento y aún sigues llevando estos registros por medio este programa, ten mucho cuidado y considera los siguientes puntos que te voy a exponer a continuación.

La información que se va recabando de una empresa es de suma importancia ya que esta nos permitirá conocer cada detalle de las ventas, de las compras, gastos e inversiones que se hicieron a lo largo de un periodo. Sin embargo, la información cuando se encuentra almacenada en un programa que no nos permite conocer estadísticas acertadas, que no tiene validaciones de los movimientos en tiempo real, informes de cada uno de los trabajadores que registro esa información y dicha información no refleja toda la operación de nuestro negocio es seguro que nuestra información no es del todo confiable.  Al no contar con datos correctos, seguramente tendremos fugas de capital que harán que nuestra empresa tenga grandes pérdidas.

 Pequeños errores convertidos en grandes fracturas.

Cuando llevas una base de datos dentro de Excel, al principio, con pocos datos puede parecer sencillo dar ciertas ediciones, o mover un dato por otro, sin embargo, conforme la base va en aumento, la captura de los datos tiende a ser más confusa y detallada, ya que la acumulación de los datos en exceso, puede hacer que el cambio en alguna cifra, o algún comando haga que toda nuestra información se fracture gravemente, y para encontrar ese error será toda una odisea, haciendo que conforme avance la captura se vuelva irreversible el daño y toda nuestra información se pierda o se mal interprete.

¿Tiempo real? Ni pensarlo

Cuando hablamos de tiempo real en Excel probablemente digamos que las nuevas versiones ya traen adaptadas esta funcionalidad, sin embargo, el impedimento de poder editar un dato, validarlo y sincronizarlo con todo el negocio mientras nuestro otro compañero lo edita, nos limita demasiado. Además, la sincronización no es tan acertada en ocasiones, haciendo que los datos no sean confiables o simplemente se tenga que estar re-capturando datos que tu compañero no hizo en su momento, volviendo bastante tedioso e ineficiente este proceso.

¿Cuántas hojas de Excel necesita tu negocio?

Una empresa mediana no está conformada solo por un área ni mucho menos por solo un trabajador, por lo tanto, debes de tomar en cuenta los grandes riesgos a la que tu información está sometida, el tiempo que estas perdiendo y la cantidad de fugas de información y dinero que se están generando.  Una falsa idea es crear tantas hojas de cálculo como departamentos o personas. Lo único que hacen es incrementar el riesgo de que, si una persona llega a borrar algún dato de alguna hoja, toda esa información se perderá y no se sabrá en donde corregir el error en múltiples hojas.

Conclusiones

Es el momento de que pienses en la adopción de un sistema profesional que te permita conocer a detalle cada informe que necesitas, de manera ordenada y agrupada y que te permita tener la seguridad de cada dato introducido, volviendo a tus procesos más confiables e incrementando tu eficiencia, centrándote más en tus ventas que preocupándote por la veracidad de tus datos.

ClandBus busca que tu empresa funcione de manera más ordenada y concisa dejando atrás esos métodos de captura que lo que te ocasionan son solo re-trabajos y grandes cuellos de botella. Visita nuestra pagina aquí o regálanos una llamada y platícanos más de tu empresa para decirte como podemos ayudarte.